電子檔案的安全管理淺議

楊冬美

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的廣泛使用、電子政務(wù)、電子商務(wù)等工作的開展，產(chǎn)生了許多電子文件，大量具有保存價(jià)值的電子文件需要做好保存工作以備不時(shí)之需，這就要求將這些電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存。網(wǎng)絡(luò)使得電子檔案的使用變得更加方便俠捷，同時(shí)，也給電子檔案的安全管理帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；安全管理

一 、檔案信息安全工作的必要性

檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國(guó)家事務(wù)活動(dòng)的歷史過(guò)程。檔案中有相當(dāng)部分涉及國(guó)家機(jī)密，關(guān)系國(guó)家安全，包含國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強(qiáng)的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國(guó)家安全，損害公眾的利益，危及社會(huì)穩(wěn)定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對(duì)其在數(shù)字環(huán)境中存儲(chǔ)傳輸?shù)目煽啃砸蟾哂谄渌麕綕饪s脫水一體機(jī)，如何提高檔案信息的安全性，成為檔案管理信息化時(shí)代必須面對(duì)的問題。

二、檔案信息安全性的范圍

檔案信息的安全性包括三大范圍機(jī)密性：使非合法授權(quán)者不得使用真實(shí)性：可確定檔案來(lái)源的合法性完整性：確保檔案沒有被有意或無(wú)意地篡改。

根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過(guò)程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實(shí)性需求；完整性需求。為了滿足這三個(gè)安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計(jì)一個(gè)較為完整的安全系統(tǒng)。

電子文件檔案的管理過(guò)程完全是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

目前，互聯(lián)網(wǎng)存在許多安全威脅，電子檔案極易受到諸如非法篡改、刪除等危險(xiǎn)，電子檔案的安全存儲(chǔ)和備份非常重要。因此，要做好電子檔案管理工作，就要從以下幾個(gè)方面著手：

三、增強(qiáng)電子檔案管理工作的安全意識(shí)。

長(zhǎng)久以來(lái)，部分單位和個(gè)人只注重企產(chǎn)品業(yè)務(wù)管理工作，而忽視了電子檔案的安全管理，無(wú)論是在日常的工作計(jì)劃還是工作總結(jié)中，都甚少提及電子檔案管理方面的內(nèi)容，久而久之，以至于很多企事業(yè)資料的完整性遭到破壞，對(duì)企事業(yè)的相關(guān)電子檔案的查找與管理帶來(lái)諸多的困難，因此，加強(qiáng)電子檔案管理、增強(qiáng)電子檔案的安全意識(shí)實(shí)為企事業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

四、建立必要的電子檔案安全管理制度。

針對(duì)企事業(yè)電子檔案安全意識(shí)薄弱，制定相應(yīng)的管理制度，例如檔案的接收、分類、簽訂、銷毀等制度，把電子檔案的安全管理工作提到日程工作安排里去，做到有據(jù)可依、有章可循。

五、要定期的進(jìn)行電子檔案的安全性檢查。

針對(duì)某些有可能給檔案帶來(lái)侵害的隱患要及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，將危害消滅在萌芽伊始。

六、提高電子檔案管理工作人員的安全意識(shí)和警惕性。

因?yàn)閷?duì)企事業(yè)而言，某些電子檔案的價(jià)值非常高，這有可能會(huì)引起一些不法分子的覬覦，如果這時(shí)候工作人員管理松懈，大意麻痹，則有可能造成檔案失竊等損失，因此，電子檔案管理工作人員必須時(shí)刻提高警惕，努力做好自己的本職工作。

七、完善好相應(yīng)的防盜設(shè)施。

對(duì)企事業(yè)而言，電子檔案是不可再生的寶貴資源，防盜是做好電子檔案安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，決不能掉以輕心。同時(shí)，必要的時(shí)候企事業(yè)也要多投入一點(diǎn)的物力財(cái)力，盡可能的將檔案庫(kù)房的防護(hù)措施做到最好，起到足夠的防御作用。

八、建立完善的獎(jiǎng)懲制度。

對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的電子檔案安全事故，應(yīng)該及時(shí)查找原因，明確事故責(zé)任，給予有關(guān)責(zé)任人員相應(yīng)的處罰。這樣，才能起到警示作用，防止類似事故的再次發(fā)生。目前，很多企事業(yè)往往是僅對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予通報(bào)批評(píng)就算了，一些較為嚴(yán)重的事故也作如此的處理，這樣的處罰力度明顯偏輕，沒有起到足夠的震懾作用，達(dá)不到預(yù)防事故再發(fā)生的效果。

綜上所述，我們不難看出：由于一些企事業(yè)的電子檔案管理安全意識(shí)淡薄，經(jīng)費(fèi)投入明顯不足，防范措施不到位，電子檔案在保管、使用等過(guò)程中存在著各種各樣的隱患，嚴(yán)重危及電子檔案的安全。因此，企事業(yè)全體上下必須牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想理念，加大對(duì)電子檔案工作投入的力度，建立綜合性的安全事故預(yù)防體系，積極參加安全知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，把電子檔案安全融入到所有活動(dòng)領(lǐng)域并占據(jù)主導(dǎo)地位，創(chuàng)造一個(gè)良好的電子檔案保管環(huán)境。只有這樣，才能更好的做好電子檔案管理工作。

智信電子檔案管理系統(tǒng)適用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、工廠、學(xué)校等的人事管理，檔案管理，是進(jìn)行人力資源管理的強(qiáng)大工具。智信電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、導(dǎo)出EXECL、打印輸出等，全面支持圖片掃描管理模式，操作簡(jiǎn)便、功能卓越，是人事檔案管理人員的得力助手。

結(jié)語(yǔ)

總之，電子檔案是企事業(yè)的寶貴資源，具有非常重要的憑證和參考作用。對(duì)企事業(yè)而言，電子檔案是不可再生的資源，一旦遭到破壞或遺失，將會(huì)對(duì)企事業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。企事業(yè)的電子檔案管理工作關(guān)系著企事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。因此，做好電子檔案的安全管理是每個(gè)企事業(yè)日常業(yè)務(wù)的重中之重。在此之前，廣大電子檔案工作者也曾為此做出了不懈的努力，也取得了比較顯著的成效。

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