高校院系資料室工作流程中存在的問題及對策

■ 易慶玲 徐 廳

高校院系資料室工作流程中存在的問題及對策

■ 易慶玲 徐 廳

本文以昆明理工大學機電工程學院資料室為例，闡述了在院資料室工作流程中存在的各種問題，包括管理信息系統、標準工作流程、軟硬件設施、人員配備等問題，并提出了一些相關的改善建議。

高校院系資料室 工作流程 改善

一、院系資料室及教學資料簡介

高校院(系)資料室是以圖書館為中樞的全校文獻信息系統的“末梢”，是專為各院(系)教學、科研服務的文獻信息資源供應機構。它收集保管的文獻信息資源與各院校學科緊密結合，內容專深，在為各院(系)的教學科研服務中發揮了很好的作用。但是，隨著普通高校的擴招、規模的擴大和現代網絡技術的日漸普及，院系資料室的管理與建設逐漸不能與之相適應，弊端日益凸現[1]。教學資料是指在學校教學過程中累積的一系列與教學工作有關聯的最原始的教學資料，比如，考試試卷、考試成績、試卷分析報告、課程設計、畢業設計（論文）、學科的建設、教學評估等資料。教學資料不但記載了高校管理工作的內容概況，還對高校教學管理層次進行了真實的反映。院校每個學期都有大量的教學資料需要在教學部門與教學管理部門之間形成、流轉并保存。教學資料管理的準確性和可靠性直接展示了院校基層教育的情況，其無論在總結教育工作方面還是在掌握教育經驗方面都起著重要作用[5]。因此，探討高校院系資料室存在的主要問題，找出工作流程中存在的問題并加以改善達到優化工作流程，提高工作效率的目的具有重要意義。

二、高校院系工作流程存在的主要問題

（一）資料手工管理，工作環節不對接

隨著普通高校的擴招，學院學生的人數以及相應老師人數的增多，導致資料室存放資料的量越來越大，包括試卷、課程設計、畢業設計、實習報告、學位論文等等資料。以筆者所在的院系資料室為例，手工管理只能處理一些簡單的事務，例如資料新增，信息修改等，而不具備資料管理流程中的一些事務，例如借閱，新進資料的記錄等方面的問題；手工管理不具備系統備份的功能，重要資料是需要經常備份的，遺失是一筆很嚴重的損失；手工管理對于不同學位資料的管理是混亂的，需要資料管理人員親自建立數據庫，這樣一來，若是管理人員的調動，便會導致新來的人員無法接手工作；手工管理缺乏綜合處理技術和必要的數據庫，導致檢索困難，利用率低下等問題。手工管理資料歸檔的狀態只有一種，即收進來后即存在，這便會導致資料的狀態不確定，容易造成混亂，導致很多工作要重復性的做，浪費了成本，工作效率也提不上去。另外就是工作各環節端口的不對接，造成的重復勞動工作量巨大。

（二）管理體制不順，運作模式封閉

目前，大多數高校圖書館由學校管理，而院系資料室沿用兩級管理體制，業務上屬圖書館管理，而行政事務屬院系管理。目前這種管理體制，導致資料室名義上屬圖書館及院系兩家管理，但實際上又屬兩不管的真空狀態。院系資料室基本獨立于校圖書館之外，校圖書館對其無約束力。資料室與圖書館的業務也缺乏協調，文獻購置及組織利用全由院系決定，資料人員也由院系安排和管理，這種情況實際上是一校多館，圖書館與院系資料室各自為政[2]。因而，院資料室的很多事務難以統籌安排。再有，每年學生離校，清退院級資料處于真空區域。

