江蘇電力物資招標(biāo)結(jié)算系統(tǒng)功能優(yōu)化研究

薛 波,董麗敏,高 仁

(國網(wǎng)江蘇省電力公司,江蘇 南京 210024)

江蘇電力物資招標(biāo)結(jié)算系統(tǒng)功能優(yōu)化研究

薛 波,董麗敏,高 仁

(國網(wǎng)江蘇省電力公司,江蘇 南京 210024)

招標(biāo)結(jié)算是物資采購工作中的重要組成部分,具有業(yè)務(wù)量大、收退頻繁、資金量大等特點。做好招標(biāo)結(jié)算管理不僅利于提升供應(yīng)商服務(wù)水平,還能有效地降低資金風(fēng)險。通過分析江蘇電力物資招標(biāo)結(jié)算管理現(xiàn)狀,提出優(yōu)化改善結(jié)算系統(tǒng)功能,對招標(biāo)結(jié)算中收款、退款、臺賬業(yè)務(wù)進行“分揀、批次、關(guān)聯(lián)”管理的優(yōu)化,提升物資招標(biāo)結(jié)算管理的效率。

電力物資；招標(biāo)結(jié)算；功能優(yōu)化

近年來,江蘇電力積極開展物資結(jié)算業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)型、過程精益管控等建設(shè),努力實現(xiàn)“結(jié)算與物資全供應(yīng)鏈融合”橫向一體化目標(biāo)。作為物資結(jié)算體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),招標(biāo)結(jié)算管理始終貫穿在物資采購業(yè)務(wù)流程之中,在整個招投標(biāo)采購過程中起著至關(guān)重要的作用。江蘇電力的招標(biāo)結(jié)算管理業(yè)務(wù)處理繁雜,保證金收退業(yè)務(wù)量多,涉及資金數(shù)目龐大,建設(shè)高效的招標(biāo)結(jié)算管理,不僅有利于江蘇電力物資招投標(biāo)活動的順利開展,也為整個江蘇電力的和諧運行提供有效保障。因此,全面分析電力物資招標(biāo)結(jié)算管理現(xiàn)狀,優(yōu)化招標(biāo)結(jié)算中收款、退款、臺賬等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),對提升物資結(jié)算管理效率、減少物資結(jié)算過程中的風(fēng)險有重要意義。

1 電力物資招標(biāo)結(jié)算管理現(xiàn)狀分析

1.1 招標(biāo)結(jié)算業(yè)務(wù)處理手段落后

在江蘇招標(biāo)公司的整個業(yè)務(wù)流程中,賬務(wù)處理過程主要包括收取標(biāo)書費階段、收取保證金款階段、退保證金階段以及收取中標(biāo)服務(wù)費階段。針對不同階段、不同性質(zhì)單位目前仍然采用的手工賬務(wù)處理方式,該種方式雖然靈活、便捷,但隨著近年來業(yè)務(wù)量的不斷增大,賬務(wù)處理人員的勞動強度也愈加繁重,并且在賬務(wù)處理過程中,還需區(qū)分國網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)單位和系統(tǒng)外單位進行不同的程序處理,事務(wù)處理過程中極易出現(xiàn)疏忽、混亂等現(xiàn)象；此外,加之不同流程,不同性質(zhì)單位的賬務(wù)處理方式不一,更是增加了賬務(wù)處理的工作難度。由此可見,傳統(tǒng)的手工處理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)今的招標(biāo)結(jié)算業(yè)務(wù)需求。

1.2 銀行對賬業(yè)務(wù)出錯率高

按照現(xiàn)行的常規(guī)方法,財務(wù)人員需要每月與銀行進行資金對賬、編制銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。近年隨著公開招標(biāo)的普遍應(yīng)用,參與投標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量加大,收取標(biāo)書工本費和保證金的業(yè)務(wù)量也隨之增多,累計至每個月末進行統(tǒng)一處理,對賬工作人員的工作量劇增,并且對賬業(yè)務(wù)流程繁雜、數(shù)據(jù)量大,導(dǎo)致對賬業(yè)務(wù)過程出錯率較高,極大地影響了公司的資金安全。

1.3 供應(yīng)商臺賬管理系統(tǒng)功能不完善

由于向國網(wǎng)公司相關(guān)部門申請往來單位流程長、耗時長,導(dǎo)致財務(wù)在收取供應(yīng)商標(biāo)書費以及保證金款進行系統(tǒng)賬務(wù)處理時,難以選擇“往來單位”,系統(tǒng)外的供應(yīng)商只能計入“其他應(yīng)付款—其他保證金—其他”,這就導(dǎo)致通過科目匯總表不能查詢到相關(guān)單位賬戶余額以及明細(xì)單位相關(guān)款項情況。此外,在保證金的收取以及核實退款時,財務(wù)需要逐筆錄入相關(guān)投標(biāo)人信息,工作量非常大,并且在錄入過程中容易出現(xiàn)錯誤,以致錄入工作的準(zhǔn)確性難以保證。

