醫(yī)院檔案信息管理的作用與對策分析

趙 挺

醫(yī)院檔案信息管理的作用與對策分析

趙 挺

隨著信息化技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已從傳統(tǒng)的人工管理逐漸走向了自動化、信息化和電子化，在減輕人員工作負擔的同時，也可以提高檔案管理效率和質(zhì)量。強化醫(yī)院檔案信息管理，對于實現(xiàn)醫(yī)院整體現(xiàn)代化管理意義重大，應該予以足夠重視。針對目前醫(yī)院檔案信息管理中存在的認識不足、人員素質(zhì)不高、管理方法落后、管理制度不完善等問題，采取切實可行的應對策略，從強化檔案管理意識、加強人員素質(zhì)培訓、完善檔案管理制度以及引入先進管理技術(shù)等方面加以改進，已推動醫(yī)院檔案信息管理專業(yè)化水平不斷提高，促進醫(yī)院整體管理水平提高，為醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好保障。

醫(yī)院檔案信息；管理；作用；存在問題；解決對策

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院各個部門在日常工作中形成的文件、圖表、錄像等，不僅記錄了醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的重大事件，而且存儲有大量醫(yī)療科技成果，能夠為醫(yī)學研究提供可靠數(shù)據(jù)支持。近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量呈持續(xù)增長趨勢，對于檔案管理工作也提出了許多新要求，信息化管理逐漸取代人工管理，其可有效提高檔案管理效果，但同時也暴露出一些問題，需引起醫(yī)院管理人員的高度重視。

1 醫(yī)院檔案信息管理的作用

醫(yī)院檔案信息管理是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，針對醫(yī)院各部門和科室在日常工作中所形成的各種信息資料等進行管理，其在醫(yī)院運營管理和長遠發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用。

1.1 保證醫(yī)療工作效果在醫(yī)療工作中，經(jīng)常會遇到一些需要搶救的突發(fā)性事件或疑難雜癥，要對病癥進行快速準確分析，于第一時間確定有效的治療方案，就需要檔案信息的支持。通過快速檢索檔案信息，醫(yī)護人員便可從以往成功案例中汲取經(jīng)驗，然后借助先進醫(yī)療設(shè)備，及時對患者進行搶救[1]。

1.2 解決醫(yī)患爭端隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院數(shù)量和規(guī)模持續(xù)增長，在為人們提供更加全面、細致的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的同時，醫(yī)患糾紛問題也頻繁發(fā)生，其影響醫(yī)院正常運營。在這種情況下，合理運用病例檔案信息，可以為司法機關(guān)作出公正法律判決提供可靠依據(jù)，進而保護醫(yī)院或患者基本權(quán)益，解決醫(yī)患爭端問題[2]。

1.3 推動醫(yī)院文化建設(shè)隨著醫(yī)療體制改革的持續(xù)深化，醫(yī)院開始逐漸參與至市場競爭中，強化醫(yī)院文化建設(shè)，是推動醫(yī)院長遠穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院文化建設(shè)離不開醫(yī)院檔案信息管理工作的支持，利用醫(yī)院檔案信息中記錄的醫(yī)院本身的經(jīng)營發(fā)展過程，可以從中發(fā)掘出醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)信息，建設(shè)醫(yī)院本身所特有的文化體系，在激發(fā)員工積極性、促進醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展方面具有重要意義[3]。

1.4 服務(wù)醫(yī)院發(fā)展全局醫(yī)院檔案信息管理能夠為醫(yī)院發(fā)展全局提供良好的服務(wù)，滿足各部門和科室對于信息的需求。在當今信息時代，隨著云計算、大數(shù)據(jù)等的出現(xiàn)，數(shù)據(jù)信息數(shù)量持續(xù)遞增，但是如果缺乏有效的信息提取和整合，想要挖掘出有用信息非常困難。而醫(yī)院檔案信息管理不僅能夠收集和整理醫(yī)院經(jīng)營管理中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，還可以將整理好的信息提供給所需部門，起到資源共享的效果，為醫(yī)院發(fā)展提供良好的信息服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)狀

從目前來看，多數(shù)醫(yī)院在開展檔案信息管理過程中，存在著一些不足和問題，影響其作用的充分發(fā)揮，同時也制約了醫(yī)院全面信息化管理的實現(xiàn)。具體來講，存在的問題包括以下幾點。

2.1 認識問題目前，許多醫(yī)院領(lǐng)導乃至檔案管理人員對于醫(yī)院檔案信息管理的重要性仍缺乏足夠認識，在制訂管理方案時存在著很大隨意性，導致檔案資料無法及時歸檔，出現(xiàn)了缺失、損壞等問題[4]。同時，部分醫(yī)院在檔案管理中仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，不僅需要占用大量存儲空間，而且會受到外部因素影響，存在著保存難、查找難、調(diào)閱難等問題。檔案信息資源開發(fā)嚴重不足，信息共享性差，檔案利用率極低，其本身的作用完全得不到發(fā)揮。

2.2 人員問題管理人員是確保醫(yī)院檔案信息管理工作有效展開的關(guān)鍵，其必須具備檔案管理專業(yè)知識以及相應的管理經(jīng)驗。但目前許多醫(yī)院在設(shè)置檔案信息管理人員時，缺乏必要的考核工作，導致醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低，同時缺乏責任意識，雖然部分非專業(yè)人員在經(jīng)過一定培訓后，能夠從事檔案信息管理工作，但在工作中易出現(xiàn)各種各樣的問題，導致檔案資料遺失或損壞，嚴重影響醫(yī)院檔案信息的合理利用[5]。

