“貫通培養試驗”學籍管理優化與探索

關冰　龍漪

為適應首都經濟發展方式轉變、產業結構升級和城市管理現代化需要，并培養高水平國際化的技術技能人才，從2015年起，北京電子科技職業學院等部分職業院校與北京市第三十五中學等示范高中，德、法、英、日、瑞士等國外應用技術大學（聯盟）及北京市屬優質本科大學合作，舉辦“高端技術技能人才貫通培養”改革試驗，即“貫通培養試驗”，選擇對接產業發展的優勢專業招收初中畢業生。學生完成高中階段基礎文化課學習后，能夠接受高等職業教育和本科專業教育。

按招生主體不同，“貫通培養試驗“分為高職院校招生和中職學校招生兩種培養模式。筆者學校采用高職院校招生模式，即前兩年在高等職業院校接受基礎文化課程教育（由示范高中協作培養），中間三年在高等職業院校接受專業課程及職業技能教育，后兩年對接市屬高校接受本科專業教育。按照北京市教育委員會對于高等職業院校招錄的學生學籍管理的規定，在筆者學校參加貫通培養的學生，第一至三學年執行中等專業學校學籍管理辦法，第四至五學年執行高等職業學校學籍管理辦法。本文結合筆者學校工作經驗，對新的形勢下“貫通培養試驗”學籍管理工作進行探索。

一、學籍管理制度的修訂

隨著招生模式的變化，筆者學校學籍管理部門按照新的規定修訂了原有的學生學籍管理辦法。比如根據“貫通培養實驗”的特色，學生在招生時按照所選專業大類入學，在接受兩年基礎文化課程教育后可以自主選擇專業大類下對應的具體相關專業并繼續接受專業課程及職業技能教育。筆者學校的學籍管理部門詳細制定了學生自主選擇專業的管理辦法及后繼轉專業的管理辦法。

結合近年來學籍管理進步的趨勢，筆者學校編寫了學籍管理辦事流程。從發展歷史上看，筆者學校是由幾所中高職院校合并組建，現有八個二級學院。多年來，筆者學校一直整合并規范各項管理制度，這次借著“貫通培養實驗”的東風，學籍管理部門統一梳理了原有的相關辦事流程，抓住關鍵環節對整體流程進行優化，針對不同群體制訂個性化辦事流程，同時，通過簡明的圖例宣傳加深全院師生對學籍管理的理解，既規范了管理，又便利了廣大師生。

實行學籍月報制度，盡量做到學籍數據實時準確。在每個自然月底，各二級學院將本學院本月內發生的學籍異動提交給總院教務處學籍管理人員，做到“當月發生，當月結束”，有特殊情況提前報備，保證各學籍信息化系統中的在校生數據和實際在校生情況吻合。總院教務處匯總二級學院提交的學籍異動情況，生成各學院實時在校生人數報告，供學校各個部門參考使用。

完善的學籍管理規章制度、規范的學籍管理流程、實時動態的學籍數據維護為開展學籍管理工作、維護學校及學生自身權益提供了有力保障。

二、“貫通培養試驗”學籍信息化的探索

1.“貫通培養試驗”學籍信息管理系統現狀

北京地區中職階段和高職階段學籍管理分在不同的平臺。高職階段統一使用國家教育部學籍學歷信息管理平臺“學信網”。中職階段比較復雜，因為這兩年，教育部“全國中等職業學校學生管理信息系統”（以下簡稱全國系統）和北京市“中等職業教育學籍管理系統”（以下簡稱北京系統）這兩個管理平臺先后上線。除此之外，筆者學校內部教務管理系統采用杭州正方公司的教學管理系統，在使用過程當中，因為全國及北京兩個新系統現在處于“磨合期”，且這兩個系統平臺數據暫時還沒相互“打通”，所以所有學籍數據上報都需要在兩個平臺各操作一次。另外，新老系統數據遷移存在一些問題，數據留存問題亟待解決。