1.4 資金管控風(fēng)險重重

財務(wù)會計在復(fù)核投標(biāo)保證金時,要依賴于保證金輔助賬,但是保證金輔助賬涉及人工操作較多,一旦信息錄入錯誤或者在審核時出現(xiàn)失誤,存在投標(biāo)保證金退錯或退重的風(fēng)險。另外,手工臺賬記錄的是以單位為目標(biāo)進行管理的,在資金支付審核時按照單位余額進行風(fēng)險控制,而保證金退款是以招標(biāo)批次、單位來管理,難以形成以某標(biāo)某單位收款金額進行風(fēng)險控制；此外,由于手工清賬是在月末進行,存在滯后性,往往在月底清賬發(fā)現(xiàn)錯付或重付時損失已經(jīng)造成,再向投標(biāo)人追回比較困難。

2 電力物資招標(biāo)結(jié)算管理優(yōu)化研究

2.1 電力物資招標(biāo)結(jié)算管理優(yōu)化思路

通過對江蘇物資公司招標(biāo)結(jié)算管理現(xiàn)狀進行分析,本文提出通過優(yōu)化物資結(jié)算管理流程,完善物資結(jié)算系統(tǒng)功能,對招標(biāo)結(jié)算中收款、退款、臺賬業(yè)務(wù)進行“分揀、批次、關(guān)聯(lián)”管理的提升方案,主要思路為：在財務(wù)管控系統(tǒng)中進行增強功能開發(fā),對標(biāo)書費、保證金和招標(biāo)代理費記錄進行分揀,實現(xiàn)招標(biāo)結(jié)算三項業(yè)務(wù)管理；通過建立保證金收入、退還的對應(yīng)關(guān)系,實現(xiàn)保證金批次管理；并通過保證金退還支付申請時自動關(guān)聯(lián)收取信息,規(guī)避支付風(fēng)險,從而實現(xiàn)招投標(biāo)業(yè)務(wù)從收入到退還全過程的可跟蹤、可受控管理。

2.2 電力物資招標(biāo)結(jié)算管理優(yōu)化

2.2.1 收款管理

系統(tǒng)通過獲取銀行到賬記錄,根據(jù)關(guān)鍵字與金額,分揀收款業(yè)務(wù)類型,分揀為標(biāo)書費、保證金等費用類型,按批次、單位分別管理并自動生成收款憑證,完成收款業(yè)務(wù)及賬務(wù)處理。

(1)獲取電財數(shù)據(jù)。通過財務(wù)管控系統(tǒng),實時獲取當(dāng)日或者某時間段內(nèi)的銀行交易收款明細(xì)數(shù)據(jù),并以此作為收款確認(rèn)的信息來源。收款記錄在未分揀前各費用未實現(xiàn)分類管理,可根據(jù)系統(tǒng)中獲取到的銀行交易收款明細(xì)數(shù)據(jù)中的時間、摘要、金額、招標(biāo)標(biāo)號、對方單位名稱等進行數(shù)據(jù)分揀。

圖1 招標(biāo)結(jié)算優(yōu)化提升方案

圖2 收款管理流程

(2)分揀收款類型。系統(tǒng)可以對保證金、標(biāo)書工本費、招標(biāo)代理費、暫掛款、年度保證金、誤匯款等,按類型分揀進行收款確認(rèn)。

(3)批次管理保證金。在一定的時間段,系統(tǒng)可以對某個批次的標(biāo)段整體進行收款確認(rèn),實現(xiàn)按批次對投標(biāo)保證金的管理。同時,可以按批次選擇分揀好的保證金記錄,方便查詢、導(dǎo)出、留存,并且可以與國網(wǎng)招標(biāo)系統(tǒng)中的投標(biāo)單位信息進行核對,確保業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。

(4)識別內(nèi)外部往來單位。在生成到賬通知單前,系統(tǒng)自動判斷國網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)、外部供應(yīng)商,將內(nèi)外部供應(yīng)商的收款信息自動生成到不同的單據(jù)中,滿足集團對賬要求。

(5)生成收款憑證。系統(tǒng)將前端確認(rèn)的銀行到賬信息自動帶入生成的收款確認(rèn)單中,發(fā)起業(yè)務(wù)申請。系統(tǒng)根據(jù)收款確認(rèn)單信息自動生成收款憑證,減少財務(wù)人員手工填寫相關(guān)信息。內(nèi)部單位的憑證可自動提取并完成內(nèi)部抵銷與集團對賬。

2.2.2 退款管理

對于保證金退款業(yè)務(wù),建立保證金退款待辦事項界面。由收款明細(xì)信息生成退款申請,建立保證金收入與退還的對應(yīng)關(guān)系,減少手工維護的業(yè)務(wù)信息,規(guī)避支付風(fēng)險。

(1)發(fā)起退投標(biāo)保證。系統(tǒng)根據(jù)收款確認(rèn)所記錄的日期、單位等條件,可過濾出供應(yīng)商的未退和可退金額,并自動生成資金支付申請單,發(fā)起退款申請。系統(tǒng)發(fā)起退款申請時,自動關(guān)聯(lián)填報部門的月度現(xiàn)金預(yù)算,并根據(jù)收款確認(rèn)單上的信息自動提取付款單上收付款單位的銀行賬戶信息,無須手工維護。

