論獨立學院評估工作對高校檔案管理工作的促進

朱進

（河北工程大學 科信學院，河北 邯鄲 056038）

論獨立學院評估工作對高校檔案管理工作的促進

朱進

（河北工程大學 科信學院，河北 邯鄲 056038）

文章分析了檔案管理工作與獨立學院評估的相互促進關系，論述了獨立學院評估工作對高校檔案管理工作的促進作用。

高等院校；獨立學院；評估工作；檔案管理

一、關于獨立學院評估以及檔案管理工作的相關分析

（一）獨立學院及獨立學院評估

獨立學院與普通高校具有一定的區別，其是由一些普通本科高等院校按照相關的機制以及模式，在社會力量的支持下所建立的，能夠達到本科層次的獨立辦學實體。

通常所提到的獨立學院評估工作，即在一定的教育目標下，對獨立學院教育教學方面的相關信息進行系統性地搜集，并對學院發展的實際情況進行具體準確地了解，再對其進行科學地分析，從而對學院的辦學能力和辦學水平做出綜合性的評價。

評估工作很好地推動了獨立學院相關工作的開展，對于學校在教育教學方面的改革以及對管理部門相關工作的完善均具有重要的意義，這些意義既有宏觀性，又有微觀性，其為學校今后良好的發展提供了正確的方向。

（二）檔案管理工作與獨立學院評估的相互促進

對于任何單位或者是企業來說，檔案便是單位或者企業發展的真實記錄，其全面、真實地記錄了某個組織的發展狀況。檔案管理是對相關資料的保存和整理工作。從檔案管理工作的特點來說，其具有政策敏感性強、機密性高、專業性強等特點。檔案是對一個集體成長和發展的寫照，包含了集體所有的信息，具有較強的社會價值。因此，在獨立院校發展的過程中要做好檔案管理工作，發揮其在學校發展中的重要作用。

隨著信息技術的發展，在社會事業和經濟建設進行的過程中，對于已有的檔案管理工作的方法方式以及管理的理念也在不斷地提出新要求。傳統的檔案管理形式已經開始被時代所淘汰，人們開始傾向于新的管理方法和方式。如何實現先進技術以及設備在檔案管理工作的應用，使其能夠更好地推進檔案管理工作的進行，是目前各大機構組織在檔案管理方面所思考的方向。就目前我國的高等院校來說，其規模與機構的設置是極為復雜的，這也就意味著檔案管理工作的繁重和復雜。

對當前獨立學院的辦學情況進行分析不難發現，在其辦學的過程中無論是教師資源的變動，還是學生的流動都是極為頻繁的。在該種情況下，能夠做好獨立學院檔案管理工作，及時更新信息，保證檔案資料的時效性，對于獨立學院在評估工作中取得良好的成績具有極大的促進作用。從當前獨立學院的辦學狀況來看，想要使其能夠在教研工作、教學等方便取得相應的成績，做好檔案管理工作都是必要之舉。對于獨立學院在檔案管理方面的工作人員來說應該要積極地結合獨立學院在現階段的具體狀況以及檔案管理工作的實際情況，在此基礎之上，運用先進的管理技術，對學院相關教學院部的相關檔案資料進行整理、搜集、鑒定和利用。獨立學院在經過評估工作之后，檔案管理方面的相關工作人員在專業素質和服務意識上均能有較大程度的提高。

二、獨立學院評估工作對高校檔案管理工作的促進

（一）提升檔案管理工作地位，促進宣傳檔案服務意識

從當前獨立學院檔案管理工作開展的實際情況來看，很大一部分檔案資料在管理過程中并沒有得到正確、合理的管理，甚至正處于消逝的邊緣。在進行檔案資料的收集過程中，目前獨立學院所采取的依舊是以紙質檔案為主，而對于音頻檔案資料的收集仍然是舉步維艱。因此，該方面需要相關部門的工作人員能夠具有較強的責任意識，做到主動作為，積極地參與到檔案管理工作中來。在評估工作進行的過程中，檔案管理工作人員要以此為契機，積極地發動廣大教師參與到檔案管理工作中，進行相關資料的存檔和整理。在該過程中使其能夠更好地認識到檔案管理工作的重要性和工作的復雜、困難，此外還有利于相關教師自評自建意識的培養，能夠促使檔案管理工作變得更加的規范完善。獨立學院評估前，為了能夠使學校在評估中取得好成績，學校往往會大力宣傳檔案整理的重要意義，并以評估的指標來明確進行評估工作中所涉及檔案資料的整理和細化，督促各教學院部做好檔案資料的整理、補充、規范，使獨立學院的檔案資料更進一步地趨向規范化。

此外，為了保證評估工作中的檔案查閱過程中獨立學院能夠取得好成績，獨立學院往往會提前對評估所涉及的檔案資料進行自我檢查。重點檔案重點查閱，不足之處重點糾正。在這種層層落實的基礎之上，獨立學院在整個評估工作之后檔案管理工作將會取得很大的進步。為了能夠實現評估過程中對檔案資料查閱的便捷，獨立學院在檔案管理方面往往會進行極大的改進。在評估過程中，評估的高要求往往會進一步加強檔案管理人員的責任意識，使其在工作中能夠更好地發揮服務作用，使檔案管理工作由管理型轉變為服務型，能夠更好地為學校師生提供更及時、全面的服務。

