提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

張帥濤

國(guó)網(wǎng)河南省電力公司長(zhǎng)垣縣供電公司

提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

張帥濤

國(guó)網(wǎng)河南省電力公司長(zhǎng)垣縣供電公司

辦公室是企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)的重要部門，其工作內(nèi)容龐雜，工作量極大，涉及部門廣泛。辦公室文秘工作中既要領(lǐng)悟傳達(dá)上級(jí)的工作要求，又要掌握了解基層工作情況。要求文秘人員不僅要具備良好的上傳下達(dá)的能力，還要具有多方位多層面的溝通和協(xié)調(diào)能力。才能提高工作效率，促進(jìn)單位發(fā)展。

辦公室文秘工作；質(zhì)量；水平；策略

1 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則

1.1 重要性

在任何一個(gè)企業(yè)之中，辦公室是提供管理以及行政工作的關(guān)鍵場(chǎng)所，其所承擔(dān)的工作量相對(duì)較大，其中主要涵蓋各類行政管理工作，要及時(shí)并連續(xù)不斷的向上級(jí)匯報(bào)工作實(shí)施的情況，還得要向下級(jí)傳達(dá)上級(jí)的各項(xiàng)指示與任務(wù)，將各項(xiàng)細(xì)節(jié)化的工作一一做好。與此同時(shí)，辦公室對(duì)內(nèi)要統(tǒng)籌兼顧企業(yè)之中的各項(xiàng)工作以及人員之間的關(guān)系；對(duì)外則就得要將溝通聯(lián)系與經(jīng)濟(jì)交易的各項(xiàng)工作做好。由此可見(jiàn)，文秘工作人員自身的專業(yè)素養(yǎng)及工作質(zhì)量和企業(yè)內(nèi)部管理之間的關(guān)系密不可分，所以企業(yè)要充分的將文秘工作的質(zhì)量及效率進(jìn)行有效的提升。

1.2 原則

(1)面對(duì)紛繁以及工作量大的辦公室工作，那么就要始終保持一個(gè)認(rèn)真、負(fù)責(zé)的有態(tài)度，依據(jù)企業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)管理?xiàng)l例來(lái)一一實(shí)施，要時(shí)刻遵守職業(yè)道德規(guī)范的相關(guān)要求。(2)在最大限度之上來(lái)有效的加大自身的專業(yè)素養(yǎng)工作能力水平，依舊具體的情況來(lái)合理的統(tǒng)籌安排辦公室工作。最終達(dá)到提高辦公室工作的效率及質(zhì)量。(3)上級(jí)的各項(xiàng)指示與命令要嚴(yán)格遵守，堅(jiān)持上下級(jí)之間的有效溝通，適時(shí)的調(diào)節(jié)上下級(jí)之間的關(guān)系，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的途徑

2.1 嚴(yán)格遵守公司的制度

作為公司的一員，文秘人員要嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，比如考勤制度、請(qǐng)假制度、考核制度等。辦公室的文秘人員每天從事著繁雜而大量的工作，首先就要保證工作時(shí)間，特別是早上更應(yīng)該提前到單位，為當(dāng)天工作打好提前量，以保證工作時(shí)有條不紊，進(jìn)而提高工作質(zhì)量和效率。反之，如果每天都是在領(lǐng)導(dǎo)安排工作后才趕到單位開(kāi)始規(guī)劃一天的工作，就會(huì)非常被動(dòng)，甚至因匆忙而造成工作上的失誤，影響辦公質(zhì)量。同時(shí)，文秘人員還要善于有效規(guī)劃時(shí)間，提高處理文件的效率。

2.2 開(kāi)展技能培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)

在辦公室文秘人員管理中，企業(yè)要重視和加強(qiáng)辦公室文秘技能培訓(xùn)，為辦公室文秘技能培訓(xùn)提供資金和人力支持，創(chuàng)新辦公室文秘培訓(xùn)內(nèi)容和形式，通過(guò)技能培訓(xùn)提高文秘人員的技能水平。通常來(lái)說(shuō)，辦公室文秘技能培訓(xùn)和教育要包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想政治教育、內(nèi)部信息學(xué)習(xí)、國(guó)家政策學(xué)習(xí)、文秘工作方式培訓(xùn)等方面的內(nèi)容。總之，在文秘隊(duì)伍教育培訓(xùn)內(nèi)容上，企業(yè)要側(cè)重政策、理論、業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)、法律、寫(xiě)作、計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代管理等實(shí)用知識(shí)和技能教育。此外，辦公室文秘教育培訓(xùn)還要關(guān)注服務(wù)態(tài)度、風(fēng)險(xiǎn)精神教育。如有可能，企業(yè)還要為辦公室文秘深入基層鍛煉、吃透“下情”提供更多的機(jī)會(huì)，讓他們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中提高技能水平。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，辦公室文秘人員也要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)知識(shí)和技能學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取在工作中邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)，不斷提高自己獨(dú)立思考、解決問(wèn)題的能力。

