重大固定資產(chǎn)投資項目歸檔控制策略

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘 徐敏 楊禮兵

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重大固定資產(chǎn)投資項目歸檔控制策略

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘 徐敏 楊禮兵

【摘要】本文根據(jù)項目歸檔管理經(jīng)驗，從明確歸檔責(zé)任制、恰當(dāng)控制歸檔節(jié)點、制定歸檔計劃、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)促進歸檔幾個方面闡述了重大固定資產(chǎn)投資項目歸檔控制的一些方法和策略。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)；項目歸檔；控制策略

從2010-2015年，我所承擔(dān)的多項國家重大固定資產(chǎn)投資項目進入密集驗收階段，針對項目實施周期過長，工藝設(shè)備組成復(fù)雜的項目，我們采用了分年度、分階段、分子項、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式控制項目文件及時歸檔，避免了突擊歸檔帶來的一系列人力、物力不足影響質(zhì)量問題，保障了項目順利通過國家竣工驗收，本文對分段控制歸檔的一些具體做法和策略進行了闡述和總結(jié)。

一、明確收集和歸檔控制責(zé)任制

按國家重大項目建設(shè)規(guī)定，項目檔案包括工程準備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗收各階段文件。根據(jù)我院和我所情況，項目各階段由不同的單位、部門來實施管理，文件產(chǎn)生錯綜復(fù)雜。因此，根據(jù)項目管理、實施及文件產(chǎn)生情況，明確檔案工作牽頭責(zé)任單位及文件的收集歸檔責(zé)任是做好項目歸檔控制的首要任務(wù)。首先，所統(tǒng)一構(gòu)建檔案工作體系，明確檔案管理組織機構(gòu)及職責(zé)。從領(lǐng)導(dǎo)決策層、管理機構(gòu)層、任務(wù)承擔(dān)單位幾個層面明確了相應(yīng)的職責(zé)，管理部門間明確分工、密切合作。同時，各部門明確設(shè)置專、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專人負責(zé)、統(tǒng)一管理，從計劃、收集、歸檔幾個執(zhí)行層面保障了檔案的管理工作的常態(tài)化運行。其次，完善制度、明確歸檔范圍。根據(jù)國家和院固定資產(chǎn)投資管理相關(guān)辦法，所辦先后組織編制了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所檔案綜合管理實施細則》等制度，明確了我所固定資產(chǎn)投資項目和科研課題從立項、實施、竣工各階段產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項目檔案進行統(tǒng)一管理，項目一旦立項，檔案管理部門即指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性。

二、恰當(dāng)控制歸檔時間節(jié)點

正確選擇歸檔時間，對于維護項目檔案的完整與安全，確保管理部門和實施單位正常的工作次序具有重要的實際意義。歸檔時間過早，會影響管理部門和實施單位對文件的使用；后續(xù)文件的頻繁補充歸檔，影響項目檔案的成套性和系統(tǒng)性，也影響檔案部門正常的業(yè)務(wù)開展。歸檔時間過晚，文件長期滯留在單位或個人手中，容易散失、損壞，還會對文件形成部門造成負擔(dān)；突擊歸檔會增加檔案部門對文件接收整理的困難，影響項目檔案的質(zhì)量。熟悉項目管理的全過程，掌握從立項審批、項目管理、基建施工、設(shè)備采購、竣工驗收全流程的各項工作的重點，恰當(dāng)利用招投標完成、子項驗收、年度考評、成果鑒定、項目驗收等時間節(jié)點組織歸檔，可保障項目歸檔工作有序進行，提高項目檔案收集的質(zhì)量和效率。

（一）招投標完成后收集工程準備階段文件。根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328）的要求，工程準備階段文件包括：立項文件、建設(shè)用地征地拆遷文件、勘察測繪和設(shè)計文件、招投標文件和相關(guān)的管理（計劃、財務(wù)、審批和單位）文件。該階段文件涉及到的單位、管理部門多，產(chǎn)生的文件跨度時間長，類型復(fù)雜，使用頻繁，文件的保密性也很強，是項目檔案收集中的難點，適時控制收集時間是關(guān)鍵。

在項目招投標完成后是收集工程準備階段文件的較好機會。第一，通常情況下，招投標前已完成各種審批，具備施工條件，建議書、可研、勘察、設(shè)計、拆遷各階段文件已基本成套，較為齊全完整。第二，招投標完成后，招標、評標、投標文件齊全、完整。此時，除中標單位文件外，其他文件較少使用，招標代理單位可及時整理移交建設(shè)單位，如不及時收集歸檔，極易造成文件缺失。第三，此時即將進入施工階段，與施工單位簽訂合同，項目重點移到現(xiàn)場的施工、監(jiān)理管理，管理部門可對整個項目進行梳理，便于工程準備階段文件的歸檔整理。

