關停企業檔案管理實踐與探索

文/陳世瓊

為貫徹落實中央和重慶市委市政府的統一部署，加快推進供給側結構性改革，重慶能源集團松藻煤電公司在積極穩妥地化解煤炭過剩產能，順利完成同華煤礦、羅家壩發電廠、恒宇公司關停工作的同時，本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，扎實抓好關停退出單位的檔案移交和管理工作。目前，松藻公司總體要求順利完成了關停退出單位移交資料歸檔組卷工作，完成檔案整體移交工作，去產能各類檔案17715卷。

一、高度重視，明確分工，確保指導督辦到位

1.上級機關高度重視，加強指導，檢查督辦。重慶市檔案局對能源集團就如何做好關停企業檔案處置工作做了專門培訓，并明確了檔案處置標準。市檔案局、能源集團對公司檔案管理給予肯定的同時，要求進一步改進關停檔案收集整理規范性，提升信息化管理水平，實現新增檔案電子化、歷史檔案數字化，管好現有檔案，更好發揮歷史檔案的利用價值。

2.公司領導高度重視，明確分工，落實職責。松藻煤電公司將關停檔案工作列入重要議事日程，在人、財、物上給予全面保障。在實施關停前期，公司專門成立了以董事長、黨委書記、總經理為組長、總工程師為副組長的去產能檔案工作領導小組，下設檔案移交工作督導組、檔案移交、監交工作小組，由公司辦公室牽頭，資產財務部、組織人事部、人力資源部等對口業務部門協同，具體負責督導落實此項工作。

3.主管部門高度重視，提前謀劃，抓好落實。公司辦公室在檢查檔案工作時，提前對去產能單位檔案移交工作作了安排和部署，對歸檔范圍、歸檔時間等作了明確規定，安排去產能檔案單位作好接收去產能檔案的硬件準備，并多次組織檔案專業人員對同華煤礦、恒宇檔案的組卷歸檔情況進行督辦，并要求落實整改措施及時間。

二、嚴格把關，有序移交，確保規范操作到位

在具體的操作過程中，松藻公司依據《檔案法》及檔案行政管理機關的有關規定以及重慶市檔案局要求的移交標準，做好事前、事中、事后的檔案移交工作。

1.移交前嚴格把關、分步實施，防止種類不清、雜亂錯裝。松藻公司在檔案交接之前對所有要移交的檔案進行全面清理工作，嚴格按照“就近移交、集中管理”的原則，認真清點核對檔案數量，做到賬物相符，發現問題及時找出原因并解決，嚴格做到“三不移交”：收集不齊全不移交，整理不規范不移交，無歸檔目錄不移交。在此基礎上，制定檔案移交計劃，分節點分步驟移交，按照不同種類不同移交的方法，分種類、分部門、分時間地移交檔案，做到財務檔案、人力資源檔案、組織人事檔案、綜合檔案分類移交，不同種類集中清理，避免了所有檔案集中移交時出現檔案混亂、裝錯等問題。

2.移交中嚴格把關、認真核對，防止門類不齊、原件損壞。檔案移交、監交工作小組嚴格審核檔案交接文據每一項的清點，認真核對檔案數量，做到賬物相符，檢查案卷內容做到 “門類內不缺一個目錄，目錄內不缺一個案卷，案卷內不缺一份文件”，查看檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質、字跡模糊等情況以及有無涉及國家機密，在檔案被利用時需限制使用或禁止使用的范圍、內容。移交方和接收方檔案分管領導、檔案主管部門、檔案經辦人員必須按程序簽字蓋章，交接文據要求雙方各保存2份，并報送一份到公司檔案館備存。

3.移交后嚴格把關、加強管理，防止標準不一、管理混亂。接收方對去產能檔案要嚴格按照公司檔案規范、標準以及“八防”要求管理。同華煤礦按標準將所有檔案進行收集、組卷、歸檔后完整移交就近的松藻煤礦統一管理；發電廠文書、科技、會計檔案移交到電運公司，退休人員檔案同步移交公司人力資源部統一管理；分流安置人員人事檔案跟隨本人移交所在單位對口部門統一管理；恒宇公司在關停期間，聘請2名檔案專業人員清理和規范檔案，做好移交準備工作。

