“三資”清理后別忘了材料歸檔

□ 孫建臻

“三資”清理后別忘了材料歸檔

□ 孫建臻

筆者在具體指導村街檔案材料整理工作中，發現很多村街費了很大精力開展“三資”清理工作，工作收尾階段只關注清理出的問題，忽視了對“三資”檔案的管理。不少村街在清理工作結束后，沒有專人負責將應歸檔材料及時整理歸檔，導致應保管歸檔的材料缺失嚴重。部分完成歸檔的村街也缺乏檔案整理的專業知識，歸檔材料雜亂無序，簡陋裝訂成卷，容易損毀丟失。筆者認為，造成以上狀況的主要原因是以下幾個方面：

1. 對檔案材料重視程度不夠

從村街負責人到具體負責這項工作的村街文書，對檔案工作的認識沒有達到應有的程度。檔案工作價值體現的“滯后性”導致當目前工作比較緊張、事情比較多的時候，檔案整理工作能減則減，多數被“靠后”處理，時間一長，材料缺失、毀損、遺漏不可避免。

2. 對檔案材料保管不當

受條件限制，多數村街不具備檔案整理的日常用品及保管櫥具，工作完成后及時歸檔的很少，多數是折疊后成摞地存放。

3. 整理內容雜亂無序

個別村街將需要保存的資料線裝成本，但是內容雜亂無序，無封面、目錄、編碼等，裝訂不規范導致首頁和尾頁屢次脫落，內容頁次漸次減少。遇到問題需要查找時需逐頁翻看，存在的內容也一時找不著、查不到。

4. 對“三資”檔案材料認識不全

大多數村街只重視了會計賬簿、憑證單據的保管，其他的資料認為可有可無，我們日常所說的“三資”檔案不僅僅包含賬簿、憑證，還應當包括：集體各種經濟合同和協議；各類資產、資源統計表和臺賬；歷年財務收支計劃及收益分配方案；各種各類財務報表；各類會計憑證、會計賬簿、會計人員交接清單、會計檔案保管借閱單等；各村街財務人員檔案；其他涉及資金、資產、資源方面的清查、會議、報告、總結、證明等等。

“三資”檔案的完整對集體資產的產權權屬、權利義務、保值增值等發揮著巨大的作用，對消除爭議，解決糾紛也至關重要。因此，為解決在“三資”檔案材料保管過程中存在的上述問題，建議采取以下對策：

1. 加強檔案業務宣傳，提高認識

在加強對社區村街具體檔案業務指導的同時，應加強《檔案法》宣傳，切實提高村街負責人及檔案人員的思想意識，從根本上重視檔案工作，做到“應歸盡歸”。

2. 及時有序歸檔，普及正確的查檔方法

查閱方法的對錯與否，直接影響著檔案人員檔案裝訂標準和檔案利用效果。有的村街在整檔時不規落，也反映整檔后越不好查找了，這充分說明整檔的基本常識沒被掌握，各人習慣用自己的存檔方法，不統一整檔標準達不到檔案整理的意義，只有明確檔案材料整理的基本常識，掌握查檔方法，才能更好、方便、快捷地發揮檔案價值。

3. 完善檔案保管條件

有條件的村街可以配備必要的檔案裝訂、保管用具。沒有條件的可以設置統一的檔案室，配備裝訂材料，明確保管人員，各村街將裝訂好的“三資”檔案材料在規定區域集中存放，便于管理、查找、利用。

4. 制定制度，責任到人

檔案材料經辦及保管人員，從資料的收集、分類、整理、裝訂、保管、查閱等各程序都要明確責任，制定相應的制度，避免出現人為的丟失、毀損、散亂等現象發生，確保檔案材料的完整、有序、安全。

（作者單位：山東省莒縣檔案局）