新形勢下人事檔案管理信息化建設研究

孟培婷

摘 要：人事檔案管理是每個單位不可忽視的一項重要策略。隨著信息技術的發展和進步，推動人事檔案管理的信息化建設成了一種趨勢，這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性，還有利于檔案信息的查詢和資源共享，對提高整個人事檔案管理水平，充分發揮人事檔案的重要作用具有現實意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設的重要性、存在的問題，并提出相應的建設策略，希望能夠為實際工作提供指導與參考。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設的重要性

1、人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現代化計算機網絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態存放變為動態管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變為電子，全面步入數字化操作模式。

2、全面的信息化建設的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節省了很多時間，而且區別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業化的平臺快速的將數據入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現了檔案管理的系統化、網絡化、全面化。有機統一了薪酬管理、業績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。

2 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1、管理觀念滯后，權責不明

目前人事檔案的管理模式還主要是傳統的內向、封閉式管理，即人事檔案主要由人員所在單位內部的組織、人事部門進行封閉式管理，個人對自身的檔案并無知情權，這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，使得人事檔案變得神圣化、權威化。在現代化的今天，隨著人員流通變動頻繁，人員的職稱、考核及學歷等材料的時時變化，使得人事檔案的動態性增強，要對人事檔案時時更新形成，在人事檔案的形成過程中，由于權責不明晰往往會出現相互推諉、扯皮，對人事檔案材料的收集不夠重視，使得檔案材料的來源受制，人事檔案管理工作處于被動，不能更全面的為社會服務。

2、信息化標準規范不統一

標準規范化是人事檔案管理的信息化建設的基礎，要實現檔案的信息化建設就必須建立規范機制。在現有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發，分別采用不同的管理模式，沒有統一的標準去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網絡無法暢通，信息化資源共享也不可能實現。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統，這些系統往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無法滿足檔案信息的社會化的需求。

3、檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高

人事檔案的信息化建設要求管理人員在精通傳統檔案管理經驗的基礎上，還必須掌握計算機、網絡等現代管理技術。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質檔案的建立和保管層面上，雖然單位都給管理人員配備了計算機，但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等，無法進行人事檔案信息的查詢和檢索，人事檔案的數字化基本沒有實現。檔案管理信息化人才隊伍的現代管理水平不高，也是阻礙檔案管理信息化建設實現的一大障礙。

3 加快人事檔案管理信息化建設的措施

加強人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、推進人事檔案現代化管理的必要途徑。因此事業單位應以現代化科技手段為支撐，加強人事檔案管理的信息化建設，以全面推進其人事檔案管理工作的健康、可持續發展。

1、轉變觀念、健全制度、加大投入、穩定隊伍

人事檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到人事檔案管理的重要性，增強對數字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統運行所需經費，加強軟硬件基礎設備建設及人事檔案信息網絡化的研究和開發工作。同時建立健全系統安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，建立高效培訓機制，培養一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機技術知識、信息化系統操作知識等的復合型人才隊伍。

2、加強人事檔案信息數據庫建設

企事業單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結合單位的實際情況，對全體的職工進行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統的資料是準確的，通過電子檔案和數字化的管理，建設完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業技術人員科研成果庫、表現情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結果快速準確，有效的促進檔案信息系統科學有序的運轉。

3、加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設

以事業單位網絡服務器為數據平臺，重視網絡建設和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，提供安全、可靠的信息網絡服務，擴大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權限為準劃分模塊，融合相關部門的數據資源，實現多方面的計算機網絡化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網絡系統，為人事決策提供參考依據。

4、對人事檔案部門人員進行計算機技術培訓

想要促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對人事檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業單位集中相關工作人員進行能力培養課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業可以定期的對相關人員進行考核，以督促人事檔案工作者不斷學習進步，實現崗位價值。

5、加強人事檔案管理信息化網絡安全防護

加強人事檔案管理信息化網絡完全防護，應注意，第一，重視網絡安全檢測工作，將入侵檢測系統配備到共享網絡設備上，及時統計分析進出網絡數據流。第二，要指定有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現。信息庫的數據要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進行還原。避免影響企業內部的運轉。第三，配備訪問控制軟件系統或通過防火墻技術加強訪問控制。通過以上措施的實施，以加強信息庫管理與維護。

4 結束語

總之，人事檔案記錄著一個人的成長、工作經歷、相關的成績以及思想認識和個人能力等，它是相關的人事單位進行人才選拔的重要依據。因此，對于人事檔案的管理具有十分重要的作用，特別是在新形勢下，對于人事檔案進行信息化的管理更是一項十分重要的工作。

參考文獻

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