（二）增強了院部合作，完善了建檔歸檔，以評促建

在高校進行評估的過程中，評估小組將會對獨立學院各方面的情況進行了解。評估的內容涉及到了獨立學院的辦學情況和發展狀況，具體還會從獨立學院辦學的指導思想，學校師資隊伍的具體情況，教學管理水平，學生的人文素養以及道德素養，學校的整體衛生環境等方面來進行細致的考核，可以說評估工作的進行涉及到了獨立學院工作的方方面面。為了能夠便于評估小組對獨立學院相關方面情況的了解，在進行評估前，獨立學院往往會需要對各方面的檔案資料進行積極的搜集整理完善并分類歸納。以河北工程大學科信學院為例，包括教育部評估、每四年學位辦對新招收專業進行的評估以及每年學校學期中和學期末、年終考核的自查評估等等，在評估工作開展前，全院上下動員，需要認真地準備大量的工作。評估工作主要從四方面進行：一是聽取學校領導工作匯報；二是進行校園情況的實際考察；三是進行師生問卷調查以及開展座談會；四是進行檔案資料的查閱工作。其中，檔案工作是重中之重。通過評估，科信學院建立了各種相關資料室，充實和完善了各方面資料的建檔歸檔工作，如：科信學院教務部除每年每學期固定編制課程表外，另還以總校資料為藍本，結合本學院實際情況編制出了24個專業的教學計劃、教學大綱及實習實驗大綱，并印刷成冊，從而完善了各專業的教學計劃資料，為各專業的教學發展進行打下了良好的基礎，很好地促進了學院的建設。

由于獨立學院評估所涉及到的資料范圍廣，因此在進行相關檔案的收集、整理、歸檔、立卷過程中工作量很大，需要整個學院各職能部門的良好配合，同時也會涉及到主校區的各職能部門。因此，在進行評估工作中，需要加強學院內部的團結協作，以及其他學院各職能部門與獨立學院之間的聯系，利用一切先進的技術對檔案資料進行管理，從而為評估工作做好全面的服務。因此，為了保證在評估過程中獨立學院能夠取得好的成績，在日常工作中，各學院各部門之間應該要協調好工作，對于各學院部門內部的檔案資料進行全面完善，對于一些重要的資料信息進行及時地歸檔、立卷，以方便日后的提取，為迎評做好準備。

（三）改進檔案管理方法，規范檔案管理工作

通過對傳統檔案管理過程以及相關方法的論述不難發現，面對高校檔案管理工作中繁重的任務，傳統的管理方法不僅費時費力，還增加了管理成本，很難實現檔案管理的科學化合理化。此外，傳統的檔案管理暴露出諸多問題，例如：檔案的書寫、形式的規范問題、歸檔、查閱問題等。在評估過程中，由于會涉及到檔案管理工作，這勢必會對獨立學院的檔案管理工作提出新的要求，促使學校不得不對檔案管理工作加以改進和完善。

在獨立學院評估過程中，評估小組的相關成員往往會對獨立學院各職能部門的檔案庫進行全面、深入的了解，從而保證評估結果的公平公正。鑒于評估中相關指標要求，為了能夠更好地通過評估，各獨立學院往往對檔案管理人員的專業技能和管理理念提出相應的要求。進入21世紀后，隨著計算機應用的普及，計算機已經成為了重要的辦公工具，計算機技術的引用極大地提高了辦公效率，改善了辦公效果。在現今的檔案管理工作中，部分獨立學院已經實現了電子檔案的建立，并正式運行，這為獨立學院的檔案管理工作帶來了極大的便利，使得檔案管理工作更加趨向于科學化和規范化。在電子檔案管理中，為了使工作人員能夠更好地開展相關工作，往往需要對工作人員進行集中培訓，使其能夠規范地進行檔案資料的電子化管理。因此，近幾年在獨立學院評估工作中，電子檔案的應用又逐漸趨向于平常化。

從目前獨立學院檔案管理工作開展的情況來看，其有待改進的地方還比較多。對于檔案管理部門來說，評估工作的開展為檔案管理工作的整體改善提供了良好的契機。在評估小組開展評估工作期間，相關領導應當積極關注事態發展，引導好相關部門做好檔案管理工作，并加大對檔案管理工作重要性的宣傳，使其能夠正確地認識檔案管理工作，同時保證檔案管理工作的科學性，管理方法的合理性。同時需加強各教學院部之間的聯系，通過新興技術的應用，來推動檔案管理工作朝更好的方面發展。

[1]莫月紅.高校檔案管理工作的優化建設分析[J].現代經濟信息.2014，9（11）：62-62.

[2]所敏.中心衛生院檔案管理工作的現狀和與發展策略[J].辦公室業務.2014,6（15）：202-202.

[責任編輯陶愛新]

Theory of independent college evaluation work for the promotion of college archives management work

ZHU Jin
（Kexin College of Hebei University of Engineering, Handan 056038, China）

this paper analyzes the mutual promotion between archives management and independent college evaluation work, discussing the influence and promotion of evaluation work on archives management.

colleges and universities; independent college; evaluation work; archives management work

10.3969/j.issn.1673-9477.2017.01.014

G271

A

1673-9477(2017)01-046-03

[投稿日期]2016-11-07

河北省檔案局科技計劃項目

朱進（1981-），女，河北邯鄲人，館員，研究方向：檔案管理。