信息時代檔案管理工作創新思考

張春子山東歌舞劇院

信息時代檔案管理工作創新思考

張春子
山東歌舞劇院

一直以來，在各個單位發展過程中檔案管理都是十分重要的一項內容及任務，可為單位各項工作的較好開展提供一定理論依據。在現代社會信息技術快速發展的大形勢下，在檔案管理工作過程中，應當結合信息技術進行檔案管理，從而實現檔案管理創新，使檔案管理信息化得以更好實現，從而促進檔案管理工作得以更加良好的發展。

檔案管理；信息化；創新

在當前社會信息技術快速發展的大背景下，在社會上各個領域及行業內信息技術均有著越來越廣泛的應用。在現代檔案管理工作過程中，傳統工作模式及方法已經無法滿足實際需求，因而應當以信息技術為基礎，實現檔案管理工作創新，積極加強檔案管理信息化，從而使檔案管理信息化水平得以提升，使其能更好符合社會發展實際需求及要求，使檔案管理在單位發展過程中發揮出更好作用。

一、信息時代檔案管理工作創新的必要性及重要性

首先，檔案管理工作創新符合當前社會發展趨勢。隨著現代社會上各個行業及領域內信息技術越來越廣泛的應用，整個社會上的信息化水平也不斷提升，在這種大背景下，對于檔案管理工作效率及質量也有著越來越高的要求，而傳統檔案管理模式不但需要耗費較多人力及物力，并且工作效率比較，與社會要求及需求不符。而通過結合信息技術進行檔案管理工作創新，可使以往檔案管理工作情況得以改變，提升工作效率，符合社會發展趨勢。

其次，檔案管理工作創新可提升檔案安全性。在檔案管理工作股從中，十分必要的一個方面就是保證檔案安全性，然而，在傳統檔案管理工作過程中，對于檔案錄入都是通過手工錄入方式，這種方式不不但效率比較低，并且很容易出現錯誤，而通過結合信息技術實現創新，可改變這種收入錄入方式，可提升其效率及安全性。另外，在傳統檔案保存都是紙質保存方式，這種保存方式受外界環境影響較大，很容易出現檔案意識及損害情況，最終會影響檔案信息安全性，導致檔案管理工作很難得以較好開展，而信息化技術的應用可使電子檔案得以實現及應用，使這一情況得以改變。

第三，檔案管理工作創新可提升檔案利用率。對于檔案管理工作而言，其主要目的就是對檔案資源進行應用。在傳統檔案管理工作中，由于均為紙質化檔案，因而檔案的查詢及調用均比較麻煩，這對檔案資源的利用會造成嚴重影響。而通過結合信息技術進行檔案管理工作創新，可使檔案信息資源實現信息化管理，可在計算機中以電子檔案形式進行儲存，因而查閱及調用均比較方面，并未可隨時隨地實現檔案資源查詢及利用，在此基礎上可使檔案資源利用率得以有效提升[1-2]。

二、信息時代檔案管理工作創新有效途徑及策略

2.1 創新檔案管理工作思想及意識

在當前檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理工作實現創新，首要任務就是應當在管理思想及管理意識方面實現創新。作為檔案管理工作人員而言，應當具備創新意識及改革意識，對于先進管理理念及方法應當加強了解，并且應當積極學習及掌握，在此基礎上才能夠更好實現創新。另外，檔案管理工作人員應當具備檔案管理信息化思想及意識，積極學習有關信息化檔案管理的知識，并且在實際檔案管理工作中對其進行應用，在此基礎上才能夠使傳統檔案管理工作狀況得以改變，才能夠為更好實現檔案管理創新奠定良好的支持。

2.2 構建網上服務平臺

在檔案管理實際工作過程中，為能夠結合信息技術實現管理工作創新，另外比較重要的一個方面就是應當構建網上服務平臺。在檔案管理部門內部，應當由專業人員進行相關網站建設，并通過搜索引擎實施推廣，積極創建數字化檔案，從而提供較好網絡平臺服務。檔案管理部門可先構建內部局域網，通過整理及分析相關數據及信息，使檔案信息能夠實現網上搜索及查詢。在檔案收集及管理完成之后，則應當構建檔案數據庫，利用數據庫整理及歸納檔案資源，從而使檔案資料能夠在數據庫中儲存，更加便于查詢及調用。

2.3 積極開展在線服務

對于傳統檔案利用方式而言，其具有十分明顯的封閉性特點，在流通及推廣方面相對而言比較困難，對于檔案資源充分利用會造成很大不良影響，導致信息資源浪費情況十分嚴重。在傳統檔案信息利用過程中，檔案信息查詢及獲取均需在檔案部門內才能夠進行，這對檔案信息的查詢及調用十分不利。通過在信息技術基礎上對檔案管理進行創新，可使檔案管理及網絡平臺之間實現有效結合，從而使檔案查詢及使用能夠突破時間限制及地域限制，使檔案信息流通更加快速及高效。在實際管理工作過程中，檔案管理工作人員可在網絡平臺上設置專門網頁，創建搜索引擎及關鍵詞，可對相關專題進行匯編及設置，對一些具有較高價值，具備較大作用及自身特點的檔案，可進行分類提供，從而可使用戶查詢及使用更加方便。

2.4 積極實現檔案產業化管理

在當前信息時代的大形勢下，對檔案信息管理而言，其已經不再單純是檔案保存，更加重要的一點是檔案資源的充分合理應用，檔案信息已經成為十分重要的一種資源財富，具有十分重要的價值。所以，在當前檔案管理工作過程中，為能夠使以往單純保存檔案信息情況得以改變，應當積極改變以往檔案信息管理模式，實現檔案產業化管理，在此基礎上才能夠使檔案信息資源得以更好利用，使其作用得以更好發揮。在實際管理工作過程中，相關管理工作人員應當將檔案管理工作中在各個部分融合為一體，使檔案管理能夠真正實現產業化，同時能夠通過信息技術的利用，加強不同檔案管理部門之間的聯系，實現檔案資源共享，從而使信息資源能夠得到更好利用，使其作用及價值得以更好發揮[2-3]。

三、結語

隨著當前社會已經進入信息時代，信息技術在社會上各個領域內也得到越來越廣泛的應用，并且發揮著十分重要的作用。在當前檔案管理工作過程中，相關工作人員應當充分結合信息技術進行檔案管理創新的必要性，并且應當積極通過有效措施在信息時代大背景下實現檔案管理創新，為更好開展檔案管理工作奠定理想的基礎，使其得以更好發展。

[1]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創新發展[J].赤子（上中旬）,2015（1）.

[2]李成.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].電腦知識與技術,2013（31）.

[3]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界（理論版）,2012（10）.