對(duì)企業(yè)檔案保密工作的探討

楊曉豐

邯鋼集團(tuán)工程技術(shù)有限責(zé)任公司

對(duì)企業(yè)檔案保密工作的探討

楊曉豐

邯鋼集團(tuán)工程技術(shù)有限責(zé)任公司

把保密工作真正做好、做塌實(shí)。要使檔案資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

企業(yè)檔案；安全和保密；企業(yè)的命脈

隨著市場經(jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展，企業(yè)間的對(duì)外交流與合作日益廣泛，涉及技術(shù)、商業(yè)機(jī)密的企業(yè)競爭日趨激烈，檔案利用和保密工作的環(huán)境、內(nèi)容、方式和方法都發(fā)生了深刻的變化，面臨著新的挑戰(zhàn)。有些民營企業(yè)不擇手段采取多種方法盜取各種有價(jià)值的屬于商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案，發(fā)展壯大自己，用高薪、高職挖走國企的優(yōu)秀人才，同時(shí)也帶走了大量檔案和高新技術(shù)成果。多年研究積累的經(jīng)驗(yàn)，被競爭對(duì)手利用，給企業(yè)造成了無法彌補(bǔ)的損失。人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，誰掌握了經(jīng)濟(jì)情報(bào)，誰就會(huì)搶先占領(lǐng)市場；誰保護(hù)了自己的秘密，誰就會(huì)在激烈的市場競爭中保全自己的優(yōu)勢(shì)地位。因此，我們?cè)谧龊脵n案開發(fā)利用工作的同時(shí)，也要相應(yīng)做好檔案的保密工作。

檔案作為一種特定形式存在的資產(chǎn)，是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。檔案的價(jià)值體現(xiàn)在利用上，人們?yōu)榱碎_發(fā)利用檔案資源，利用現(xiàn)代化的傳輸工具和閱覽方式，多渠道、多形式的查閱利用的同時(shí)，往往忽視了檔案的安全和保密，忽視了借閱范圍，重開發(fā)輕保密，從而給保密工作帶來了難度，涉密檔案泄密因素和渠道增大，給企業(yè)造成的損失也就增大。因此，檔案的開發(fā)利用、資源共享和檔案保密工作協(xié)調(diào)不當(dāng)，就形成了對(duì)立和矛盾。

做好企業(yè)檔案的保密工作，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面著手：

第一，要強(qiáng)化檔案保密意識(shí)。檔案人員加強(qiáng)自身保密意識(shí)的同時(shí)，要加大保密宣傳工作的力度，通過對(duì)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律文件的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識(shí)，提高全員保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守企業(yè)秘密的義務(wù)。對(duì)涉密紙質(zhì)檔案、電子檔案的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹“安全第一，預(yù)防為主”的方針政策，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理，要經(jīng)常性的開展安全教育活動(dòng)，讓安全保密意識(shí)真正深入人心。

第二，要加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)。檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作；檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格落實(shí)庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；涉密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，放在帶鎖的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并由專人保管，從保管條件上確保檔案的安全；在磁性介質(zhì)上保存的電子檔案，應(yīng)配備專用的檔案消磁柜，并定期檢查復(fù)制。另外，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到勤檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

第三，還要完善檔案的借閱管理。應(yīng)制定細(xì)致嚴(yán)密的檔案借閱制度以確保檔案的安全。檔案借閱者必須認(rèn)真履行登記、借閱手續(xù)，由直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字后按要求填寫借閱登記表，手續(xù)齊全后方可進(jìn)行借閱。檔案的借閱、移出、銷毀等也應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理。借閱者要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。檔案人員在借閱過程中應(yīng)監(jiān)督借閱者不私自撕拆、涂改檔案，使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，以防止缺頁少項(xiàng)。對(duì)于超過借閱期限未還的檔案，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責(zé)任，按企業(yè)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理。

第四、要做好企業(yè)檔案信息化過程中的保密工作。在企業(yè)檔案信息化的過程中，無論是聘請(qǐng)專業(yè)的掃描公司還是公司內(nèi)部員工承擔(dān)掃描工作，都要簽訂保密協(xié)議，約定掃描人員在掃描期間及掃描完成后必須遵守企業(yè)規(guī)定的任何成文或不成文的保密規(guī)章、制度，履行相應(yīng)的保密職責(zé)，不得以任何方式將掃描文件的電子版帶出工作場所或向外泄露。在紙質(zhì)檔案掃描期間，建議在掃描的房間內(nèi)安裝攝像頭來監(jiān)督掃描人員的各項(xiàng)行為。

第五，要加強(qiáng)電子檔案管理。隨著信息時(shí)代的來臨，電子檔案越來越成為檔案的主角，因此電子檔案的保密工作已成為衡量企業(yè)檔案保密工作的一個(gè)重要指標(biāo)。電子檔案從保管形式上主要有兩種，一種是存儲(chǔ)在硬盤、U盤上的電子檔案，另一種是存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲(chǔ)在硬盤、U盤上的電子檔案要做好日常防消磁、防損壞工作，重要電子檔案的信息內(nèi)容還要進(jìn)行加密處理，并定期機(jī)讀抽檢和復(fù)制，借閱時(shí)需注意借閱者所借的電子檔案必須要在其工作職責(zé)范圍內(nèi)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)秘密等級(jí)比較高的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用；對(duì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，應(yīng)重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)庫的安全保密和權(quán)限的劃分工作：首先要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，嚴(yán)禁涉密計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將電子檔案非法外傳，需對(duì)每個(gè)人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個(gè)使用過程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，要做好備份，并且只能瀏覽，不能下載，從根源上杜絕保密信息的泄漏。

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，不僅是國家的寶貴財(cái)富，也是促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素。科學(xué)的管理和有效的開發(fā)利用檔案，對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平、提高科研和生產(chǎn)效益、技術(shù)革新、科學(xué)研究、成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)轉(zhuǎn)讓都起著舉足輕重的作用，是提高科技水平、加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)條件。

總之，既要充分利用有限的檔案資源，利用高科技電子檔案的存儲(chǔ)技術(shù)和優(yōu)勢(shì)，深挖潛能，大力做好檔案的開發(fā)利用工作，以發(fā)揮檔案的最大效能，同時(shí)又要保證檔案資料的保密性，要進(jìn)一步做好企業(yè)內(nèi)部的檔案保密工作，把保密工作真正做好、做塌實(shí)。要使檔案資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，要用發(fā)展的思維、開闊的視野、戰(zhàn)略的眼光，積極探索新形勢(shì)下檔案工作新思路、新舉措，使檔案資源更好地為生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展服務(wù)，更直接、更有效地發(fā)揮作用。