信息化背景下的檔案管理研究

摘 要：信息化背景下的檔案管理研究，不僅在一定程度上提高了我國檔案管理部門的工作效率，還在一定程度上避免了檔案信息的泄露，為保護檔案持有者的個人信息，保護國家機密提供了重要依據，由此可見將信息化技術應用于檔案管理中，是我國檔案管理單位一項重要的改革措施，切實加快了我國檔案管理工作信息化進程，為促進我國檔案管理部門的長足發展提供了重要線索。

關鍵詞：信息化背景下；檔案管理；研究

如今信息化已經逐漸滲透到人們的生活、學習以及工作等領域，甚至對國家經濟的發展也起到了巨大的推動作用，而我國部分地區的檔案管理單位還沒有認識到信息化技術的便利性與可靠性，依然采用傳統的管理方式進行檔案管理，因此本文分析了信息化背景下檔案管理研究意義，并進一步研究了信息化背景下的檔案管理途徑，為加快我國檔案管理單位的信息化進程提供了基礎，為部分地區檔案管理部門的深化改革提供了科學借鑒。

1 信息化背景下檔案管理研究的意義

檔案管理是一份十分繁雜的工作，具體包括檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案編目、檔案價值鑒定以及檔案的統計和研究等，傳統的檔案管理工作需要大量的人力和物力，并且無法保證檔案管理工作效率，信息化最大的特點就是能夠通過數據庫將繁瑣的信息科學合理的收集與整理，以電子計算機為依托利用信息化技術進行檔案管理，分別建立檔案收集、保管、檢索等數據庫，將大量的檔案信息錄入計算機數據庫系統，不僅能夠提高檔案管理工作效率，還使檔案的調取與檢索工作變得更加簡單和方便，在一定程度上能夠有效避免長時間內檔案沒有人追蹤而丟失的情況，對確保檔案擁有者的信息安全具有重要意義[1]。

此外，檔案管理不僅是一項基礎管理工作還具有集服務、管理與政治于一體的特點，將信息化技術應用于檔案管理工作中，也是我國檔案管理與時俱進的重要表現，將檔案管理信息化，能夠促使檔案管理部門不斷發展與進步，由于信息化檔案管理工作，對管理工作人員信息化技術具有嚴格的要求，這就促使檔案管理部門不斷引進信息化技術人才，加強人才隊伍建設，這對促進檔案管理部門的長足發展打下了堅實的基礎，對我國檔案管理單位的深化改革起到了一定的推動作用。

2 信息化背景下的檔案管理研究

2.1 建立完善的信息化檔案管理制度

完善的信息化檔案管理制度是保證信息化檔案管理工作順利開展的關鍵條件，建立完善的信息化檔案管理制度首先要求檔案管理單位大力宣傳信息化技術對檔案管理工作的重要性，同時還要通過培訓使檔案管理人員了解檔案知識以及與檔案相關的法律法規，通過思想教育使檔案管理單位領導以及管理工作人員重視檔案管理工作、明確檔案管理工作的重要性[2]。同時檔案管理單位要對管理人員進行信息技術培訓，聘用專業的信息技術人員，為檔案管理工作人員講解信息技術應用于檔案管理工作中的步驟與操作技巧，通過長時間的培訓使檔案管理人員掌握最先進的檔案管理信息技術，并將檔案管理工作責任落實到每一位管理工作人員當中，使其具有強烈的責任感，保證檔案管理工作效率與工作質量。

建立完善的信息化檔案制度，還要求檔案管理單位形成一套規范性的信息化檔案管理規范與流程，嚴格規范檔案管理工作人員的工作程序，使其按照規范的信息化檔案管理流程開展工作，同時檔案管理單位還要在每個階段對工作人員的工作情況進行監督和模擬考核，督促檔案管理工作人員嚴格遵守信息化檔案管理制度。

2.2 培養專業的信息化檔案管理人才

專業的信息化人才是保證信息化檔案管理工作有效進行的重要基礎，培養專業的信息化檔案管理人才需要檔案管理單位從以下兩個方面著手：首先，在信息化檔案管理中要聘用部分專業的信息化技術人才，保證信息化技術人才的中堅力量，檔案管理部門在本部門內部展開信息化技術培訓，實行分組互幫機制，指派檔案管理部門的專業信息技術人才作為互幫小組組長，對一定數量的信息技術基礎較差工作人員給予培訓幫助，并將小組互幫效果作為小組考核的重要標準，對小組整體成員信息化技術掌握程度較好的給予薪資方面的獎勵，以此促進其他小組不斷學習信息化技術。

其次培養專業信息化檔案管理人才還需要檔案管理部門制定相關的人員激勵機制，制定相關的職稱和薪酬機制，將檔案管理人員的信息化技術應用水平，以及其他工作情況作為評級和薪酬的標準，從精神和物質方面激勵檔案管理人員，使其不斷提高自身專業水平和職業道德素質，全身心投入到信息化檔案管理工作中。

2.3 加強信息化背景下檔案管理保護措施

信息化背景下，檔案管理的安全性尤為重要，信息化檔案管理數據庫的錄入模式以及數據之間的運行模式大體相同，二者之間存在著較強的依賴關系，一旦數據庫被網絡系統中的不法分子攻破，就會導致無數檔案信息泄露，不僅威脅到檔案持有者的信息安全，還有可能泄露國家機密，由此可見信息化背景下檔案管理安全性的重要程度，要加強信息化背景下檔案管理保護措施。

首先要求檔案管理人員熟悉檔案數據庫之間的依存關系，在使用信息化管理檔案的同時要及時對系統程序進行維護，消除數據庫信息面臨的威脅與破壞[3]。其次，保證信息化網絡安全，信息化背景下的檔案管理主要是利用網絡對檔案信息進行管理，因此加強信息化網絡安全是確保檔案管理安全的重要途徑，保證信息化網絡安全一方面要保證網絡運行后臺安全，另一方面要保證檔案信息不泄露，檔案管理人員在利用網絡進行檔案信息管理時，要保證操作的規范性，保證檔案信息管理系統的安全運行，及時檢測網絡環境的安全性，通過掃描、認證的方式進一步加強檔案管理的安全性。

3 結論

綜上所述，檔案記載著個人全部成長信息以及隱私，甚至有些檔案直接涉及國家機密，因此檔案管理是一項重要的工作，但傳統的檔案管理工作形式已經不能滿足我國檔案管理部門發展的需求，應該利用信息化背景下網絡便利性與系統性，來提高檔案管理工作效率，減少檔案管理工作的成本，對信息化背景下的檔案管理進行系統研究，有利于信息化背景下檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]許桂清，李映天.信息化背景下分布式檔案異構數據庫的探索與研究[J].中國檔案.2013（02）

[2]施秀平.改革開放三十年來我國檔案信息化建設的成就[J].寧德師專學報（哲學社會科學版）.2015（04）

[3]向菁，吳振新.網絡信息時代檔案管理發展現狀及趨勢分析[J].中國圖書館學報.2015（02）

作者簡介

孫來津（1968-），女，山東省乳山市人，大專，中共山東省委威海黨校經濟管理專業，助理經濟師。