煤炭企業檔案數字化技術應用措施

文/陳愛瑾

為了加快檔案信息化建設，建立強大的檔案資源體系、利用體系和安全管理體系，同煤集團投入專項資金用于檔案現代化建設和信息化建設，在生產、科學、技術、文化、經濟建設、社會活動中直接形成有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史資料，為企業發展提供基礎信息服務。

一、檔案原始材料的技術保護措施

1.應用縮微技術做好檔案原件的保護工作

同煤集團檔案館在20年的實踐中，完善并規范了縮微技術，通過編號、整理、拍攝、沖洗、檢測，將館藏文書檔案 （1949～2012年）全部進行了縮微拍攝，完成了200多萬畫幅的縮微膠片母片，需要時再制作拷貝片。同時，利用計算機系統進行目錄錄入，將相關信息輸入計算機上找到相應的目錄，再到縮微庫里將縮微膠片提出來，在閱讀器上還原放大，并可將原件復印，時間短，速度快，不需到庫房提出原件翻閱，很好地保護了檔案原件。另外，應用縮微技術，經過二次、三次加工，編寫檔案專題，豐富館藏結構，為檔案現代化建設奠定了基礎。

2.推進傳統載體檔案數字化技術

檔案數字化的主要內容，一是建立檔案目錄數據庫，二是載體檔案的數字化，如紙質檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化。

檔案目錄數據庫的建立。傳統的檔案借閱是利用手工檢索工具查到檔案目錄，再去庫房提卷，不但時間長，而且效率低。如今應用計算機檢索，輸入需要的信息，即可在計算機上調出用戶所需的資料目錄。

同煤集團編寫了《檔案信息計算機管理系統》用于全公司的檔案信息管理，2005年，又開發了網絡版“檔案管理系統”軟件，在全集團100多家二級單位聯網應用，檔案館也將1949～2016年的全部各門類檔案目錄都錄入計算機數據庫，并將掃描后的檔案原文掛接到檔案系統，實現了檔案的發文登記、收集、整理、鑒定、編研、借閱、保管、提供利用、打印等九個模塊由產生到終結的管理。系統管理員可查看所有用戶的檔案，便于指導和監督各用戶使用計算機的情況。只要給用戶授予權限，用戶在自己的辦公室就可以查閱檔案。2017年全面改版的由CS架構變成BS架構的“檔案管理平臺”已經完成，連接局里的OA辦公系統，及時收集上傳電子文件，實現了檔案網絡服務，發布網絡信息，提供網絡服務。

載體檔案數字化技術（全文數據的建立）。同煤集團檔案館紙質檔案數字化技術，一種是利用掃描儀直接將文件轉換為數字化檔案，存儲于計算機；一種是利用縮微膠片掃描儀，將膠片上的內容數字化，然后送入計算機處理，以此實現檔案文件原文數字化。第三種形式是直接產生的電子文件，和OA辦公系統上產生的有電子簽章的電子文件及時收集，連同簽發紙一塊進行歸檔。還有項目檔案中形成的電子圖紙文件、隱蔽工程的聲像、數碼照片也及時收集歸檔。

二、建立檔案信息傳輸平臺，在公眾網上開通檔案網站

單位檔案數字化完成后，下一步就是建立自己的檔案網站。同煤集團利用升級后的B/S架構的《檔案管理平臺》系統，將有用的檔案信息發布到網絡上，開放檔案信息資源，讓利用者根據自己的需要選擇信息，通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

信息的發布必然要求檔案管理者鑒定哪些是不需要保密可以上傳的，哪些是絕密不可以上傳的，對此，須建立利用審批機制，確保檔案信息安全。未經開放審核、審批的檔案，一律不得對外開放，嚴防有損國家安全和國家利益以及公民權益的不宜公開檔案被公開利用。凡擬在網上公開的已開放檔案、公司公開信息及其他信息，同樣要嚴格按照規定進行審核、審批，確保檔案信息安全。

三、加強檔案信息化網站集群系統工程建設

長期以來，各檔案館檔案數字化沒有統一的標準、統一的軟件，十分散亂，不僅省與省之間有差別，即使同一個省的不同企業也存在著不小差別。為此，要打造一個統一的檔案數字化平臺，在這個平臺上有統一標準、統一軟件、統一路徑。這樣檔案數字化就更加便捷，更利于檔案的管理和利用，從而促進檔案事業的快速發展。檔案網站集群系統，也就是整合各級各類檔案館區域內檔案網站信息資源，統一檔案的功能模塊、版面形式、信息溝通渠道和安全管理模式，實現區域內同一類型檔案信息資源共享的網絡管理平臺。檔案信息化網站集群系統工程的開展，必將促進各級各類檔案館從封閉狀態逐步走向開放，這樣檔案館可在自己建立的檔案網站上舉辦展覽，開放檔案目錄，開放政府部門已開放的現行文件，建立館藏檔案信息專題數據庫，開通開放館藏檔案的全文檢索和閱覽服務，接受社會群眾網上提交的查檔預約單等服務。

檔案館檔案網絡集群系統工程建立后，一旦并入互聯網，它就成為網絡中的一種管理系統，檔案用戶之間、檔案館與檔案網絡之間、檔案館與檔案利用者之間的地理距離將因網絡的連接而消失，彼此間的交流與合作將在檔案工作的管理中普及。廣大檔案用戶在辦公室或家庭的計算機終端前，都可以對遠程數據庫進行訪問并查閱自己所需的檔案信息，從而為檔案的利用拓展了空間。這樣，館際交流、互通有無、豐富館藏結構將成為現實。

四、加強檔案基礎管理，大力推進檔案數字化

檔案數字化推動檔案基礎工作的規范化、標準化，只有基礎工作規范化、標準化，才能促進檔案數字化規范化。檔案收集時，要嚴格按照依據國家檔案局第10號令編制的《大同煤礦集團有限責任公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》，檔案整理時，要按照《大同煤礦集團有限責任公司檔案分類辦法》，以保證歸檔文件門類齊全，載體形式多樣。

檔案數字化之前，必須對“浩瀚”的檔案庫房資源有所選擇和鑒定。對那些使用頻率大、保存價值高的檔案率先進行數字化轉換，提供數字產品在網絡以供使用；對使用頻率小，需永久保存的縮微膠片，提供縮微品以供使用。爭取做到有所取舍，重點突出，減少不必要的人力、物力和財力的浪費。

同時，要加強專業人才隊伍建設。檔案數字化建設要求檔案工作者不僅具有牢固的檔案專業知識，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，還要求掌握計算機通信、數據庫、網絡技術等現代信息技術以及其他專業領域的相關縱向知識。特別是從事信息開發和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝，檔案人員要有埋頭苦干、樂于奉獻、銳意進取的精神，要接受專業培訓，努力造就一支政治強、業務精，作風硬、紀律嚴，懂業務、會管理的一專多能的人才。

綜上所述，檔案館以數字化方式生存是新時期所賦予我們的使命，加快檔案數字化進程，實現數字化檔案館，建立檔案信息化網站集群是我們期待已久的一項系統工程。