（三）缺乏標準的工作流程

學院資料室的工作既復雜又繁多，雖然工作仔細是每一名資料工作人員應當具備的品質，但是由于種類繁多，事務繁雜導致再細致的人員也忙得暈頭轉向。例如，學院要進行資料的歸檔整理需要先到學院教務處得到學院老師的任課信息，而這個認可信息雖然是與學校的教務的信息是一致的，但是由于多了學院教務處中轉的這一環節，導致某些信息失真，使得某些工作做了但是毫無意義。每一名進入資料室工作的基礎人員都需要資料管理員親自對其進行指導，當基礎人員過多時導致資料管理人員忙得不可開交。學院資料室的紙質資料管理主要是分為兩個方面，一是教學資料方面，二是圖書、期刊等資料方面。都缺乏標準的工作流程，很多都是資料管理人員描述給工作人員如何進行工作，需要達到一個什么樣的標準，而缺乏紙質的文檔供工作人員研究學習。當教師來提交教學資料時，工作人員又要向教師敘述一次該如何進行提交，同時，對于教師來說，每次提交資料需要找到自己所擔任的課程確認并簽字。有些老師需要翻閱很久才能找到自己的課程，工作效率提不上去，造成了很多人員和時間上的浪費。

（四）配置簡單，服務手段滯后

目前有相當一部分院系資料室尚未配備計算機及一般的基礎設施，仍處于經驗管理和手工操作階段，沒有清晰的服務作業流程，沒有統一的借閱制度，資料室的管理仍停留在蓋章、登記等原始手工操作階段，文獻檢索采用卡片式、書本式、目錄式等陳舊的手工檢索方式。有些院系的資料管理實現了微機化，但也只是將計算機管理系統功能實現的目標和運行的機制確定在對院系資料目錄編制、統計等基礎性管理上，缺乏綜合處理技術和必要的數據庫，導致檢索困難，利用率低下以及圖書流失嚴重。院系資料室這種落后的技術手段不僅不利于文獻的利用，更難以適應網絡時代的服務要求，有礙院系資料室服務水平的提高和服務工作向高水平、深層次的方向發展[1]。筆者所在學院資料室便是后一種情況，雖然配備有計算機等基礎硬件設施，但只是用于運行一個資料管理軟件和打印些紙質資料等基礎工作，對于資料的入庫還是停留在蓋章、填寫資料信息（包括年級、專業編號、年度、盒號、起止件號等）、錄入資料管理信息系統等基礎的操作，缺乏必要的硬件設施。這樣一來增加了很多不必要的操作，降低了工作效率。

（五）工作人員隊伍建設不足

由于很多學院是屬于學校中的大院，資料量龐大也是大院的一個標志，當面臨一些大型的檢查或者參觀等事件時，需要做一些準備工作，這就需要大量的人手，而筆者所在處是招募一些勤工儉學的同學，屬于兼職人員，這些同學有的是剛來的新生，有的是已經入學幾年的學生，還有一些是學院的研究生。學生是需要上課的，部分學生的隨意性很強，這就導致很多緊急的情況發生時找不到人員來幫忙，緊急情況很難處理的問題便產生了。專職人員人數不夠，當遇到開會、監考、培訓等情況則無法估計資料室工作，導致工作停滯；學院、圖書館對人員的培訓力度不足，致使很多工作進展緩慢、服務形式落后。

三、改善高校院系資料室工作流程建議

（一）引進先進的資料管理系統

隨著計算機技術的發展，我們深刻感受到網絡信息技術的發展與應用，為教學科研人員查詢獲取文獻資料提供了極大的便利，為資料室開發信息資源，提供新的服務項目創造了良好的條件。新開發的系統應當具備對不同學位的學生的資料的分類管理功能，使得管理規范化；具備將整個學院的教師的信息整合到一起，根據不同的身份分配不同的權限，以便不同身份的教師進行自身資料進行查閱和維護；具備數據備份功能，對系統中重要的資料信息隨時進行備份；具備與學校教務處進行信息交互的功能，對任課信息進行批量導入和導出功能，可防止任課信息失真的情況發生；具備檔案借閱利用功能并對用戶信息進行維護，進行相關數據的查詢和統計以便對借閱情況進行查看；具備文檔實時狀態瀏覽，以便于查看教師的資料的狀態，是提交準備中，還是已提交狀態；具備相應的歸檔模塊，理論教學、畢業設計、課程設計、實習報告、實驗報告；資料管理系統采用C/S架構，運用當前流行的Java作為其開發語言，同時采用開源的Eclipse作為其開發平臺進行開發。系統功能分為數據管理、系統查詢和系統設置三大模塊。主界面布局上采用橫、縱交叉模式，各種常用功能一目了然[6]。

