文書檔案管理的現有問題及對策

金 嵐

（河北省地礦局第三地質大隊，河北 張家口 056002）

文書檔案管理的現有問題及對策

金 嵐

（河北省地礦局第三地質大隊，河北 張家口 056002）

文書檔案管理工作在一個企業或者單位中的意義是非常重大的。文書檔案管理工作主要包括企業發展歷程等資料，因此文書檔案管理水平的高低直接影響著檔案資料的完整性。近年來隨著我國社會的快速發展和科技的不斷進步，文書檔案管理工作的重要性越來越大。隨著社會的不斷發展，檔案管理方式也隨之不斷更新，將新型檔案管理方式應用于檔案管理工作中，有利于工作人員更加科學有效地管理檔案，完善檔案的保留度和整理方式。現階段雖然已經對檔案管理方式進行了更新，但目前檔案管理工作中仍然還有一些問題亟待解決。需要對其進行徹底的分析和研究，以便于對問題進行改進，提出有效的解決對策，使檔案管理工作以后能夠開展得越來越好。

文書檔案管理；現有問題；解決對策

引言

文書檔案記載著一個單位或者企業重大事情的全部情況，也記錄著一個部門和單位的發展歷史，文書檔案管理工作的好壞直接影響著企業文書檔案資料的完整度和保留度。文書檔案記載一般以紙質記載方式為主，通常都是記載企業多年來開展的活動資料、單位的變革發展歷史、人員調配情況、人員任職情況等等。隨著科技的不斷發展，文書檔案記載方式發生了很大的轉變，科技時代的到來也帶動了信息的發展和電子設備的發展，因此傳統的紙質記載方式被電子記載方式所代替。文書檔案管理人員只要擁有專業的工作技術和認真負責的工作態度就能夠很好地掌控這項工作，從而建立完善的檔案管理機制，提升文書檔案的利用率。

一、目前文書檔案管理工作中存在的問題

在以往的文書檔案管理中，由于管理方式的落后或者對管理人員的培訓工作不到位，使文書檔案管理工作常常出現檔案丟失、檔案資料不全、檔案資料與事件描述不匹配等各種狀況的發生，導致單位或者企業在調用檔案時出現了一定的問題，影響了單位的發展進度。下面我們就來淺談一下目前文書檔案管理工作中存在的問題。

（一）對檔案工作管理人員的培訓工作做得不夠完善

一些單位出現檔案管理問題的主要原因就是檔案管理人員的專業素質和工作水平達不到單位對應職人員的工作要求，這些沒有經過專業培訓的人員對于文書檔案工作沒有具體的了解，對工作缺乏接觸與認知，管理工作的標準并不能達到專業標準。在一些單位中，雖然檔案管理人員具有上崗證書，但其在后續的管理工作中并沒有參加過檔案培訓的深造教育，不能及時地更新檔案管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒有經過正式的上崗培訓的檔案管理人員，還是在后續工作中缺乏現代化檔案管理培訓的檔案管理人員，由于缺乏對當下檔案管理更新的了解，導致專業工作素質跟不上，從而阻礙了單位檔案管理水平的提高，不利于文書檔案管理工作的工作效率和工作質量的提高。

（二）檔案管理工作不夠現代化、科技化

隨著我國社會的快速發展及科學技術的不斷進步，文書檔案管理工作已經更新了傳統的紙質記錄方式，采用現代化的技術手段來對文書檔案進行歸類整理與記載。將現代化的科技手段應用到文書檔案管理工作中，不僅可以享受新科技帶來的便利，還能提升工作效率。通常的紙質檔案存檔時間過長紙質容易發黃，紙質材料還極易因為外界環境遭到破壞，因此容易出現字跡模糊不清、紙張易受到破損的情況。而現代的檔案管理工作采用數字化管理，利用數字檔案管理系統軟件對文書檔案進行電子化管理，這不僅可以順應科技化時代的要求，還能減輕工作負擔、提高工作效率。簡而言之，傳統的檔案管理方式已經顯得有些掣肘，達不到新時期對單位文書檔案管理的要求，檔案的管理效率與管理質量都難以滿足信息時代發展對檔案管理工作的要求，傳統而單一的檔案管理方式不利于新時期企業的快速發展和企業資料的高效利用。

（三）文書與檔案工作銜接有待改進

在對文書檔案的管理工作中，文書制作部門與檔案管理部門的工作銜接是非常重要的，良好的工作銜接不僅能夠密切各部門之間的協作關系，還有利于拉近文書制作與歸檔管理等環節之間的距離，減小差異性。文書制作部門和檔案管理部門如果加強協作，平時加強溝通，對文書的出版格式、文件之間的統一性等進行詳細的溝通，對于檔案管理人員來說有利于減小工作難度、提高文書檔案管理的規范性。

