OA系統與醫院檔案管理的鏈接研究

劉蕓

摘 要：本文在對OA系統與醫院檔案管理的鏈接方法進行分析的基礎上，對系統同醫院檔案管理鏈接的設計進行了具體分析。同時，對系統功能、模塊設計及實現進行了深入探討。通過系統的設計，以期為醫院提供更加便捷、高效、優質的檔案管理信息服務。

關鍵詞：OA系統；醫院檔案管理；鏈接

Abstract： Based on the analysis of the link between OA system and hospital archives management， this paper makes a concrete analysis of the link between the system and the hospital archives management. Explore the system function， module design and Implementation，which can provide more convenient， efficient， high-quality file management information services for hospital.

Keywords： OA system； Hospital file management； Link

醫院檔案是醫院開展各項活動的信息的載體，如何高效利用醫院檔案信息，幫助醫院各項工作更好地開展服務，是醫院檔案管理工作面臨的重點問題。我國醫院在發展的過程中，越來越重視檔案管理。通過建立網絡化的醫院檔案管理系統是醫院實現可持續發展的必要要求[1]。在今后的工作中，醫院不管是黨政工作還是臨床、醫技工作，都在形成檔案，也在利用檔案，如此復雜的管理工作如果沒有一個檔案管理系統，就十分容易導致整個檔案管理工作的混亂。本次研究擬將OA系統與醫院檔案管理實現鏈接。

1 OA系統

OA（Office Automation，辦公自動化）系統，在技術不斷進步下，已經從傳統的技術結構——C/S結構實現B/S結構，該系統整個負載輕，開放性好，系統維護升級方便。利用OA系統，網絡辦公不再受到地域的限制，用戶端只需要利用Internet的超文本、多媒體傳輸技術，就能夠實現對文本、圖像、聲音等信息的訪問，從而直接完成信息查詢、錄入等操作，具有良好的使用性能。

2 OA系統與醫院檔案管理的鏈接

關于OA系統與醫院檔案管理的鏈接，其鏈接的目標在于OA系統流轉完畢之后將需要歸檔的信息轉入到檔案管理系統中，在這個過程中需要保證所有數據的準確與完善，在數據交換的過程中以及完畢后，整個數據以及系統都是安全穩定的。OA系統在完成流轉之后這中間關聯到的數據必定是存在于一個或者多個數據表中，因此醫院檔案管理系統也是通過一個或者多個數據表實現管理。目前醫院常使用的兩種鏈接方式分別為以下兩種：

2.1 鏈接方式一。使用標準接口，很多醫院對OA系統與檔案系統的后臺數據庫都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系統互聯[2]，具體表現在使用接口程序提取OA數據庫中的原數據，建立與檔案系統數據庫字段的對應關系，完成這一系列操作之后轉入檔案系統相對應的表中。其中關于電子全文的掛接，都是先建立一個FTP服務器用來存放檔案中的各種數據，然后OA系統的數據庫中目錄與對應電子全文存在關聯，接口程序在運行的過程中同時將與之關聯的電子全文上傳到預先配置好的FTP服務器的存放路徑中，從而實現電子目錄與電子集全文的一一對應。

2.2 鏈接方式二。通過使用EXCEL數據交換文件實現兩者之間的鏈接。由于不同的軟件公司會開發出不同的OA系統，這就導致OA系統之間會存在差異。因此通過利用EXCEL實現導出與導入，這個過程不需要一個統一的接口標準[3]，只要能夠配置導出與導入接口即可完成。能夠實現如此簡單便捷的鏈接，是因為在OA系統中已經將原本插入到檔案管理系統數據庫中的數據導出至EXCEL中，再利用檔案管理系統的導入接口實現字段的配置，當兩者匹配成功之后就能夠實現后期的檔案信息整理與歸檔工作。

上述兩種鏈接方式，第一種需要重點做好鏈接過程中數據的安全與準確。第二種雖然比第一種要簡單，但是工作量會增加，也在一定程度上增加了成本。如何將OA系統與醫院檔案管理實現最大限度的鏈接，本次研究進行了設計與實現。

