如何撰寫二級秘書業績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨特而頗具挑戰的鑒定方式。

關鍵詞：二級秘書；業績評估報告；撰寫可行性報告

基金項目：重慶青年職業技術學院2016年度校級課題：“基于工作過程系統化開發高職院校商貿類專業學生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項目編號：CQY2015Y016

根據《國家職業標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書。所以在進行職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內容，更是在其他職業資格等級考試中所從未出現過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式。“業績實證評估”由五個模塊構成，現就 “撰寫可行性評估報告”第三個模塊進行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評估的是考生撰寫可行性評估報告的能力，而這也是

秘書發揮參謀作用的重要證明[2] 。可行性報告圍繞經濟建設項目或行政管理方面的內容，就項目的必要性、項目的經濟可行性和技術可行性、組織管理的可行性和社會的可行性等方面進行分析，并根據以上對項目的可行性分析，應該得出一個該項目是否可行的結論。當然，這里面非常重要的環節是對項目的分析，并提出具體的操作方案。

在撰寫過程中，首先要寫清楚項目的背景，項目實施的相關因素和主要目的和意義；其次要對項目進行較詳細的情況分析，要求列舉事實，運用系統分析方法，綜合考慮各方面的因素，對項目實施的可行性作出客觀、全面而準確的預測、不同類型的可行性報告在該部分通常具有不同的側重點；第三部分是對項目如何開展進行具體敘述，這也是方案的中心部分；第四部分對該方案的優缺點進行評價；第五部分對該方案的實施步驟進行描述；第六部分是結論。

在撰寫可行性報告中，一定會對方案進行多次修改，涉及到草稿和討論稿，但此模塊同第二模塊“制定工作計劃、監控目標完成”不同，只需提交正式稿即可。

另在證人證詞部分需要對報告和完成報告的過程進行評估，在其中特別要突出“收集資料”、“組織論證討論”等方面的能力。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

標題：公司營銷體制改革可行性報告

撰寫時間：2012年12月

地點：公司營銷中心辦公室

立項原由：通過營銷體制重構，消除原有銷售體系的弊端，使企業資源得到優化配置，發揮營銷體系的最大功能，實現企業的營銷目標和戰略目標。

第二部分：證據內容

公司營銷體制改革可行性報告

一、項目背景及概況

公司在國內同行業中已具備明顯優勢，經濟規模連續四年居同行業之首，成為重慶市推進新型工業化的重點企業。公司發展的總目標是：經濟規模行業最大、優勢明顯；技術水平領先國內，追趕國際；經營管理規范高效，靈活有序；企業文化獨特優秀，持續創新。建立完善現代產權制度，建成具有持續創新能力和國際競爭力的上市公司。

在這樣的大背景下，公司急需打破常規進行跨越式發展，調整營銷體制與模式，實現公司制定的長遠目標。

公司目前實施的營銷體制是“兩極銷售”體系，即公司的營銷職能由公司各網點和各分廠銷售部門承擔。這種營銷體制在公司歷史上曾發揮巨大作用，在開拓市場、提高市場占有率上效果顯著。但隨著市場覆蓋面的增加，銷售人員的增多，這種營銷體制的弊端逐漸體現出來，搶奪市場、互相扯皮的事情時有發生，公司認為應該逐步理順營銷體制，將銷售力量合成一股繩，變“二級銷售”為“一級銷售”體系。

二、情況分析

兩級營銷體系具有其優劣勢，具體來講：

1.優點

（1）從某些角度來看，兩級銷售能最大限度地發揮各個分廠的積極性，每個分廠作為獨立經營的主體，自主性較強，并為實現分廠的收益最大化而努力；

（2）每個分廠都必須而且能夠面對市場，依據市場需求及其變動趨勢調整產品及其結構，從而提高了各分廠的適應性和經營靈活性。

（3）總部員工較少，組織結構較為扁平，能節約總部管理成本。

（4）交叉銷售呈現出龐大而復雜的銷售網絡，市場的滲透能力較強。

2.缺點

（1）兩極銷售，特別是分廠銷售職能的體制，影響公司對市場信息的精確把握，對整體市場的了解不全面、不詳實，難以從整體上把握市場動態，除非設立專門的市場調查部門，否則相關分廠不會主動整合相關信息。

（2）兩極銷售體系將不利于成套項目產品的銷售，因分廠銷售體系和網點銷售體系各自獨立，協同較困難，在現在用戶希望公司能提供系統化解決方案的背景下，這樣的結構體系限制了公司發揮整體優勢，也不利于充分整合面向分銷市場的銷售資源，約束了有效實施對分銷網絡進行開發、管理與支持的能力。

