信息時代檔案管理工作問題及對策探析

文/中山市人民政府五桂山辦事處黨政辦公室 何潔

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信息時代檔案管理工作問題及對策探析

文/中山市人民政府五桂山辦事處黨政辦公室 何潔

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，推動了我國各個領域不斷向前發展，計算機和網絡通信技術是新時代的標志性產物，被廣泛應用于檔案管理領域。因此，檔案管理部門應樹立新型的檔案管理理念，進一步加快檔案管理信息化建設，使檔案管理更好地順應新時期社會發展潮流，促進社會穩步持前地發展。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；信息化；問題；對策

一、分析信息化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）缺乏統一規范的信息化標準。檔案信息資源管理本身具有信息化屬性和實際效用，只有使檔案管理抵達真實、標準、規范目標，才能確保檔案管理的安全性和準確性要求。然而，就當前的檔案管理工作而言，在形勢和層次上檔案信息系統和網絡建設存在較大差異性，由此限制了檔案信息管理工作在開發、服務、規范和共享等方面的發揮和發展。除此之外，檔案管理工作受多種因素及條件的限制，對檔案編制沒有進行標準化和統一化，導致檔案編制細則存在互不兼容現象，造成大多數系統軟件可移植性較差。并且，現階段只有部分檔案館和某些專業系統上對檔案信息化標準實現了統一，缺乏全國統一的檔案信息化標準。

（二）管理軟件不通用。在信息化時代的背景下，計算機互聯網技術已普及到各個城市、鄉村的千家萬戶，隨著我國信息化水平建設的發展，檔案管理工作的信息化建設也被席卷進了改革的浪潮，并且逐漸出現了針對檔案信息管理軟件的開發和設計成果，已在檔案管理工作中得到了實際應用。對于檔案工作的基本需求而言，這些管理軟件已經足夠。然而，就目前的形勢來看，信息化建設并非一時的效應，而是承載著未來巨大發展前景的。因此，瞻望未來的信息化檔案管理工作，目前的檔案管理軟件與未來檔案管理信息化發展要求相差甚遠。與此同時，在管理軟件配置的硬件設施、系統設置等方面不同的部門有不同的標準，所以，在對檔案軟件的開發和利用方面也存在顯著的差異，兩者之間無法形成相輔相成的良好協調發展關系，不能通用，由此在一定程度上阻止了檔案信息資源的共享。

二、解決信息時代檔案管理工作問題的對策

針對當前檔案管理工作面臨的一系列問題，若不能得到及時有效地解決，勢必對我國信息化建設目標造成影響，阻礙我國知識經濟時代的快速發展。因此，探究解決這些問題的對策具有現實性的重要意義。下面提出了針對性的解決對策：

（一）加強檔案資源的信息化建設。在當前信息時代的背景下，實現檔案資源的有效共享是檔案信息化管理的終極目標，從而最大化發揮檔案的價值與作用。對于這一目標的實現，必須從提升檔案資源信息化建設水平開始。

首先，應對當前新建的信息技術進行有效利用，實現各部門的信息軟件與檔案系統的對接，使檔案信息實現自動化處理目標，從而抵達檔案、文件管理的一體化目的，促進檔案信息的快速檢索，確保它的高效率生成。其次，積極引進計算機、縮微技術等現代化設備和技術手段，將文字、圖像類等不同載體的檔案進行數字化存儲，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索能力，使檔案信息能夠得到有效的海量存儲，也防止或避免檔案老化及人為損害等不良現象的發生。再者，通過建立檔案信息網絡，利用計算機網絡實現遠程式的無障礙檔案信息傳輸與交流，打破館藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統一的、開放的信息資源系統，使信息資源達到高度共享的目的，從而提高檔案信息資源開發利用工作的效率。

（二）建設高質量的檔案數據庫。隨著信息化時代步伐的加快，數據信息成了當前檔案的基本形勢，數據信息主要是從計算機網絡數字化運輸平臺傳輸，由此實現了檔案信息的高速率處理，建立了數據庫。數據庫作為存儲數據信息的專屬區域，它的質量對于數據的安全性是最大的保障，也是確保檔案管理工作效率提升的關鍵。因此，建設一個高質量的檔案數據庫是極為必要的。除了符合網絡傳輸標準，還要滿足人們利用網絡進行閱讀的習慣。與此同時，應當與計算機的數據信息讀取標準吻合。除此之外，必須充分對建設數據庫時檔案未來的發展前景進行考慮。在對軟件進行選擇時，必須以檔案未來的發展前景為基礎，為更好地順應數據庫對未來的發展要求。在數據庫建設成功后，必須對數據庫設置安全保障措施，強化其運行維護管理工作，從而保證數據信息的安全、有效存儲。

（三）加大檔案管理人才的培養力度。隨著我國的信息化水平建設越來越高，信息網絡化建設成為了當前我國各個領域改革的關鍵內容，這也給檔案管理工作帶來了巨大挑戰。相應地對信息化檔案管理人才的要求也越來越高。因此，檔案管理人員必須首先樹立起全新的檔案管理理念，對基礎的檔案管理知識進行熟練掌握。在此基礎上，積極地學習現代化先進技術，掌握計算機、數據庫管理、數據輸入等的基本操作內容，以及網絡管理技術。一方面要對檔案管理有關知識進行充分掌握；另一方面要對信息資源開發的技能進行充分掌握；如此才能順應新時代檔案管理信息化建設的需求，推動檔案管理工作在信息時代背景下的健步發展。

三、結語

在當今社會信息化網絡建設建設的大背景下，檔案信息管理工作面臨著新的挑戰和機遇。因此，應樹立新型的檔案管理理念，提升檔案管理信息化建設效率，使檔案數據不斷向數據化、系統化、網絡化的管理水平邁進，以適應當前信息化社會發展需求，從而提升我國檔案管理工作信息化建設水平。

【參考文獻】

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息,2012(23):124.

[2]金秀春.信息時代檔案管理的途徑[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2013(03):52-53.