高校教學秘書的工作探討

范奧

摘 要：教學秘書，高校里一支不起眼的隊伍，但她們是高校教學管理系統中的一個重要角色，有著不可替代的作用。本文主要結合自身實際和教學秘書的一些具體工作，探討教學秘書應該具備的素質、能力和提高工作效率的一些方法。

關鍵詞：高校教學 秘書 工作探討

在《教育部關于全面提高高等教育質量的若干意見》（教高〔2012〕4號）文件中寫到高等教育應加大應用型、復合型、技能型人才培養力度。因此必須要用高效的現代化教學管理手段和教學管理辦法才能培養出優秀的人才，在高校的日常管理中，教學管理是重中之重。[1]

一、教學秘書的工作特點

形容教學秘書的工作可以用“事務多”“標準高”“壓力大”來形容。因此在高校中教學秘書多數是一群娘子軍，她們多數是外表嬌俏可人，內心激情如火，典型刀子嘴豆腐心的“女漢子”。

“事務多”其實可以用“雜”來詮釋？就以我的工作為例簡單說說我們的一些工作。每周三下班前上交教學簡報一篇；每周四之前上交下周周工作計劃；每周五統計各班分學生具體到日、節次、課程缺課情況信息表、分班級分學生全學期缺課情況匯總統計表；每月5日前上交教師考勤表、考核表、課時統計表；每月24日前完成網站教學管理文章上傳4篇，其他共計8篇；每月26日前完成給各職能部門考核工作；每月26日前上交本部門信息化建設、教師培訓相關證明材料；開學準備工作有發放課表（教師、班級、教室張貼等）、教輔資料發放（教材、備課本、教學日志、記分冊、聽課記錄本等）、教學器具發放（粉筆、板刷等）、實訓室檢查與調試、組織教師實訓室衛生清掃工作、協助安排新教師預說課；期初期中期末各類檢查表格無數，期末試卷整理審核，每年一次國家數據平臺數據填報，各類教學檔案整理上交，補考、英語等級考試報考、教材征訂數據整理等，還有平時與其他部門的事務銜接，各個事務務必事務躬親，務必事無巨細。[2]

“標準高”是對我們教學秘書的一個常規要求。如果把升本評估工作、教學管理工作比喻成一臺正在運作的機器，那么我們這一群人就是這個機器的“潤滑劑”，起著調試和磨合和連接的作用。因為我們的工作標準影響著我們常規教學工作的質量。我們學校是新升格的本科院校，一項項數據要求真實準確，環環相扣且合理，要求嚴格按照高等教育辦學規范、應用型本科教學規律執行，我們是最基層的“實施者”。

“壓力大”則是因為成績管理、考試管理、日常教師的考核材料收集，是與學生、教師、學校利益息息相關，哪里出錯了就意味這一方利益的損失。所以我們的工作從某種程度來說到了不容許出錯的地步。人非圣人，孰能無措。為更好的開展工作，取得更好的工作效果。我們這一群人時刻都有著“如履薄冰”的感受。不是因為矯情，是因為對工作的真誠，是對自己的嚴格要求。為了跟上學校發展的步伐，我們也在不斷的充實著自己。

二、教學秘書應具備的素質和能力

1.忠誠學校，愛崗敬業

干一行，愛一行。忠誠學校，自覺維護學校的整體利益和發展大局。遵守職業道德，努力承擔工作任務，認真履行工作，積極參加學校的各項建設。一個人只有熱愛自己的工作，才能激發出強烈的工作激情和動力，一個人如果對事業有執著的追求就會發揮出持久的工作熱情，從而想方設法把工作干好。只有充分認識到自己工作的重要性，從為學校教學提供優質服務的立足點出發，以強烈的事業心和飽滿的工作熱情，積極努力，嚴肅認真的對待工作，才能做好教務干事的工作。

2.極強的服務意識

一切教學管理工作都是為教學、為師生服務的。教學活動進行具體組織、協調、管理的進程中。教務干事是連接系領導和師生的橋梁，是協調部門之間的紐帶。這就要求我們樹立全心全意為教學服務的意識。當好領導的參謀和助手，為領導出謀獻策，并辦理具體事務，教務干事要有服務于師生的思想。經常了解和掌握師生的意見和要求，滿腔熱情的為他們排憂解難，以自己的行為來贏得大家的理解和尊敬，為高校的管理事業和高校發展盡心盡力。

3.熟練操作辦公軟件及動手能力

WORD，OFFICE，PPT等基本辦公軟件作為教學秘書一定要熟練操作，熟練掌握這些能夠讓你在核算工作量、統計通過率時，大大減少手工核算的誤差。教學管理檔案、與其他職能部門的聯系、搜索最新資料都需要我們能熟練應用這些工作軟件，作為一個教學秘書，我覺得還要能夠掌握一些基本的機械知識，電腦、打印機等出現一些小故障能夠自行解決，具備這些能力能夠讓我們工作起來得心應手。

4.學習、創新能力

創新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業提出的要求，有創新才有發展。在日益競爭的社會中，只有不斷創新，高校才能在競爭的環境中生存和發展。作為新時期的教學秘書應牢牢把握時代脈搏。在工作中不斷改革創新。在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務、工作目標、工作方法要有自己的思想和觀點。在向領導的建議中，既要能明確表達領導的想法、意見。又要有自己的新觀點、新視角，要敢于突破領導思維的方框，使建議有創新性，使領導的智慧和意圖得以延伸、擴展和升華，從而進一步完善領導的決策。總之，教務秘書在做好服務、協調和輔助工作的基礎上，應充分發揮自己的主觀能動性，善于發現新情況、思考新問題、提出新辦法，在工作中力爭做到：觀察要有新視角、思維要有新思路、自己要有新觀點、行動要有新舉措、管理要有新效果。

三、怎樣做好教學秘書

在這種現實條件下，作為一名教學秘書應該怎么做，怎么才能做好呢？個人觀點是心態要好，做事趁早；標準理解要好，請示領導要早；時間節點把握要好，部門溝通要早。

心態要好，做事趁早。作為教學秘書，你在整個學校管理系統中屬于“萬金油”的角色，事事都可以找上你，做多錯多，所以很有可能你會比其他崗位的同事多很多受委屈的機會。為了少受委屈，我們需要眼觀六路耳聽八方，善于發現問題、解決問題。而且我們需要有羅列工作的習慣，對自己的工作要有計劃，因為我們臨時的工作很多，可以提前做的工作，一定提前開始做。

標準理解要好，請示領導要早。我們的工作任務很多很雜，不同部門標準也不同，作為教學秘書一定要熟讀文件，理透文件要義，有針對性的開展工作。遇到疑難問題，一定要盡早報告領導，早期預防。遇事也不要慌亂，重要的是解決問題。

時間節點把握要好，部門溝通要早。學校的精細化管理，落實到實處就是考核。為督促工作的完成，一定規定了完成時間及標準，作為教學秘書時間節點一定要弄清楚，材料上交、工作完成一定要準時，只能提前不能推遲，不然就會影響考核。和部門的溝通也一定要及時，對于工作的標準要求一定要心中有數，盡量不做無用功，重復工作。

參考文獻：

[1]張新有：《高職院校教務干事的工作探討》，《才智》，2010年23期

[2]王輝艷：《高職院校教務干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期