1.數據管理模塊

根據資料室管理對象的特點，我們將基礎數據劃分為圖書、期刊、物品和讀者四大類。這四類對象既有共同的屬性，也有特有的屬性。例如，編號、名稱、價格、庫存數量等為共同屬性，圖書作者、期刊版次、讀者卡號等為各自的特有屬性。系統把這四類對象的增、刪、改、查縱向整合，統一在同一界面進行管理，有效簡化了系統管理人員的操作。作為核心的借閱管理，我們則將圖書、期刊、物品橫向整合，使得管理員可以在同一界面一次性完成相關的借閱操作。同時，為了適應用戶的使用習慣，提供菜單欄和導航欄兩種選擇方式[6]。

2.查詢模塊

支持圖書管理、期刊管理、物品管理、讀者管理以及豐富的統計分析功能。系統以編號為主索引將讀者與圖書、期刊、物品相聯系，在同一界面顯示讀者與借閱信息，實現快捷的處理操作。管理人員可以根據管理制度將借閱規則輸入系統，系統則可以執行相應的數據處理。系統實現了館藏信息查詢、超期信息查詢、丟失信息查詢和當日借閱查詢，主要數據包含館藏總數、借閱次數、在借總數、現存總數、超期總數、丟失總數等信息，這些是我們在研究院系資料室之后專門針對小型資料室設計的，具有信息量大、統計全面、操作便捷的特點[6]。

3.系統設計模塊

主要包括讀卡器設置、條碼設置、密碼設置和顯示設置。系統預留有讀卡器接口，可以方便地接駁射頻識別儀，實現自動化管理。條碼管理窗口主要完成條碼的設置、打印功能，為建立電子數據庫打下基礎。密碼設置中可以創建不同的用戶，分配相應的密碼及權限，有效地提高了系統的安全性。顯示設置指可以根據用戶喜好對系統顯示如背景圖片、名稱以及聯系方式等信息進行調整，實現系統的個性化定制[6]。

（二）適應發展需要，理順管理體制

理順院系資料室與校圖書館的體制關系。實行院系資料室在行政上由院系領導，而業務上則由校圖書館統一管理，資料室人員的變動，院系應該征求校圖書館的意見[3]。圖書館應該定期對資料室專職和兼職管理人員進行業務培訓，尤其應注意信息管理系統等電子信息技術方面的指導，提供使用者的工作效率。

（三）制定標準的工作流程

標準工作流程，又稱標準作業指導書（SOP）。有了一個標準的作業流程，就避免了工作上很多簡單而又重復的流程，一方面是教師提交資料的工作流程，另一方面是培養新進資料室的工作人員；前者的流程可以在新版的管理信息系統中得以實現，后者可以有圖書管理人員制作，在不斷的實踐中總結出一套標準的規范，用于指導新工作人員作業。由需要使用的人員親自瀏覽，一來提高了管理人員的工作效率，二來規范了工作中的相關流程。當遇到學科評估、學位點認證等重大事項，完善的工作流程可提高工作效率，避免因緊張混亂出現的錯誤，影響評審評估結果。例如學科評估前的自查工作由任課教師完成，教師可依據標準的工作流程上繳教學材料，這樣就減少了自查的工作量，教師可將大部分精力放在學科評估上。

