新媒體技術在檔案信息管理中的應用及研究

■文/魏艷明

新媒體技術在檔案信息管理中的應用及研究

■文/魏艷明

21世紀是信息化的網絡時代，隨著新媒體技術的逐漸普及，計算機技術在檔案信息管理中的應用已經成為了發展的必然趨勢。檔案信息管理是一項非常復雜的工作，而且具有一定的特殊性，所以要求檔案信息管理人員要不斷提高自身綜合水平，與時俱進，學習先進的技術與手段，跟上時代發展的步伐。計算機技術運用在企業檔案信息管理中已經成為企業單位檔案信息管理方面的必要保障。本文主要介紹新媒體技術對檔案信息管理所產生的影響，闡述了新媒體技術在運用過程中的主要優勢，針對新媒體技術在檔案信息管理中的實際應用進行具體研究。

新媒體技術；檔案信息管理；應用研究

引言

新媒體技術具有先天的技術優勢，是網絡經濟與傳媒產業實現對接的最佳選擇。具有社會與經濟雙重屬性的新媒體既負有傳播先進文化的責任，又有盈利的需求。隨著新媒體技術的發展與運用，計算機技術對人們的生產生活產生非常大的影響，新媒體技術在社會中的地位也變得越來越重要，計算機技術在各企事業單位中已經逐漸滲透到各個崗位，在一定程度上也帶動了檔案信息管理方式的巨大變化。檔案信息管理人員在企業單位中的地位不可小覷，隨著檔案信息量的不斷增加，給檔案管理人員的工作帶來巨大挑戰。檔案信息管理工作具有一定的復雜性，為了保證檔案信息的安全性，提高管理效率，要對新媒體技術與網絡技術加以合理運用，推進檔案管理工作的高效開展，為社會提供更優質的檔案資源服務。

1.新媒體對檔案管理的影響

新媒體技術具有便捷性、互動性、及時性等特點，在信息傳播方面體現出獨特的優勢，作為企業的信息管理人員，要及時地了解與掌握新知識，學習與新媒體有關的知識，了解新媒體的傳播特性、傳播手段和發展方向，在實際運用中與檔案管理工作相結合，通過科學的手段來不斷豐富檔案管理工作的具體內容。同時需要掌握社會人文知識，提高自身的綜合素質，豐富知識儲備，拓寬自身的知識層面，提高從事檔案管理的能力與水平。隨著新媒體技術的逐漸普及與廣泛應用，使人們的視野更加寬廣，獲取信息的渠道也變得多樣化，對人們的生活和工作都會產生巨大影響。檔案管理人員在工作中要嚴格要求自己，在新媒體環境下，培養在檔案收集、運用、傳播過程中的積極主動意識，在案卷設計方面要謀求高標準，樹立服務理念，突破重點、難點，在查閱檔案信息時盡量縮短時間，提高效率。運用科學的方法，依靠先進的技術手段，有計劃地進行檔案管理工作的開展。

2.新媒體技術在檔案管理中的運用優勢

2.1 利用電子技術，使信息查閱更加便捷

傳統的人力整理方式屬于比較粗放的管理方式，不但費時而且費力，管理效率也不高，對于檔案內容的共享極為不利。新媒體技術的應用，可以很好地改善當前狀況，有效地提升檔案管理效率，通過電子技術的查閱，可以使信息的搜索與管理更加便捷，打破了傳統模式的局限性，使傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，讓更多的用戶可以隨時隨地獲取自己需要的信息。

2.2 通過網絡平臺，提高管理效率

傳統的檔案管理工作效率比較低下，工作程序相對來講比較復雜。紙質的檔案在管理的過程中需要完全依賴于工作人員的操作，在檢索時要逐一查找，通過新媒體技術可以使信息的錄入更加便捷，管理方式也更加高效。通過多種途徑來展示檔案的內容，使資料變成無圍欄檔案，并借助網絡平臺可以提高使用者獲取相關信息的積極性，減輕管理人員的工作任務與難度。

2.3 運用新媒體技術，加大宣傳力度

在過去的檔案管理工作中，主要的交流方式是檔案管理部門所創辦的內部刊物、資料等。其影響范圍比較小，在整理的過程中容易出現紕漏，僅憑資料的介紹對所需內容的展示不夠直觀。當前社會，微信、微博等先進的通信方式已經在人們的生活中得到普及，在檔案管理中，結合新媒體技術來開展網絡宣傳，通過建立微信、微博公眾號，來不斷擴大檔案宣傳的影響區域，向更多人們來宣傳珍貴的檔案內容，由此來提升社會影響力，從而提升新媒體的社會價值。

