淺談新形勢下基層檔案的管理與監督

李 蘋

明溪縣公務員局，福建 明溪 365200

淺談新形勢下基層檔案的管理與監督

李 蘋

明溪縣公務員局，福建 明溪 365200

隨著人們對檔案工作的認識不斷加深，檔案工作成為社會大眾關注的一個話題，而檔案管理水平更是反映檔案工作的主要依據。在我國的檔案管理工作中，受限于一些制度或者是人為的因素，基層的檔案管理一直不盡如人意，甚至出現了在檔案管理中的違法現象。這就對我國的檔案管理提出了新的要求，檔案管理必須遵循國家相關的政策和法規，必須采取適當的監督和管理，這樣，才能保障檔案管理工作科學合理的開展，才能不斷推動檔案管理工作的提升。

基層檔案；管理；監督

一、新形勢下基層檔案的管理與監督存在的問題

(一)基層檔案違法現象有其隱蔽性

在基層的檔案管理工作中，違法現象是時有發生的，究其原因，一方面是檔案館自身沒有形成專有的制度和舉措，一些人無意識的就出現了檔案泄露問題；另一方面是一些人故意鉆管理制度的空子，通過檔案信息獲取一些非法的盈利，這也導致了檔案信息的泄露現象。所以，這兩種行為都是因為監管不力所造成的，對于檔案管理工作是非常不利的，也影響了檔案信息的使用，所以必須讓行政部門進行嚴格的審查。

(二)工作方法不當

在基層的檔案管理工作中，檔案行政管理是重點，這就導致一些基層的檔案管理工作人員只注重業務水平的高低，而忽略了自身工作方式方法的創新和改善。一些上級的檔案行政管理部門往往對基層的檔案室如何立卷進行引導，而在執法檢查中往往是推薦那些具有較高素質的檔案室參加審評，這就導致許多檔案室沒有太大的動力進行技術創新，人員容易養成懶病，對于基層的檔案管理工作其實是非常不利的，最為常見的就是檔案管理人員的工作調動非常頻繁。

(三)執法者存在盲目實施行政

當前我國檔案管理工作中施行的是《檔案法》，在很大程度上為我國檔案管理工作的開展提供了理論依據和保障，但是我們必須注意到，雖然《檔案法》的實施取得了一定的成效，但是在很多方面并沒有達到預期的效果：第一，檔案行政管理部門根據《檔案法》科研對檔案室進行整合，但是在執行的過程中往往會因為人為因素或者是對法規的理解上出現問題而導致盲目執法；第二，對于一些不符合規范的行為往往沒有徹底的按照《檔案法》實施，一些處罰比較隨意，這對于國家的法規實施是非常不利的，也損害了其他群體的利益。

(四)檢查形式單一、宣傳不到位

檔案行政管理工作最重要的形式就是組織檢查，但是在檢查過程中往往都是一些水平比較高的檔案室，并且參與檢查的檔案室比較少，這就導致檢查工作沒有落到實處，沒有形成較好的效果和反饋，只是流于表面，沒有實現檢查的最終目的。

二、新形勢下基層檔案的管理與監督的措施

(一)加強宣傳教育，提高管理意識

為了提高我國基層檔案管理的水平，必須從根本上改變檔案管理人員的管理意識，加強對法律法規的宣傳，加強管理人員的工作自覺性。從具體的實施來看，檔案行政部門要抓好基層管理人員的理論指導，要加強對我國相關法律法規的宣傳，要督促管理人員對相關制度的認識，從而不斷提升基層檔案管理人員的理論修養和對檔案管理工作的認識，讓他們在工作過程中要注意嚴格遵守相關的法律法規，要注重理論和實際的結合，在實際的工作時要科學的存檔，以法律作為工作的主要依據，這樣才能不斷提升基層管理的水平，才能不斷促進基層檔案管理工作效率的提升。

(二)抓好檔案行政監督檢查隊伍和基層檔案工作人員隊伍建設

檔案行政管理隊伍和檔案工作管理人員屬于檔案管理工作的兩大塊，這兩大塊都必須注重自身的隊伍建設，要以國家的法律法規和相關的制度作為自身行為的理論引導，要注重自身的素質建設和隊伍整體水平提升。當前，我國檔案管理工作主要依據《檔案法》和《中華人民共和國行政處罰法》，每一個檔案管理人員都必須熟悉相關制度，學習理論豐富自身的學識，提升自身素質，遵守國家法律，建設具有更加高效科學的基層檔案部門。

(三)明確責任，跟蹤監督

對多數檔案管理違法行為來說，他們大多都由于單位內部檔案管理工作所造成的。基層單位務必要履行檔案工作責任制，涵蓋了檔案工作獎懲制度、檔案管理業務運行機制及檔案法律自我監督保證體系等。那些重點單位務必要實現專人負責，一旦發現違法行為出現就能立刻扼殺。一些單位本身存在違法行為，并明知故犯也不糾正，理應結合法律條款來追究相關領導和責任人的責任，從而實現標本兼治的目的，確保以標督群、專群結合、形成機制。反之，相互推卸責任，包庇雙方，不敢擔責的，此時進行處罰和調查就會困難重重。所以說，務必要詳細、準確的做好基層的檔案行政執法監督檢查，提早進行檢查，考核細致，使之實現制度化、日常化、全面化、經常化，確保監督指導形式全面開花，實現行政執法和業務指導的共同發展，確保業務監督指導能夠出成效，把問題切實解決掉，從而把扼殺掉違法現象的苗頭。還要健全執法監督檢查的現行模式，抽查的方式沒有時間限制，根據正常步驟來按期抽查基層單位，同時還要采取不按時的突擊抽查。由于隨機檢查可以較好的了解基層檔案的正常管理能力，也便于找到問題的癥結。同時，還要大力宣傳和表揚那些先進單位，監督檢查落后的單位，以此來完善檢查檔案，實現動態化管理，督促后進，標本兼治，從而不斷提升檔案行政執法水平。

(四)嚴肅處理違法現象

執法應當吸納業務指導工作的想法，正視一些不好的現象，例如管理混亂的單位，不能把他們同科學化、規范化、法制化的檔案工作相提并論。相應的要重點監督檢查這些單位，做到獎罰分明，嚴肅認真的進行法律責任行政執法。如果和《檔案法》背道而馳，理應進行處罰，要結合檔案的數量和質量來定性。由于時間跨度不小，所以要結合當時的狀況，既有利于檔案事業的發展，又要雙發都能認可，確保處罰力度適宜，必須要清晰明了，有針對性，切記不能胡亂定案。

三、結束語

總而言之，檔案執法部門務必要真正發揮自身職能，做好監督檢查工作，確保基層檔案工作穩步推進，還要把業務工作提升到新臺階，切實提高檔案管理水平。進一步改善、健全和創新基層的檔案行政執法檢查，如此定能夠加快檔案事業的前進，從而推動經濟的健康運行。

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[3]佟娜.加強基層檔案管理工作刻不容緩[J].辦公室業務，2015(10).

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