2.3 制度問題醫(yī)院檔案本身并不具備直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的能力，這也是其容易被忽視的主要原因。醫(yī)院因?qū)n案信息管理缺乏明確制度規(guī)定，檔案管理相關(guān)制度缺乏完善性，導致管理人員無法結(jié)合制度相關(guān)內(nèi)容對檔案信息管理的要求進行明確，也無法有效指導檔案信息管理工作順利開展，影響了檔案信息資源的整合。另外，在醫(yī)院檔案信息管理中，還存在著主次不分以及重要信息遺漏等問題，在很大程度上阻礙了醫(yī)院發(fā)展，使得無法滿足信息化時代的新要求[6]。

2.4 技術(shù)問題部分醫(yī)院在檔案信息管理方面缺乏先進技術(shù)支撐，導致管理工作無法實現(xiàn)與計算機系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機結(jié)合，給醫(yī)院檔案信息的查找和更新維護帶來了諸多不便，而保密技術(shù)相對落后也使醫(yī)院檔案信息的安全性得不到保障，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞問題，影響應用效果。

3 醫(yī)院檔案信息管理的對策

針對上述問題，醫(yī)院領(lǐng)導層應予以高度重視，采取切實有效的措施，確保醫(yī)院檔案信息管理發(fā)揮應有的作用。

3.1 強化檔案信息管理意識醫(yī)院領(lǐng)導層和管理層應及時更新觀念，了解檔案信息管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，強化檔案信息管理意識，將檔案管理工作放在醫(yī)院重要議事日程上，提升對于檔案管理工作的重視程度[7]。同時，應該在醫(yī)院內(nèi)部加強宣傳工作，使醫(yī)院全體員工均能夠樹立檔案信息管理意識，從思想層面上提升對于檔案管理工作的重視，使其主動參與至檔案信息收集和管理中，通過各個部門相互協(xié)調(diào)，確保醫(yī)院檔案信息管理的效果。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)隨著現(xiàn)代醫(yī)學快速發(fā)展，醫(yī)院在運營過程中產(chǎn)生的各種檔案信息數(shù)量也在不斷增加，檔案管理工作已不再是僅針對檔案收集和整理，而是需要從海量檔案信息中提取出有用信息，做好經(jīng)驗教訓總結(jié)分析，為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。因此，檔案管理人員必須具備更高的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力，應加強對其培訓和教育，通過定期專業(yè)機構(gòu)培訓以及專家技術(shù)講座兩種方式，促進其專業(yè)素質(zhì)和實踐能力得以提升[8]。在培訓中，不僅需包括檔案管理相關(guān)內(nèi)容，還需包括一些先進信息技術(shù)，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備管理技術(shù)等，確保檔案管理人員能夠順應時代發(fā)展潮流，進一步推動檔案管理信息化。做好檔案管理人員的定期考核，一方面能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在缺陷和漏洞，及時進行彌補，另一方面也可以督促檔案管理人員嚴格要求自身，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，以便更好地適應醫(yī)院檔案信息管理的要求，促進管理水平提高[9]。

3.3 完善檔案信息管理制度健全完善的管理制度是確保醫(yī)院檔案信息管理工作順利開展的基礎(chǔ)和保障，也是醫(yī)院檔案管理中必須重點關(guān)注的問題。一是應該成立專門的檔案管理部門，從醫(yī)院自身的實際情況出發(fā)，對檔案信息管理制度進行完善，對檔案管理人員的權(quán)利及職責進行明確，對檔案管理工作進行規(guī)范，確保其能夠有序展開；二是應該熟悉檔案管理工作的流程，對照《檔案法》的相關(guān)條款，結(jié)合醫(yī)院的具體情況，健全醫(yī)院檔案信息管理制度，從管理層面、技術(shù)層面和業(yè)務(wù)層面建立起相應的標準化體系，為檔案管理工作提供制度保障；三是應該對檔案管理的細節(jié)進行明確，減少管理中存在的問題[10]。例如，對于醫(yī)院人員檔案的管理，可以以科室為單位，進行信息的整理和歸納總計，形成完整的人員檔案表，如表1。而對于醫(yī)院設(shè)備檔案的管理，同樣可以形成相應的統(tǒng)計信息表，如表2。

表2 某醫(yī)院設(shè)備檔案信息統(tǒng)計表

3.4 引進檔案信息管理技術(shù)在條件允許情況下，醫(yī)院應該適當增加對于檔案信息管理的資金投入，積極引進先進檔案管理系統(tǒng)，提升系統(tǒng)技術(shù)性，構(gòu)建相應檔案管理信息服務(wù)平臺，確保醫(yī)院檔案的分類、收集、整理、編制以及存儲等工作能夠有序開展，醫(yī)院內(nèi)各部門和科室也可以通過服務(wù)平臺，查找相應檔案資料，以提升檔案的實用價值。同時，醫(yī)院應該立足自身實際，開發(fā)專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加強檔案室與其他科室間的相互聯(lián)系，對檔案管理工作的服務(wù)范圍進行拓展；對硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進行完善，一方面加強對于掃描儀、復印機等設(shè)備的配置，另一方面需注重管理軟件和系統(tǒng)軟件的開發(fā)及更新?lián)Q代，為醫(yī)院檔案信息管理工作提供良好的基礎(chǔ)條件[11]。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案信息管理在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中意義重大，需引起醫(yī)院管理層的高度重視，針對目前醫(yī)院檔案信息管理中存在的認識不足、人員素質(zhì)不高、管理方法落后、管理制度不完善等問題，采取切實可行的應對策略，從強化檔案管理意識、加強人員素質(zhì)培訓、完善檔案管理制度以及引入先進管理技術(shù)等方面加以改進，以推動醫(yī)院檔案信息管理專業(yè)化水平不斷提高，促進醫(yī)院整體管理水平提高，為醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好保障。

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R197.323.1

A【DOI】10.12010/j.issn.1673-5846.2016.12.076

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