3 OA系統與醫院檔案管理鏈接的設計與實現

3.1 PHP網絡編程語言與用戶需求分析。

（1）本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免費的產品，沒有知識產權問題，加上開發利用成本較低，具有良好的應用優勢。本次研究使用的PHP語言是一種嵌入式的HTML腳本語言[4]，其作為互聯網開發語言中應用最廣泛的之一，具有簡單易學，實用性強、功能強大、可跨平臺運行等多項特點。以PHP語言的安全性能為例，PHP語言的安全性能是受到全世界用戶廣泛公認的[5]，其程序代碼與Apache編譯方式使得PHP語言具有靈活的安全設定功能。MySQL是一種快速、多線程、多用戶的SQL數據庫服務器[6]，能夠實現在不同操作系統下的運行。全球知名的公司都使用MySQL數據庫，例如谷歌、新浪等。MySQL不僅功能強大、跨平臺性強，還支持各種開發語言、數據庫存儲容量大、運行速度快、安全性能高[7]。以安全性能為例，MySQL數據庫服務器靈活，各種安全權限、口令系統需要用戶進行身份驗證，當用戶連接到服務器，所有的傳輸就會變成加密模式，從而有效保證了數據安全。

（2）作為OA系統與醫院檔案管理鏈接的準備工作，以及為了保證系統的實用性，用戶需求的調查十分必要。本次研究對某院開展為期4個月的需求調查，以黨群、行政、智能部門和重點學科等作為主要調查對象，通過利用專題小組討論以及個人訪談的方式，對職能部門、醫技科室反饋得到的意見和建議進行收集和整理，為用戶需求調查提供基礎。以醫院的文書檔案為例，分析其用戶需求。整個用戶需求的了解采取表1的步驟進行。

另外，針對科技檔案（醫療檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、出版檔案）、專門檔案（教學檔案、財會檔案、病案檔案）進行用戶需求分析。以醫療檔案為例，考慮到醫務部、護理部、醫院感染管理辦公室、醫療保險辦公室是醫療檔案利用的重點部門，而醫院人事部、護理部、科教部等是利用科研檔案的重點部門[8]，綜合發現，醫院建立起一個網絡化的檔案管理系統十分必要，醫院內部職工希望能夠隨時隨地實現各種資料的查詢、打印等功能。

3.2 從鏈接角度分析系統設計以及總體架構。

（1）本次研究的重點是實現醫院對檔案的分布式辦公，實現用戶能夠不受時間、空間的限制進行檔案信息的查詢，因此本次研究醫院檔案管理系統的運行一定是采用互聯網技術，通過依托于B/S結構的OA系統平臺實現整個系統的運行。以用戶界面為例，其在設計上就需要保證用戶界面良好，語言通俗易懂，有提示的范例或指導語。用戶界面的視覺效果也要綜合性考慮到檔案系統工作的特點，簡單大方。

（2）本次研究采用B/S技術結構方式，見圖1。比起C/S技術結構，這種結構方式能夠在任何時間、任何地點為用戶提供查詢、打印等服務，其適用人群更加廣泛。

本次設計的醫院檔案管理系統一共分為門戶層、應用層和數據層，門戶層包括客戶端在內的檔案查詢錄入界面、檔案應用界面以及管理員界面。應用層包括文書檔案管理系統、醫療檔案管理系統、檔案借閱管理系統等，在門戶層與應用層之間使用到的是OA系統以及本次應用的PHP網絡編程語言。在數據層，則包括文書檔案數據庫、醫療檔案數據庫、論文數據庫以及輔助管理數據庫等[9]。

3.3 系統的功能設計。

第一，在了解醫院用戶需求的基礎上建立MySQL數據庫，并建立起相應的關聯，考慮到今后工作的實際需要以及工作便利，根據安全原則建立起不同的檔案數據庫，確保不同的數據庫統一又相互關聯。

第二，利用Internet網絡和瀏覽器，系統使用者可以實現遠程訪問[10]，例如進入到檔案查詢界面等。該界面采用+PHP語言混合設計而成，實現對所有子模塊的查詢與錄入。系統設計考慮通過POST的方式向Web服務器提交用戶錄入信息，確保信息安全[11]。另外利用PHP編程，用戶根據自己的需要將信息通過Excel或者其他文件格式的方式保存起來。