2.3 積極鼓勵(lì)和引導(dǎo)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)

辦公室工作在企業(yè)管理中起著承上啟下的作用，是企業(yè)管理中最具致勝性的工作。辦公室文秘不僅要與基層人員保持充分的聯(lián)系，還要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。面對(duì)不同的新問(wèn)題、新情況，辦公室文秘必須具有創(chuàng)新思想和創(chuàng)新能力，不斷探索工作新思路、新方法和新經(jīng)驗(yàn)，努力做一個(gè)多專、多能的合格文秘。辦公室文秘創(chuàng)新思想培養(yǎng)和形成，離不開(kāi)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)和鼓勵(lì)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)者要充分發(fā)揮領(lǐng)頭羊作用，突破傳統(tǒng)觀念束縛，淘汰落后的工作模式和方法，制定科學(xué)合理的辦公室工作計(jì)劃和管理細(xì)則，將創(chuàng)新思維、新方法融入到辦公室工作中去，用新型工作方式、管理手法給辦公室文秘以啟示和影響。一方面鼓勵(lì)辦公室文秘人員認(rèn)清形勢(shì)，找準(zhǔn)工作重心，大膽創(chuàng)新，不斷探索工作的新思路、新辦法和新經(jīng)驗(yàn)，掌握更多解決問(wèn)題的方法技巧，并給予那些勇于創(chuàng)新、工作成績(jī)顯著的辦公室文秘以獎(jiǎng)勵(lì)，以營(yíng)造鼓勵(lì)創(chuàng)新、積極向上的辦公室新風(fēng)氣。

2.4 提高辦事效能

首先，文秘人員要以積極的態(tài)度和滿腔的熱情投入到每天的工作之中去。任何一項(xiàng)工作，只有保持對(duì)其的積極性和熱情，才能保證其工作效率。否則，對(duì)所從事的工作沒(méi)激情沒(méi)熱情，做起事來(lái)應(yīng)付了事，那么工作效率就會(huì)低下。比如在為領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)發(fā)言稿時(shí)，文秘人員專業(yè)素質(zhì)高，文字功底深，又積極主動(dòng)，那么寫(xiě)出的稿子一定是高質(zhì)量的。可是，如果不愿意認(rèn)真去寫(xiě)，馬虎應(yīng)對(duì)，那么寫(xiě)出的稿子很可能不符合領(lǐng)導(dǎo)的講話意圖，影響工作效果。其次，在工作中文秘人員要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，提高解決問(wèn)題的能力。社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，使企事業(yè)單位的思想、理念都隨著發(fā)生變化。文秘人員要不斷學(xué)習(xí)，了解發(fā)展方向和思路，掌握政策動(dòng)態(tài)，緊跟時(shí)代脈搏，這樣才能提高應(yīng)對(duì)和解決實(shí)際問(wèn)題的能力。

2.5 發(fā)揮激勵(lì)、評(píng)價(jià)與考核機(jī)制的積極作用

要想激發(fā)辦公室文秘人員的工作熱情，使他們?cè)缸鍪隆⒏易鍪隆⒛艹墒拢髽I(yè)必須強(qiáng)化績(jī)效考核，健全內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，借助激勵(lì)制度、多渠道激勵(lì)手法激勵(lì)辦公室文秘人員朝著更高的工作目標(biāo)前進(jìn)，積極提高自身的工作能力和辦公室工作效率。借助獎(jiǎng)懲機(jī)制給辦公室文秘人員以警告，督促他們嚴(yán)格要求自己。在此基礎(chǔ)上，本著“同考核同獎(jiǎng)勵(lì)”原則，將辦公室文秘評(píng)價(jià)與績(jī)效考核結(jié)果與工資總額分配、福利待遇統(tǒng)一起來(lái)，將辦公室文秘人員的工作能力、貢獻(xiàn)通過(guò)增收等表現(xiàn)出來(lái)，以提高辦公室文秘人員工作積極性和主動(dòng)性。

結(jié)語(yǔ)

總之，大部分企業(yè)以及機(jī)構(gòu)之中，辦公室始終是一個(gè)十分關(guān)鍵的場(chǎng)所，其所承擔(dān)的工作任務(wù)種類繁多，任務(wù)量巨大。在這之中文秘工作也就顯得尤為重要。就文秘工作來(lái)進(jìn)行分析，只有確保了自身工作的質(zhì)量及效率，才可以在最大限度之上促進(jìn)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

[1]張惠敏.電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者 ,2016,(07)：73.

[2]李小瑩.淺談文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合[J].辦公室業(yè)務(wù) ,2016,(01)：112.

[3]丁永林.企業(yè)辦公室文秘工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(01)：4.