淺析檔案事業的構成

王建華

摘 要：本文闡述了檔案管理工作、檔案行政工作、檔案教育工作、檔案宣傳工作、檔案科學技術研究工作及檔案國際合作與交流工作的主要內容。

關鍵詞：檔案事業；檔案管理；檔案行政工作；檔案教育

我國《檔案法》第五條規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是用國家法律的形式確定了我國檔案工作的基本原則，是新中國成立以來我國檔案工作基本經驗的總結，也是我國檔案工作基本原則的進一步發展與完善。檔案工作基本原則的內容，是由三個互相聯系的有機組成部分構成的，一是全國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則；統一領導、分級管理，既是由我國社會主義制度決定的，又是檔案工作發展的客觀需要。它是我國檔案工作的組織原則和管理體制。其具體內容主要包括三個方面：第一國家檔案按規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理；第二全國檔案工作各級人民政府的領導下，由各級檔案行政機構統一、分級、分專業管理；第三對黨政檔案和黨政檔案工作實行統一管理。二是檔案的完整與安全。維護檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。只有維護檔案的完整與安全，才能維護黨和國家的歷史真實面貌，才能充分發揮檔案的作用。維護檔案的完整，檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統兩個方面。收集齊全是指凡有保存價值的檔案，都要盡量收集齊全，實現一個單位、一個系統、一個地區，直到整個國家真正有保存價值的檔案的完整。只有這樣，才能完整反映一個單位、一個系統、一個地區和整個國家社會基本活動的歷史面貌。整理系統是指凡有保存價值的檔案，必須按照它的形成規律，組成有機聯系的整體。只有按檔案的形成規律將其組織成一個有機聯系整體，才能全面反映出一定社會活動主體從事社會活動的過程和本來面貌。維護檔案的安全，檔案的安全包括檔案的實體安全和檔案的內容安全兩個方面，維護檔案的實體安全是指在管理上和技術上采取相關措施，使檔案不受損壞，盡量延長檔案的壽命。維護檔案的內容安全，是指對機密檔案和需要控制利用范圍的檔案實行嚴格的管理，確保機密檔案不丟失、不泄密、不超范圍擴散。三是便于社會各方面的利用。便于社會各方面對檔案的利用，滿足社會對檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。因此，是否便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗檔案工作效果的重要標準，所以應該全面地理解和貫徹執行檔案工作的基本原則。

檔案工作，從廣義上說，包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。下面就上述幾個方面做一下分別的闡述：

1 檔案管理工作

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。它的基本內容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務。檔案的收集工作，各個機關、機關內部各個組織單位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在數量上也是浩繁的，而機關與社會對檔案的利用則要求一定程度 上的集中。為了解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾就形成了檔案的收集工作。檔案的整理工作，收集起來的檔案不僅在數量上是巨大的，而且仍然處于零亂狀態，而日常管理和實際利用則要求將檔案材料進行系統化。為了解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，就形成了檔案的整理工作。檔案的鑒定工作，隨著時間的失衡和社會活動的繼續，新的檔案在不斷形成，檔案的數量在不斷增長，有些檔案也會因其存在環境的變化而失去保存價值。為了使有保存價值的檔案能夠得到優先保管并能發揮最大作用，以滿足社會利用的需要，就形成了檔案的鑒定工作。

2 檔案行政工作

檔案行政工作是以國家各項事業的需要為目標，對全國以及地方檔案工作進行統籌規劃、組織、統一制度、監督指導的活動。檔案行政管理的目的是不斷調節檔案事業系統內部關系和外部關系，促進檔案事業的發展，為國民經濟和社會發展服務。檔案行政工作的主要內容是：以檔案行政部門為組織協調中心，培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調查研究和 加強管理，完成規劃制定、統一制度、行政監督、組織協調、業務指導和咨詢服務的任務，提高檔案行政效率，從而促進檔案事業整體水平的提高。

3 檔案教育工作

目前，我國的檔案教育體系一般包括高等教育、中等教育、在職教育和社會教育四個部分。檔案高等教育是我國檔案教育的核心部分。我國檔案高等教育是培養中、高級檔案研究人才、檔案管理人才、信息開發人才以及檔案事業管理人才的主要途徑。檔案中等教育是培養初級檔案管理人員、技術人員的主要作途徑，它是我國檔案教育體系結構中的重要組成部分，它的辦學形式主要有中等專業學校和職業學校兩種。檔案在職教育是對已從事檔案工作的人員進行檔案專業知識的提高性教育。檔案社會教育是指向社會各方面宣傳檔案學知識，增強社會的檔案意識。這種類型的檔案教育可以采取舉辦檔案展覽、編寫各類通俗讀物等多種方式進行。檔案事業的發展需要不同知識結構的人才。從事檔案學研究、檔案業務管理、檔案事業組織管理等工作的各類人才所需專業知識結構各不相同。因此，檔案教育應根據檔案事業發展所需要的各類人才比例結構，合理設置各類人才的專業知識結構。

4 檔案的宣傳工作

檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程。具體而言，就是向廣大檔案工作者宣傳黨和國家有關檔案工作的法規與政策，對其進行思想教育，向社會宣傳檔案和檔案工作，以增強社會檔案意識的一種輿論監督性質的工作。檔案宣傳工作的目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極于檔案事業的建設和發展。同時，通過宣傳擴大檔案工作的社會社會影響，增強社會的檔案意識，使社會各方面均能關心、重視和支持檔案事業，使檔案事業能與其他社會事業協調發展，并有效地服務于社會主義現代化建設事業。對于檔案的宣傳我們可以通過口頭宣傳、運用大眾傳播媒介、檔案陳列與展覽、檔案專業報刊、檔案網站等宣傳方式對檔案、檔案工作和檔案人員進行宣傳。

5 檔案科學技術研究工作

檔案科學技術研究工作，是通過調查、觀察、實驗、比較、分析等手段，把檔案工作實踐的研發材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項創造性工作。在現階段，我國檔案科研工作的主要指導思想與根本任務是：運用科學的世界觀與方法論，理論聯系實際，全面總結我國檔案事業發展的經驗，批判繼承中外檔案科學技術遺產，探索我國檔案事業改革、發展的規律以及實現檔案管理現代化的理論、技術與方法，為檔案事業的進一步發展服務。我國的檔案科研工作按其研究對象的性質劃分，主要包括檔案科學的基礎理論、應用理論和應用技術的研究。

6 檔案國際合作與交流工作

參與檔案國際合作與交流工作，是我國社會主義檔案事業的一個重要組成部分，是發展我國檔案事業的外部條件。同時，它又屬于國家外事活動的組成部分，是國家對外文化與科技交流活動的一個重要方面。新中國成立后，我國檔案界國際合作與交流工作主要是通過參加國際檔案組織的活動、國家間雙邊檔案工作的交流與合作和國際檔案學術交流與合作等形式展開的。

參考文獻

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[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005