2.學籍管理系統數據定時篩查

定時篩查各系統數據，從三個系統導出在校生相互比對，發現問題及時聯系上報系統相關管理員。比如在核查在校生情況時發現某新系統缺少十幾個學生的信息，還有幾個身份重復的學生信息，經分析發現，這些學生都在2014～2015年度發生過學籍異動，或休學或參軍，曾離校一至兩年后又復學歸來。這段時間恰好處于該新系統上線之前，但是新系統沒能把這些異動數據全部順利遷移過來，造成部分學生數據有重復或缺失的情況。筆者把存在問題數據篩選出來提交給系統管理員并說明情況，及時解決了這一問題。

3.加強數據分析處理能力，提高工作效率

經常處理學生學籍數據的管理人員一定非常熟悉Excel中的一些常用函數，對于篩查數據來說，Vlookup函數是工作當中的不二法寶。筆者常用它來實現兩個學籍數據表格間的數據比對，大大提高了工作效率和準確性，但是Vlookup函數有其自身的局限性，就是僅限于兩個表格的比對，多個表間以不同關鍵字建立連接非常麻煩。

現在面對的就是這樣一個局面，筆者學校正方系統學生數據表主要關鍵字是自編學號，全國系統關鍵字是學籍號和身份證號。以前有正確的學號，但是2015年的新生數據是從別處導入的，導入帶來的學號與筆者學校自編學號不一致，北京系統進行學籍異動時只能輸入學籍號。這樣一來可以發現，筆者學校內部學籍系統沒有學籍號這一字段，無法直接與北京系統的學生數據表進行Vlookup比對。曾經在每月末，筆者學校拿到各二級學院上報的學籍異動表需要手動查出學生的身份證號，再根據身份證號到北京系統學生數據表查到學生的學籍號，才能在北京系統里面進行異動操作，整個過程效率比較低。后來，筆者發現，這一過程可以在桌面數據庫管理軟件Access中得以實現，只要把包含學號學籍異動表、包含學號和身份證號的本校正方教務管理系統中的學生數據表以及包含學籍號及身份證號的北京系統學生數據表這三個表都導入到Access，并且建立兩個關系連接，一個是把包含學號的學籍異動表和包含學號和身份證號的正方學生數據表按學號連接；另一個是正方學生數據表與包含學籍號及身份證號的北京系統學生數據表按身份證號連接，再經過一些界面設計，一個能直接根據自編學號查到學生學籍號的簡單查詢軟件就大功告成。當然，實現這一目的還有其他的簡便方法，但是通過Access的數據庫分析管理功能，突破了Excel的一些限制，大大提高了工作效率。

三、對“貫通培養試驗”的學生管理過程的思考

筆者對新入學的“貫通培養試驗”的學生管理過程中的出現的新問題開展研究，比如學生退學及轉學問題、新生學籍數據補錄問題。此外，“貫通培養試驗”的學生在接受兩年基礎文化課程教育后可以自主選擇專業大類下對應的具體相關專業，這就意味著新生入學兩年后會有一次大規模的專業調整，每個學生的專業將由招生入學時的大類名調整為具體的專業名稱。現有平臺目前只能逐條通過學籍異動來實現轉專業。怎樣改變現有轉專業方法、提高效率以適應現有發展情況是急須考慮解決的問題。

按培養計劃，“貫通培養試驗”的學生第三年是接受高職院校專業課程及職業技能教育，但是學籍上仍執行中等專業學校學籍管理辦法，即學業上學習高職課程，學籍上屬中職管理。這種不對應的管理方法可能會對學生產生一些影響。

二級學院學籍管理相關人員陸續退休或換崗，人員不穩定，而學籍管理對人員素質要求很高。如何把因人員流動而產生的學籍管理工作的銜接環節做好也是現在需要思考的問題。

綜上，筆者學校對“貫通培養試驗”的學籍管理進行了一些調研，通過研究相關文件，從各角度對“貫通培養試驗”學籍管理進行研究探索，力求提前發現問題，未雨綢繆。希望通過這一辦法，使校內學籍管理各環節責任更明晰、學籍數據更精確、學籍異動更實時，全面提高了學生學籍管理水平。

（作者單位：北京電子科技職業學院）