（3）統一的價格體系難以形成和維護，內部價格競爭激烈，多次發生爭奪客戶的情況，降低盈利率，損害公司的總體形象。

（4）營銷服務水平較低或執行效果不能很好滿足客戶需求，影響企業經營業績。

三、項目內容

1、主要思想

由營銷中心全權負責公司銷售，原分廠銷售隊伍和網點銷售隊伍均納入營銷中心管理。

2、營銷組織架構

營銷組織架構的主要內容是：將兩級銷售體系下各類資源整合到統一的“營銷中心”，其下成立各大區，負責各區域專門的銷售業務，原銷售人員根據自愿原則到加入到各大區。

3、該營銷模式的關鍵點說明

（1）價格體系管理

分廠負責成本核算，營銷中心制定出統一的產品出廠價格及其目錄（根據分廠提供的成本），以及各級價格管理權限。

（2）客戶開發與管理

1）老客戶的深度開發與維護

在方案執行前，各自開發與維護的老客戶，采取老客戶備案制，由各銷售人員優先負責，如2年之內該老客戶沒有訂單，則取消其優先權。按照區域原則，各區域客戶由大區經理整體安排。

2）新客戶的開發與維護

新客戶由各大區經理統籌安排。如出現跨區域客戶，則根據業務項目總金額的大小，可以分為兩種情況：

單筆業務總金額1000萬以下的情況

采用客戶開發首先申報制，率先獲取客戶需求詳細信息并主

動接洽客戶關鍵人物的，可以先向營銷中心申報，經確認后先接洽者享有銷售談判、合同簽訂優先權，后來者不得搶單。當后來者發現先接洽者提供的信息有重大失誤（比如關鍵聯系人、項目總金額、項目技術要求等），后進入者可以向營銷中心提出要求參與該項目的競投標，從而取消先接洽者的優先權。

單筆項目總金額1000萬以上的情況

如果該項目業務總金額超過1000萬，須報營銷中心協調，組織雙方共同聯合競投標。搭建專門化的公關小組，統一公關，統一行動。

4、營銷費用管理

原則上營銷中心對公司所有營銷費用擁有監督管理的職責。

四、該方案的評價

1、該營銷模式的優點

（1）真正實現“營銷管理一盤棋”，有利于公司的戰略發展。

（2）有利于全面塑造品牌，提高品牌知名度、滿意度與美譽度。

（3）一定程度上緩解了內部價格管理較為混亂的現狀。

（4）有助于原有兩級銷售體系中的銷售隊伍認清市場與競爭形勢，把握未來銷售業務的主要競爭態勢與發展方向，培育營銷的核心競爭力。

2、該營銷模式的缺點

（1）可能影響分廠部分員工的積極性。由于各分廠的銷售管理將納入營銷中心統一規劃與管理，其管理職能重點將有所微調，從而導致分廠上上下下各級各類人員短時間內的不適應，進而對分廠生產、研發等相關人員的工作積極性產生一定程度的影響。

（2）營銷體制的變革可能會影響各類銷售人員在磨合期間的銷售業績。營銷體制與組織機構的變化，以及銷售流程上的變化可能使得各部門之間的協調大大增加，銷售代表普遍面臨一些新的問題如老客戶如何維護、各部門如何聯合開拓新老客戶、利益如何分配等等，這些問題可能在磨合期不一定得到最優解決，從而在一定程度上影響營銷效率。

五、該方案的實施步驟

改革方案主要采用內部培訓會進行，培訓會分四步走：

第一步：針對公司高級管理人員（含董事會、副總經理以上干部、總經濟師、總工程師等在內）的內部討論會、說明會。

第二步：針對原有市場部所有人員、各網點辦事處負責人、各分廠廠長及銷售副廠長、等召開擴大會議，就本方案進行解釋與說明。

第三步：針對原有各銷售部門銷售主管、銷售員工以及各分廠技術骨干、財務骨干、物流配送人員等部門與人員進行方案解讀，以統一思想、統一行動。

第四步：改革方案正式通報集團公司其他相關職能部門，并組織專門會議向各部門（含財務處、人事處、技術研發中心、生產計劃處、物流中心、等等）主要負責人進行解釋與說明。

六、結論

該方案提出的新的營銷體制改革適應了市場競爭的需要，充分考慮內部人員對未來新的營銷體系的接受程度，能解決銷售體系目前存在的各種問題，該方案將為公司銷售目標的完成及公司戰略目標的實現打下堅實的基礎。

第三部分：證詞描述

1、理順營銷體制一直是我公司的重要工作之一，在市場競爭日趨激烈，管理工作日益規范的趨勢下，出臺一份可行性報告，指導營銷體制的逐步理順已成為迫在眉睫的事情。該考生作為公司營銷中心辦公室副主任，一直全程參與該項目的建設工作，對公司情況、項目的基本條件較了解，并據此寫出可行性研究報告的初稿。

2、在撰寫過程中，該考生收集了大量的數據和資料， 發出調查信息并回收反饋信息，對結論的形成提出了合理化建議。

3、利用豐富的資料，該考生參與了多次會議討論，就項目的合理性、必要性、可行性進行了論證，歸納整理了專家論證結果，為報告的最終編制做出了貢獻。

4、總體而言，此份報告是一份結合公司實際的報告，是凝結了該考生心血和業務水平、業務能力的報告。目前該可行性報告的實施工作正在穩步推進中。

參考文獻

[1]國家職業標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業資格培訓教程二級秘書[M].中央廣播電視大學出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經濟師，碩士研究生，研究方向：企業管理、行政管理、市場營銷。