新形勢(shì)下檔案管理工作新思路探索

喬靜靜 詹利平

神華國華孟津發(fā)電有限責(zé)任公司

新形勢(shì)下檔案管理工作新思路探索

喬靜靜 詹利平

神華國華孟津發(fā)電有限責(zé)任公司

檔案管理工作對(duì)于單位的管理工作質(zhì)量的整體提升不可小覷，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，做好檔案管理工作非常重要。在實(shí)際應(yīng)用中檔案單位充分地意識(shí)到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。基于此本文分析了新形勢(shì)下檔案管理工作新思路。

新形勢(shì)下；檔案管理；措施

1、檔案管理工作的重要性

1.1 促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展的條件

進(jìn)入21世紀(jì)，我國的信息現(xiàn)代化正在飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)更新日益加快，信息化服務(wù)對(duì)人類的生活影響越來越廣泛，人們的生活水平得到了迅速的提高。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展，只有不斷完善檔案管理手段、儲(chǔ)存方式、載體等才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標(biāo)。這就需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化科技。

1.2 幫助檔案管理完成的保障

目前，相比較傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，現(xiàn)代的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入正常發(fā)展的軌跡，取其精華去其糟粕，但是在大部分檔案管理工作依舊存在著漏洞。由于檔案種類繁多，導(dǎo)致工作人員在存檔、統(tǒng)計(jì)、管理等方面留下了難以規(guī)避的影響。所以，只有不斷提高科學(xué)健康的檔案管理方式才能有助于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2、檔案管理工作現(xiàn)存的問題

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視度不足

檔案真實(shí)記錄和反映了單位的工作過程、內(nèi)容和結(jié)果，一些單位過于注重自身的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)檔案的管理工作卻不夠重視和關(guān)注，缺少專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員也大多是兼職，這就使檔案管理工作成為了簡(jiǎn)單性的資料保管，缺乏對(duì)檔案資料的深入、系統(tǒng)的分類、整理和編輯，則難以充分顯現(xiàn)出檔案管理的利用價(jià)值。

2.2 檔案信息收集不及時(shí)，保存欠完整

在企業(yè)檔案管理工作中，及時(shí)、全面的信息收集是最根本的保證，只有及時(shí)收集檔案信息資料，才能使檔案更真實(shí)。因而，從最初的檔案信息收集到信息入庫、保存等，均需由專門的檔案管理人員完成。但是，現(xiàn)今不少企業(yè)檔案管理人員在檔案信息收集上仍有許多問題，產(chǎn)生檔案后不及時(shí)整理，導(dǎo)致部分資料丟失，部分企業(yè)采用了紙質(zhì)與電子版彼此融合的檔案信息管理模式，使得檔案信息記錄混亂。

2.3 管理方法落后、信息化程度較低

目前我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合新形勢(shì)對(duì)檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在檔案管理方面，信息化程度比較低，不利于檔案的利用。

3、新形勢(shì)下檔案管理工作新思路

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，找準(zhǔn)檔案管理定位

各級(jí)檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的科學(xué)化認(rèn)識(shí)，要充分意識(shí)到檔案管理科學(xué)化的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值，要全面了解和把握檔案管理的科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，轉(zhuǎn)變?cè)械膫鹘y(tǒng)檔案管理思想和理念，探索更為開放、創(chuàng)新、先進(jìn)的檔案管理科學(xué)化方法，并找準(zhǔn)檔案管理定位，確定檔案管理的中心任務(wù)，牢固樹立主動(dòng)服務(wù)的檔案管理意識(shí)，能夠在第一時(shí)間為使用者提供檔案信息服務(wù)。只有這樣才能更好地推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)進(jìn)程，強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)化水平。

3.2 加大檔案資料收集力度，嚴(yán)把收集關(guān)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，各門類、各載體形態(tài)的檔案紛紛出現(xiàn)，檔案數(shù)量增加，種類多樣化，為了使得檔案資源能得到更好的利用，檔案管理人員在資源管理過程中應(yīng)盡力維護(hù)資源的完整性，增強(qiáng)管理規(guī)范性，提高歸檔時(shí)效性，始終本著“以本企業(yè)形成文件為主”的原則，對(duì)形成的檔案資源第一時(shí)間進(jìn)行歸檔，做到不漏掉任何檔案信息資料，通過開展“創(chuàng)優(yōu)增效活動(dòng)”，讓檔案變活，充分凸顯出檔案的作用，進(jìn)而提高歸檔的及時(shí)性。

3.3 優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)

在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會(huì)面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢(shì)下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。

3.4 建立運(yùn)行機(jī)制，健全管理制度

要增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)單位實(shí)際情況可以設(shè)置檔案室、檔案科等專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。配備有能力、有素質(zhì)的專職工作人員，確保檔案管理人員崗位的相對(duì)穩(wěn)定。健全完善的檔案管理工作制度，建立科學(xué)合理的檔案管理工作流程，制定檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升檔案管理信息化水平。

總之，檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理中相當(dāng)重要的一環(huán)，不但能增強(qiáng)企業(yè)的管理效率，還能如實(shí)反映企業(yè)的發(fā)展情況，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)其的研究非常有必要。

[1]李雙.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國企研究，2015，(14)：63.

[2]富靖蘋.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2012，(25)：112.

[3]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].改革與開放，2009，(07)：119.