(2)發(fā)送支付指令。通過財務(wù)管控系統(tǒng)完成資金支付,系統(tǒng)自動生成支付憑證信息。

(3)從投標(biāo)保證金中扣取招標(biāo)代理費。在系統(tǒng)中標(biāo)識中標(biāo)單位,可從投標(biāo)保證金中扣取招標(biāo)代理費,進行收入確認(rèn)。需要從投標(biāo)保證金中扣取招標(biāo)代理費的情況下,可以對招投標(biāo)保證金金額進行拆分,拆分后選擇需要從中扣取的招標(biāo)代理費的金額作為招標(biāo)代理費,剩余的款項可同步進入退款流程。

(4)從投標(biāo)保證金中扣取招標(biāo)代理費制證。從投標(biāo)保證金中扣取招標(biāo)代理費記錄可直接制證,自動生成憑證相關(guān)信息。

2.2.3 臺賬管理

臺賬管理功能主要實現(xiàn)投標(biāo)保證金臺賬查詢與一次性供應(yīng)商臺賬管理。臺賬查詢主要以收款單據(jù)為數(shù)據(jù)基礎(chǔ),數(shù)據(jù)信息可穿透查詢收款單據(jù)、退款支付單據(jù)、收款憑證、退款支付憑證。一次性供應(yīng)商臺賬管理將收退款過程中涉及的ERP系統(tǒng)中尚未來得及添加的非經(jīng)常性投標(biāo)單位,標(biāo)記為一次性供應(yīng)商,通過系統(tǒng)過濾查詢梳理一次性供應(yīng)商信息,實現(xiàn)一次性供應(yīng)商臺賬管理。

(1)臺賬查詢。所有進行過收退款操作的銀行到賬記錄,都可以在臺賬查詢界面根據(jù)所需過濾條件進行過濾查詢與導(dǎo)出等操作,方便財務(wù)人員進行臺賬管理,并且可根據(jù)招標(biāo)編號過濾查詢相應(yīng)收退款信息,實現(xiàn)按批次收退款管理。

(2)一次性供應(yīng)商管理。過濾查詢出付款單位為一次性供應(yīng)商的記錄,對應(yīng)相應(yīng)的投標(biāo)單位名稱,方便財務(wù)人員進行一次性供應(yīng)商管理。

2.2.4 保證金收據(jù)功能

收據(jù)功能主要實現(xiàn)投標(biāo)保證金收據(jù)查詢、打印。

(1)查詢收據(jù)信息。系統(tǒng)可根據(jù)招標(biāo)編號等按批次查詢出所需的投標(biāo)保證金收據(jù)信息。

(2)打印收據(jù)。可根據(jù)需要直接打印出相關(guān)的收據(jù)等。

3 優(yōu)化方案實施預(yù)期成效

3.1 提升物資結(jié)算管理效率

項目通過實時獲取銀行到賬信息生成投標(biāo)保證金收入記錄,確保數(shù)據(jù)的真實性,并支持設(shè)置分揀條件,自動標(biāo)識銀行到賬記錄為投標(biāo)保證金、標(biāo)書費、中標(biāo)服務(wù)費,大幅減少人工提交財務(wù)核算的工作量；另外,在系統(tǒng)中可以按招標(biāo)批次形成投標(biāo)保證金管理臺賬,實現(xiàn)按批次管理保證金收退,大大地提升物資結(jié)算管理效率。

3.2 減少物資結(jié)算過程風(fēng)險

在財務(wù)管控系統(tǒng)中,根據(jù)收款明細(xì)信息生成退款申請,并建立保證金收入與退還的對應(yīng)關(guān)系,減少手工維護的賬號信息,規(guī)避支付風(fēng)險；另外,系統(tǒng)自動識別判斷內(nèi)外部往來單位,保證內(nèi)部單位相關(guān)憑證可提取至國網(wǎng)對賬平臺,實現(xiàn)自動對賬,并生成抵銷憑證,生成一鍵式報表；而在財務(wù)核算的過程中同步形成的銀行對賬記錄,大幅地減少人工編制銀行余額調(diào)節(jié)表的工作量,保障了資金的安全。

4 結(jié) 論

本文根據(jù)江蘇電力物資招標(biāo)結(jié)算管理的實際需求,分析招標(biāo)結(jié)算管理過程,對物資招標(biāo)結(jié)算管理信息系統(tǒng)功能進行完善,實現(xiàn)招標(biāo)結(jié)算過程資金費用自動分揀、保證金收入、退換批次管理等功能,有效地提高了物資結(jié)算管理效率,保證了業(yè)務(wù)操作處理的方便易用性,大大降低了物資結(jié)算人員的工作強度,提升了招投標(biāo)結(jié)算管理工作服務(wù)質(zhì)量,推動了國家電網(wǎng)公司集中采購的深度和力度。

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10.13939/j.cnki.zgsc.2016.49.068