談機關檔案管理工作存在的問題及對策

陳偉

摘 要：檔案是機關單位寶貴的信息資源，它詳細記錄了相關部門的重大決策和方針政策，對于今后工作的開展具有重要的參考價值和借鑒意義。因此，機關單位中檔案管理是一項至關重要的工作。當前，我國一些機關檔案管理工作仍舊存在一些問題，必須采取相應的對策加以改進和完善，從而提高機關檔案管理水平，保證機關內部各項工作的有序進行。本文首先分析了目前我國機關檔案管理存在的問題，其次提出了針對性的改進對策，以期為相關工作人員提供參考，進而更好的肩負起機關檔案管理工作的職責。

關鍵詞：機關；檔案管理；問題；對策

中圖分類號： G270 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）35-20-2

0 引言

隨著時代的進步，社會的發展，我國檔案管理事業也取得了一定的成就。眾所周知，檔案是非常重要的資源，尤其是機關部門的檔案資料，通常都記載了相關工作的實施細則以及公關活動的詳細內容等等，這些都可能成為日后開展工作的重要憑證。因此，對機關檔案做好管理工作是一個檔案管理人員應盡的責任。就我國目前檔案管理工作而言，機關檔案管理工作還存在一些不足之處，需要相關人員準確、深刻的認識到問題所在，并積極采取有效措施加以改進，保證機關檔案管理工作的規范性和有序性，使機關檔案管理工作的效率和質量得到進一步提升。

1 機關檔案管理存在問題

1.1 檔案整理工作不細致

首先，對于機關內部重要的文件應該嚴格按照規定特殊登記和分類，但是，有些時候檔案管理人員由于粗心或者為了節省時間將重要文件與普通文件混雜在一起，沒有進行單獨分類，進而在日后進行編制文件時就可能造成重要文件的丟失，不利于檔案編制工作的順利開展；其次，檔案管理中非常重要的一項工作就是標明檔案類別，目的就是在后期查找時更加準確和方便，但是，在實際工作中，經常出現檔案條目表述模糊不清的情況，根據文字表述與相似檔案很難明確檔案的內容，給檔案查找工作帶來諸多不便；最后，檔案分類也是檔案管理工作的重要組成部分，通常在對檔案進行分類歸檔時有統一的標準，但是，在實際工作中對檔案分類隨意性較強，并且有的機關未制定嚴格的檔案分類方案，導致檔案分類毫無規律。

1.2 檔案保管存在安全隱患

近年來，隨著辦公條件的改變，很多機關單位都由過去分散式辦公場所轉變為集中式辦公場所，這樣一來大大增加了辦公場地的利用率，同時也在一定程度上提高了辦公效率。但是，對于檔案管理工作而言卻出現了新的問題[1]。過去，由于分散式辦公模式，機關檔案一般是由專人進行統一管理，也設置了專門的檔案室，然而，集中式辦公模式的形成，很多機關單位出現了一室多用的現象，專門的檔案室也被逐漸取消，取而代之的是辦公室、資料室、檔案室全部集中在一個房間的辦公環境，這種情況下無疑給檔案管理工作造成很大困擾。檔案管理本身屬于一項保密度較高的工作，而其他工作崗位的人長期間接接觸到檔案管理工作顯然降低了檔案管理的安全系數，給檔案保管帶來極大的安全隱患。

1.3 機關檔案信息化管理水平較低

隨著信息時代的到來，對于檔案管理工作也產生了極大的影響，很多檔案管理工作都逐步向著信息化模式轉變，不僅提高了檔案管理水平，而且也大大提高了檔案管理工作效率。但是，一些機關單位內部檔案信息化管理水平仍舊偏低，沒能充分發揮信息技術的優勢，具體表現為：數字化檔案整理不及時、未建立標準統一的信息化管理模式、缺乏健全完善的檔案管理機制、數字化檔案管理程序不夠規范等[2]。此外，面對信息化檔案管理中可能存在的安全隱患，很多機關單位尚未及時采取措施建立健全的安全網絡系統，不利于信息化檔案管理的進一步發展。

1.4 檔案管理人員綜合素質不夠高

很多機關檔案管理人員普遍認為檔案管理工作是一份輕松、簡單的工作，并沒有認識到檔案保管的重要意義，更沒有明確自己肩上的責任，對于檔案管理工作不夠重視，因而，也沒有對自身提出更高的要求，久而久之，一些檔案管理人員并沒有在自己的工作崗位上得到鍛煉和提升，導致大部分檔案管理人員的綜合素質不夠高。主要表現為：首先，檔案管理人員專業水平不高，對檔案管理相關的法律法規了解不夠透徹，對一些機密檔案、特殊檔案的保管規定不夠了解；其次，面對信息化檔案管理模式的應用，很多檔案管理人員不能盡快適應，對于計算機的操作也存在很多問題，阻礙了信息化檔案管理的發展步伐。