第三，系統服務器程序根據用戶傳輸的數據，通過內部解析了解查詢關鍵詞[12]，再利用MySQL數據庫管理系統提供的插入、更新、刪除等查詢功能，對醫療、基建等檔案管理數據庫以及輔助管理數據表進行操作，并將結果反饋至用戶端。

3.4 系統模塊設計。將OA系統與醫院檔案管理信息系統結合，考慮設計兩個界面，一個為用戶界面，一個為管理員界面，管理員界面只向醫院檔案管理工作人員開放。此舉的目的在于保證醫院各項數據的安全，避免數據泄露。在模塊中，兩個界面都包括了一致的系統，具體為文書檔案管理系統、醫療檔案管理系統、教學檔案管理系統、論文管理系統、基建檔案管理系統、設備檔案管理系統、出版檔案管理系統、財會檔案管理系統、用戶管理系統、查詢管理系統、錄入管理系統、借閱管理系統。

3.5 系統模塊功能。關于查詢功能：支持精確查詢與模糊查詢，用戶不需要輸入全部信息，只需要輸入關鍵詞系統就會自動彈出滿足條件的相關條目的列表，用戶想要打印，系統也提供打印功能。

關于數據錄入功能：主要是在用戶界面中，系統向用戶提供自主錄入界面，而用戶只需要根據系統的要求自主錄入相關數據，確認提交后用戶錄入的信息就會被儲存起來，之后用戶只需要將文件材料原件放置醫院的檔案室進行存檔就完成了整個數據錄入過程。系統不僅提供用戶界面的數據錄入，同樣也提供管理員界面的數據錄入。

關于數據錄入管理：管理員針對用戶提交的系統數據以及提交的文件材料原件，再結合用戶錄入的賬號，進行審核兩者之間無誤差之后可提交，臨時數據表中不會有用戶上傳的臨時數據，數據變成永久性。

關于數據批量管理：由于數據在產生的過程中必定會存在垃圾數據，其中也可能存在用戶在錄入后長期未進行數據材料原件的提交，逐漸產生的垃圾數據必定會影響到整個系統的運行，因此管理員需要定期對系統進行垃圾數據的清理。

3.6 實現。本次研究將OA系統、PHP+MySQL聯合在一起，設計出一個符合醫院實際需要的檔案管理系統，希望能夠實現用戶在任何時間、任何地點的查詢等操作。另外，管理員身份的工作人員也可以通過網絡進行操作與管理等工作。

進入到系統的登錄，選擇常用的瀏覽器，進入到OA平臺，輸入密碼選擇檔案服務，并輸入用戶名和密碼，根據用戶界面進入到醫院檔案管理系統，如果是管理員則通過登錄專用網址以管理員的身份進入到系統中。隨便點擊系統菜單中的某一個管理，進行查詢。了解系統的錄入功能、借閱功能、輔助管理功能等，發現整個系統都能夠正常使用。在該套系統試運行的過程中，所有試用人員都覺得該套系統實用性和時效性明顯，充分展現出該套系統良好的工作性能，從側面可以發現OA系統與醫院檔案管理兩者之間鏈接良好。

4 結語

本次研究將OA系統與醫院檔案管理系統結合，比起醫院原使用的檔案管理軟件不僅縮短了檔案利用者與管理者之間的距離，還實現了醫院內部檔案資源信息的共享，為用戶提供更加便捷、高速、高質量的服務，信息檢索的質量也大大提高，初步建立起了一個OA系統與醫院檔案管理鏈接的新局面。通過本次研究，基本上實現了檔案管理部門從原本的半封閉式管理模式變成開放式管理服務模式，是醫院檔案工作實現進步的有效方式。本次研究將OA系統與醫院檔案管理鏈接，不僅顯現出明顯的實用性和時效性、操作簡單、靈活性明顯，還具有準確性高、安全性高等多項優勢。本次研究的不足之處在于整個系統在通用性、標準化方面還需要進一步改進。希望在后續的研究中能夠實現OA系統與醫院檔案管理的“無縫鏈接”。

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（作者單位：廣西右江民族醫學院附屬醫院 來稿日期：2016-11-22）