二、完善文書檔案管理工作的對策

固化而單一的文書檔案管理工作對于企業進行內部資料的自我調整有一定的阻礙作用，檔案管理并非是一勞永逸的工作，還需要對已歸檔的各類檔案進行定期檢查和梳理，確保文書檔案資料的完整性和有序性，進而實現更加快捷準確的查閱使用檔案，做到科學管理、合理利用，為單位、企業的穩定發展提供檔案資料保障。完善文書檔案管理工作，不僅需要管理人員具有足夠的專業知識，在管理制度方面也要建立有效的管理機制做到綱舉目張、有章可循，另外也要加強部門之間的合作，才能完善檔案管理工作。

（一）建立有效的管理機制，促進檔案管理工作的完善

文書檔案管理工作是非常具有標準性和嚴格性的，這要求檔案管理者在日常工作中除了要遵循相關的法律條文、規章制度外，還要根據所在企業或單位的工作性質和內容因地制宜地完善管理機制，區別于科技檔案、財務檔案等類別，使其更加符合文書檔案管理的特性，從而減少在日常管理工作中出現的漏洞，提升檔案管理的工作水平。優秀的檔案管理者絕不是倉庫保管員，對原始資料不僅要收集、整理、立卷、歸檔還要對已歸檔的文件進行甄別，做到去偽存真，對于文件中存在的不當的地方一定要嚴格按照規定進行修補，按照相應的程序開展工作，修改完畢后要對其進行認真的審核，在公文印刷過程中都要按照相應的標準對紙張、字體大小以及排版方式進行核查，充分利用各種工具，發揮其應有的作用。對于檔案管理的規定和程序要盡可能地細化，并且具有可操作性，在公文正式引述之前認真審核簽發的手續是否完整，文件格式是否正確等各種細節問題，以保障檔案管理工作能夠做到盡可能的完善，提升企業內部的文書檔案管理水平。

（二）加強各部門之間的協作關系

在一個企業單位中，各部門之間的良好運行直接關系著企業的發展前途，企業的整體發展離不開各部門之間的良好銜接與合作，只有密切各部門之間的溝通，促進各部門成員的互相走動，使其積極了解到檔案生成部門的主要業務和存在的新情況，加強業務交流，及時獲取關鍵信息，從而達到快速、全面收集檔案資料的目的，實現信息速享的效果，也能積極思考檔案管理工作中出現的問題，并為之提供相應的解決對策。做好文書工作與檔案工作的銜接交流，使兩者之間能夠達到有效的溝通，在文件格式、處理方法和簽發、閱辦手續等問題上達到協調一致，減小對方的工作負擔，有利于文書檔案管理工作的進一步開展。

（三）加強對檔案管理人員的培訓，提升其專業能力和綜合素質

文書檔案管理人員是直接接觸檔案資料的責任人，因此文書檔案管理人員的專業素養在某種程度上來說對文書檔案管理工作的好壞起著決定性作用。對管理人員進行專業的培訓，加強管理人員的專業素質和管理技術，嚴格根據相關規定制定檔案管理條例，加強對管理人員的工作態度和工作方式的規范，使其能夠迅速適應新時期現代化的文書檔案管理方式，充分發揮檔案工作人員的主動性和積極性，培養文書檔案管理人員的專業水平和綜合素質，為其傳授新科技時代計算機管理的方式方法，使其能夠適應計算機操作的管理方式，提升企業的文書檔案管理工作的工作效率，推動現代企業的科技化發展。

三、小結

文書檔案管理工作對于一個企業的長期發展具有著不可或缺的作用，文書檔案資料的完整程度反映著檔案管理方式的合理與否。隨著社會的不斷進步，各行各業的企業管理方式也在發生著一定的變化，這時就越發凸顯以往管理方式的不足。在文書檔案管理工作中，因檔案管理人員不夠專業導致在工作中出現檔案管理漏洞甚至鬧笑話的情況比比皆是。由于檔案管理制度不完善和單位內部之間的交流程度不夠，引起的檔案管理方面的失誤也不乏先例。針對這些狀況企業應做出相應的工作調整，在對檔案管理的制度問題上加強完善，建立了有效的管理機制，對文件中可能出現的問題進行仔細的檢查和審核，以此來促進檔案管理工作的完善。另外也要加強各部門之間的聯系，以此來獲取有價值的信息，做好各個環節之間的銜接交流，在對檔案管理人員的培訓上，加強信息化數字管理方面的技術培訓使其能夠適應計算機操作的管理方式，以此提升管理人員的工作效率和檔案使用效率。

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