三、對照標準，加強管理，確保綜合考評到位

為確保移交檔案的完整性和統一性，松藻公司檔案館嚴格對照《檔案管理辦法目標考核辦法》標準對移交檔案進行綜合考評達標。

1.統一規范，認真整理歸檔。移交關停企業檔案的接收后，堅持檔案的整理原則和標準，對關停工作期間形成的檔案按現行標準整理歸檔，對未整理的零散文件材料分類存放、有序排列，便于移交。同時，聘請專業檔案工作人員對關停發電廠、水電所、恒宇公司的文書檔案、科技檔案等，按照檔案的最新標準和規范要求進行整理、組卷、歸檔，并錄入檔案系統，進入電子化管理。

2.規范運作，嚴格監管流程。對移交的檔案仍然按標準規范運作，檔案存放必須歸類擺設、管理有序、查閱有據，在移交過程中檔案實現原柜原裝，保證了檔案移交過程中的完整性，并給今后檔案的查詢工作帶來了便利。需借查閱關閉退出單位封存的檔案，必須嚴格履行審批手續，經“借閱人申請→經辦部門負責人→辦公室主任→分管領導”等簽批后方能查閱，對借出的檔案及時催還。

3.嚴細管控，做到人走場清。在關停企業的人員分流安置過程中，要求檔案人員將原單位檔案按管理標準歸檔，完整移交之后方能進入分流單位。對關停單位檔案的裝具、設備分類清理，按要求統一移交到檔案接收方。

四、正確導向，綜合利用，確保作用發揮到位

歷史是最好的見證，松藻公司關停檔案的有序移交為正確決策、化解矛盾、解決糾紛起到較大作用。

1.去產能檔案化解關停難題，為企業提供歷史素材。在關停工作中，面臨許多歷史遺留難題影響決策，由于之前從事具體工作的人員都已退休，無法聯系，對現任領導做出正確的決策是一個嚴峻考驗。為了方便查閱，檔案人員及時將2008年至2010年查閱頻繁的重大決策檔案記錄資料編研為電子文檔，把每年的會議記錄制成電子目錄便于關停繕后工作組成員查詢，有效提高了去產能檔案查詢的快捷性。比如，渝黔高鐵壓履同華煤礦礦產資源時，經查閱相關檔案資料，利用檔案為高鐵壓煤賠償提供依據，為企業爭取了一定補償金。

2.關停檔案化解群體事件，為企業挽回經濟損失。發電廠關停期間，廠地矛盾利益的拉鋸戰越演越烈，周邊村民在利益的驅動下，尋找各種借口向發電廠高額索賠。通過檔案查詢發電廠建廠初期的征地紅線圖，證實村民反映的柴山屬于廠區征地區域范圍，為廠地矛盾糾紛提供了有力的證據，不僅有效化解了突發群體性事件，而且為企業避免了重大經濟損失。

3.關停檔案化解勞務糾紛，為企業減少經濟損失。發電廠關停后一個月，某村修建隊勞務用工人員要求給予每人上萬元一次性補償，否則將對廠區公路進行堵路或越級上訪。通過合同檔案查詢，發電廠僅與修建隊簽訂了工程服務合同，勞務人員與發電廠不存在勞動用工關系。在證據與事實面前，上訪人員無言以對，表示不再到廠糾纏。還比如，在采煤沉陷賠償糾紛中，同華煤礦周邊村民再次向礦謀取賠償，騙說未對采煤沉陷農房進行賠償。經查閱廠地協調檔案資料，查到了原始采沉賠償依據，佐證了賠償的事實，為企業避免了經濟損失。

松藻公司去產能檔案工作，不僅完成了歸檔資料的整理、組卷、歸檔、移交，同時對部門移交的不歸檔資料也納入整理范疇單獨存放。目前，全面完成了去產能檔案移交管理，并全部按照檔案專業化管理要求集中管理，所有去產能檔案組卷規范，排架科學，庫存有序，管理有控，并納入松藻公司檔案管理體系同等檢查、同等考核。