2 改進機關檔案管理問題的對策

2.1 加強檔案整理流程建設

為了使檔案整理工作更加規范和有序，機關單位應該加強對檔案整理的流程建設，并且加強對檔案管理人員工作的監督力度，進而約束和規范檔案管理人員的工作行為。首先，在檔案分類整理工作結束后，要安排專門的人員進行二次檢查核對，一旦發現檔案歸檔或分類錯誤要及時與檔案管理人員溝通，并且做好詳細記錄，以督促檔案管理人員今后不再出現類似錯誤，從而保證檔案分類、歸檔的準確無誤；其次，在對檔案進行條目表述時，要加強與專業人士的溝通，盡可能精確的表明檔案內容和類別，杜絕出現模糊概念，給檔案查找造成不便；最后，伴隨檔案種類和數量的增多，過去流水似的歸檔方案顯然已經無法適應當前檔案管理的要求，為了更加準確的對檔案進行分類歸檔，對檔案分類級別進一步細化是非常有必要的。

2.2 加強檔案基礎設施建設

各類檔案基礎設施是檔案管理的基礎，檔案設施優劣直接影響檔案保存的壽命和管理質量。要按照《檔案法》有關標準和要求，建設合格的檔案室，配套完善檔案保存設施，并按照檔案管理“八防”要求持續改善檔案保管條件，改善檔案保存場所臟亂差等問題，打造統一有序、整齊規范的檔案管理場所[3]。

2.3 注重檔案信息化建設

計算機技術的應用為檔案管理工作帶來了極大的方便，不僅減少了檔案丟失、破損現象的出現，而且大大提高了檔案管理人員的工作效率，并且，時代的進步也要求檔案管理工作模式必須適應社會的需求，如今，計算機已經成為人們生活中必不可少的工具，因此，機關建設信息化檔案管理勢在必行。首先，機關單位要根據自身發展實際情況購置信息化檔案管理需要的設備、儀器；其次，要制定信息化檔案管理的相關規定和工作標準；再次，實現電子檔案與紙質檔案的同步管理，利用專門的計算機軟件實現檔案分類、歸檔、查找的自動化，但是也不能忽視了對紙質檔案的保存，目的就是為了防止電子檔案的丟失，電子檔案與紙質檔案的同步保存相當于為檔案上了雙保險，確保檔案保存的安全。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質

檔案行政管理部門，在具體工作中，除要加強對機關檔案工作的監督與指導外，還要花大力氣強化檔案教育培訓工作，通過舉辦檔案業務培訓班、學術講座、上崗培訓、繼續教育、學術討論會等形式，組織檔案工作人員深入學習檔案法律法規和業務知識，學習相關科學知識、微機操作、信息化建設等，全面提高自身素質和業務能力；通過學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理；定期開展檔案知識競賽，檔案業務比武，進一步提高檔案工作人員業務工作水平。同時，檔案人員要樹立大局意識和全心全意服務群眾觀念，想利用者之所想，急利用者之所急，千方百計降低查檔門檻，拓寬服務渠道，拓展服務范圍，提高檔案信息服務質量，提升服務水平，讓檔案工作在為促進經濟社會又好又快發展服務中發揮出更大作用[4]。

3 結束語

總而言之，當前我國機關檔案管理仍然存在檔案整理工作不細致、檔案保管存在安全隱患、機關檔案信息化管理水平較低以及檔案管理人員綜合素質不夠高等問題，嚴重阻礙了檔案管理事業的進步和發展，因此，必須通過加強檔案整理流程建設、加強檔案基礎設施建設、注重檔案信息化建設以及提高檔案管理人員綜合素質等對策來提高機關檔案管理水平，促進檔案管理事業的持續發展。

參 考 文 獻

[1] 祝青.淺談機關檔案管理當前存在的主要問題與對策[J].山東檔案，2015，03：59-60.

[2] 潘影.機關檔案管理工作中存在的問題及對策探究[J].黑龍江檔案，2016，03：101.

[3] 孫麗萍.淺析機關檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016，13：121.

[4] 邵瑩瑩.機關檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科學中國人，2015，29：106.