3.新媒體技術在檔案管理中的實際應用

檔案的信息化是社會科技發展的必然產物，是計算機技術結合檔案信息管理為一體的新時代檔案管理創新，計算機技術在檔案信息管理中的運用會體現出大量優點，比較重要的檔案信息在計算機技術的支持下可以被保護起來，大大降低了工作人員的工作量。關于新媒體技術在檔案信息管理中的實際應用主要表現在以下幾個方面。

3.1 促進信息管理向數字化轉換

關于新媒體技術中計算機技術在檔案信息管理中的應用，主要是基于數字技術和網絡技術的基礎上來實現的。可以促進檔案信息的管理向數字化方向轉換，更好地滿足社會的發展對檔案信息資源利用的需求，可以有效地提高檔案信息管理的靈活性與有效性。基于新媒體技術之上促進了電子檔案的形成，并且對各種信息進行分類與篩選，通過加工與整理之后，使檔案管理工作更加便捷，檔案的存儲與傳遞也方便起來，降低了檔案管理的復雜程序，為后續檔案的使用奠定基礎。

3.2 有利于檔案信息的存儲與檢索

檔案信息的管理主要是通過一些技術和手段對一些重要的檔案信息進行安全管理的過程。在對檔案信息的搜集與存儲方面，計算機技術體現出了重要作用，相對于人力管理，計算機體現出巨大優勢，無論是查找的精準度、檢索速度，還是存儲容量，都遠遠高于人力管理。在檔案信息管理過程中，信息量的龐大是一個不易解決的問題，通過計算機掃描技術可以快速地錄入信息，在信息輸入之后，計算機可以自助處理，將有用的信息進行壓縮，從而實現檔案信息的存儲，不但可以節約時間與空間，而且可以提高工作效率。

3.3 為檔案的信息安全作出保障

檔案信息對于每個人具有非常重要的意義，一旦信息泄露，會造成不必要的損失。所以檔案信息管理要充分做到安全可靠，安全保障工作是管理過程中的重中之重，首先要建立起完善的安全保障制度，運用計算機技術，制作防病毒軟件，對檔案信息進行防毒保護，防止黑客對檔案信息進行攻擊。另外對于一些重要文件信息要進行雙重加密處理，放置在加密計算機中，設置密碼并且進行身份權限的設定，安排專業人員進行管理，充分地確保檔案信息管理的安全性。

3.4 提高檔案信息的管理

關于新媒體技術在檔案信息管理中的應用，在一定程度上可以拓寬檔案信息管理的空間，尤其是在當前社會經濟與科學技術不斷發展的環境下，檔案信息管理將面臨非常嚴峻的形式，通過計算機技術的有效處理，可以規范檔案信息的管理環節，提高信息管理的實效性，為社會提供更加優質的服務。檔案信息管理包含著非常復雜的結構，在管理方面具有一定的特殊性，所以在運用新媒體技術時要準確地掌握檔案信息管理的具體內容與情況，對檔案進行加強管理，推進檔案信息管理工作的高效開展，確保新媒體技術的實際應用價值得到最大化發揮。

4.結束語

檔案的數字化管理是隨著當前信息技術的發展而生成的全新的檔案管理方式，數字化的檔案管理對檔案的收集、整理、統計、傳播等工作具有極大優勢。運用新媒體技術來進行檔案信息管理已經成為必然趨勢。通過建立微信、微博公眾號、手機APP等，來滿足人們隨時隨地查閱信息的需求，使人們享受全新的體驗。企事業單位中的檔案管理運用新媒體技術，可以提高檔案管理效率，對企業未來的規劃具有一定的參考價值。所以我們要從全新的角度來考慮問題，加強檔案管理人員知識的培訓，不斷學習新知識、新技能，提高服務水平，跟上新時代發展的步伐，積極制定相關的策略來處理影響檔案管理的種種問題。運用新媒體技術促進企業健康穩定發展。

[1]王曉燕.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析[J]. 中國培訓，2016.

[2]張笑天.計算機技術在檔案信息管理中的應用分析[J].“決策論壇——創新思維與領導決策學術研討會”論文集（下），2017.

[3]韓樹河.計算機數據挖掘技術及其在檔案信息管理系統中的應用探討[J].電子科學技術，2016.

[4]喻念念.淺析信息技術在高職院校檔案管理工作中的應用[J].人才資源開發，2016.

[5]莊虔前.淺談信息技術在檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2015.

（作者單位：河北省承德日報社）

G270.7

A

1671-0134（2017）06-119-02

10.19483/j.cnki.11-4653/n.2017.06.041