（四）加強橫向聯合

實現資源共享就目前高校圖書資料室的現狀看來，圖書資料室建立橫向聯合是非常必要的，不僅圖書資料人員可以進行廣泛的業務交流，相互學習先進的工作經驗，而且，各院(系)圖書資料室在書刊資料的收集方面，也能起到互補的作用，減輕經費不足的困難。此外，通過聯合，開展室際互查、互借活動，及時為教師提供文獻信息和情報資料。在具體進行橫向聯合時應從實際出發，發揮各院(系)的優勢和特長，使橫向聯合取得最佳效果[4]。

（五）引進先進倉儲設備，提高工作效率

隨著物理倉儲技術的發展，高校院系資料室應當運用信息技術變革管理模式，提高工作效率，根據學科特點建設具有特色的資源數據庫。應加強現代化建設，盡快普及計算機操作技術，配備與之相適應的打印機、傳真機、復印機、掃描儀等，使資料室信息管理都能實現現代化。引進先進的檔案試實體庫和掃描儀，入庫出庫采用掃描條形碼的形式進行，可大大簡化工作流程，縮短工作流程中所消耗的時間，提高工作效率。

（六）加強工作人員隊伍建設

一方面資料室在人員設置上可適當增加管理人員，很多院級資料室都是配備一名管理員，從圖書、期刊到報紙的上架、下架、整理以及借閱等一系列工作均由這一個人完成，由于院資料室坐落于本院的教學樓內這種獨特的地理位置上，導致讀者借閱量非常之大，鑒于資料員的時間與精力有限，除能做些收發、提供計算機管理的借還圖書等簡單的服務性工作外，很難再抽出時間開展深層次的情報資料服務和研究工作；另一方面，可適當增加兼職人員，一個兼職人員時間雖然少，但是多個兼職人員的時間就多了，進行統一的管理，統籌的方法分配工作時間，便能提高工作效率。除此之外，兼職人員還可參與各個教研室、課程活動，充分了解課程、教師的教學安排，例如，有多位老師參與教學的某全校性課程，資料室無法掌握每位老師所負責班級的實際掛科、重修情況。這時應有兼職人員參與該課程的教學、實踐環節等，了解實際情況，成為資料室與課程教師之間溝通的橋梁，本兼職人員可由教師或管理人員擔任。

四、結語

高校院系資料室收集保管的文獻信息資源與各院校學科緊密結合，內容專深，在為各院(系)的教學科研服務中發揮了很好的作用，但院資料室工作流程繁雜，要做好這一項工作，做好工作流程的改善，需要對資料室的硬件設施（包括倉儲設備、運輸設備等）、軟件設施（包括信息系統建設等）進行合理的購置；需要有一套標準的作業流程，避免工作上很多簡單而又重復的工作或者工作流程，一來規范了工作中的相關流程，二來提高了工作效率，節約了大量的時間成本和人力成本，進而提升了院系資料室的服務質量；需要加強橫向聯合，圖書資料管理員的工作很多方面都是相通的，進行橫向溝通可以起到互相學習的作用，也可以提高工作效率；需要強大的人員隊伍，院系資料室的工作量大是大家有目共睹的，對于人員的配備也是必須的，統籌的方法分配工作，可以節約人力成本，提高工作效率；還要有至關重要的溝通和與時俱進的意識，適應發展需要，理順管理體制才能將院資料室的這一類工作做得盡善盡美。

[1]劉芬.高校院系資料室管理存在的問題及對策[J].寧波教育學院學報，2010（8）：31-33.

[2]傅廣榮，徐軍英，等.高校系資料室現狀、論爭及選擇[J].津圖學刊，2002（1）:47-50.

[3]鄭淑嬋.普通高校院系資料室的管理與建設探討[J].雁北師范學院學報，2006(3）：19-23.

[4]劉敏.試論高校院(系)圖書資料室的建設[J].內蒙古科技與經濟，2008(10):189.

[5]孫軍艷，寇靜，朱新黨，等.高校教學資料管理的改革與思考[J].西部素質教育，2016(2):1.

[6]萬超，宋向榮，張春樓.高校院系資料室管理改革與實踐[J].教育與職業，3:190.

作者單位：昆明理工大學機電工程學院