（二）子項工程竣工驗收后收集施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖。重大項目的基建施工通常按子項進行施工、驗收和交付使用。目前基建施工單位多數(shù)采用項目負責(zé)制方式組織施工，有項目時組建，項目完成后即解散。通常在驗收階段，相關(guān)行政管理部門、行業(yè)對城建檔案整理規(guī)范和歸檔責(zé)任有明確要求（如：建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328）。對于涉及子項較多的項目，建設(shè)單位需抓住項目驗收節(jié)點收集各子項的施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖，按子項收集可提高項目檔案管理的效率和質(zhì)量。

此階段由于施工產(chǎn)生的文件資料較多，案卷內(nèi)文件的整理工作多在施工單位和監(jiān)理單位，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行業(yè)或檔案主管部門規(guī)定，一些具體要求，如審批流程、原件存址、歸檔范圍、卷內(nèi)文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工單位和監(jiān)理單位之間有交叉或職責(zé)不同之處。此時進行施工階段文件的歸檔工作便于各方之間的溝通交流，落實具體文件規(guī)范性整理工作，如文件的有效性、施工圖的制作、驗收會議資料整理、單項審計資料歸檔、缺失文件的追溯等，保障子項施工文件的齊全完整。

（三）年度考評和成果鑒定階段收集科技文件。我所承擔(dān)的國家固定資產(chǎn)建設(shè)項目還有一塊投資比例較重的部分是主工藝設(shè)備的研制，涉及到各項子系統(tǒng)，其研制方式包括自主研制、委托研制、進口代理、物資采購等多種，涉及面廣，程序多，通常由所屬科研領(lǐng)域（研究室）按課題來執(zhí)行。該部分內(nèi)容按課題、系統(tǒng)、單臺套設(shè)備進行收集整理，可利用年度考評、成果鑒定時間節(jié)點收集歸檔。

2012年開始，我所制定了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項文件歸檔管理實施細則》，對按課題管理的設(shè)備研制項目文件歸檔考核辦法做了相關(guān)規(guī)定，每年的第一季度結(jié)束，科研技術(shù)處提供上一年度的年度科研課題計劃歸檔清單，所辦公室制定歸檔時間計劃進度，各領(lǐng)域（研究室）按照時間進度組織科技文件材料歸檔。課題負責(zé)人要對全套材料進行把關(guān)，并按要求初步整理成卷，填報歸檔文件清單，匯總并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審查通過后，移交檔案室。原則上要求每年第三季度前完成上一年度的科研課題的歸檔工作，歸檔完成情況納入年度目標考核、成果鑒定及科研人員職稱申報。

（四）驗收結(jié)論下達實時歸檔。項目驗收前，由檔案部門對項目檔案進行單項驗收，保障了項目檔案的規(guī)范性、齊全性和完整性。此時，可抓緊補充變更、調(diào)整、整改、單項驗收等文件，管理部門完成環(huán)評、職業(yè)安全衛(wèi)生、審計、檔案等單項自查情況報告、單項驗收申請及相關(guān)驗收總結(jié)。驗收會上，還會產(chǎn)生技術(shù)總結(jié)報告、項目管理總結(jié)報告、專題影像片、會議驗收結(jié)論等文件，此時應(yīng)加強與管理部門溝通，實時歸檔，文件成形或處理完畢后即歸檔，可保障項目檔案的完整性，利于后評價管理工作。

三、制定歸檔計劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)歸檔進程

根據(jù)以上歸檔時間節(jié)點和項目工作計劃，檔案管理部門及時制定項目的歸檔及驗收計劃，對歸檔單位進行及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過前、中、后期工作的介入，減少了整改的反復(fù)次數(shù)，從整體上提升歸檔文件的完整性，保障項目檔案管理工作的有序進行，提高了工作效率。

（一）前期：通過完善規(guī)章制度、簽訂合同時明確歸檔要求、加強檔案人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等幾個方面介入項目檔案管理工作。

（二）中期：主要是加強與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通，掌握項目進展情況，對承擔(dān)單位進行收集指導(dǎo)，對科研、基建、設(shè)備、軟件等進行分類收集指導(dǎo)工作，通過這些方法，及時有效地解決了收集過程中出現(xiàn)的問題，掌握了項目資料收集狀況，避免不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件。

（三）后期：主要是通過制定驗收計劃，參加驗收，歸檔過程中加強重要、關(guān)鍵檔案的質(zhì)量檢查、請檔案館幫助預(yù)驗收檢查等方面加強了監(jiān)督檢查工作，督促完成歸檔，保障了歸檔文件的規(guī)范、齊全和完整。

四、總結(jié)

通過以上辦法的靈活運用，四年時間，我所完成了13個（總投資20多億元）固定資產(chǎn)投資項目的檔案的歸檔和驗收工作。總之，要提高項目檔案管理質(zhì)量，檔案人員必須跟蹤項目，從源頭開始，明確歸檔職責(zé)，抓住各個有利時機，制定計劃，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理，靈活運用各種策略。只有將檔案工作控制到文件產(chǎn)生的各個環(huán)節(jié)，具體到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一項驗收中資料的審查，才能從根本上提高項目檔案的整體質(zhì)量，確保項目檔案收集的高效、系統(tǒng)和完整，確保順利通過驗收。

【參考文獻】

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