論時間管理①

夏慶利，羅一清

(1.黃岡師范學院 教務處，湖北 黃岡 438000；2.黃岡師范學院 商學院，湖北 黃岡 438000)

論時間管理①

夏慶利，羅一清

(1.黃岡師范學院 教務處，湖北 黃岡 438000；2.黃岡師范學院 商學院，湖北 黃岡 438000)

通過梳理管理理論的歷史沿革，認為時間管理既是邏輯起點，亦為管理的重要目標。從時間的資源屬性切入，指出時間管理的自律屬性和高成本屬性。通過分析時間管理的聚合效應、輪序效應、滴漏效應、鯰魚效應，提出時間管理的策略建議。

時間；管理；策略

干部不論大小，都在某個組織中承擔一定的管理職能。干部的執(zhí)行力體現(xiàn)為管理的效率，效率很顯然與時間的利用有關，美國著名管理學家杜拉克說過：“時間是最稀有資源，也是一種罕見的資源。”[1]因此，如何管理好時間是我們必須關注的重點。

一、管理理論回顧

管，原意為細長而中空之物，其四周被堵塞，中央可通達，表示有堵有疏、疏堵結合。理，本義為順玉之紋而剖析，包含順規(guī)律的意思。所以，管理猶如治水，疏堵結合、順應規(guī)律。[2]管理按種類劃分，可分為行政管理、社會管理、工商企業(yè)管理、人力資源管理、情報管理等。每一種組織都需要對其事務、資金、人員、物資等所有資源進行管理。每一個人也同樣需要管理，比如管理自己的起居飲食、時間、健康、情緒、學習、職業(yè)、財富、人際關系、社會活動、精神面貌(即穿著打扮)等。對于一個群體，無論是社會還是組織，管理人是最根本的，而人的時間觀念是受到社會生產(chǎn)力發(fā)展水平和科學技術進步制約的，[3]隨著時代發(fā)展日新月異，對個人時間的管理提出了更高的要求。

亞當·斯密 (Adam. Smith,1723-1790) 在《國富論》(1776年)中首次提出勞動分工理論，這是管理理論的萌芽。他認為分工可以實現(xiàn)專業(yè)化生產(chǎn)，從而提高勞動熟練程度，減少工作轉換時間，利于發(fā)明專用工具、設備，最終提高勞動效率。[4]“科學管理之父”弗雷德里克·泰羅(Frederick Winslow Taylor，1856～1915) 認為：“管理就是確切地知道你要別人干什么，并使他用最好的方法去干?！盵5]在泰羅看來，管理就是指揮他人能用最好的辦法去工作，最終目的是提高效率，并指出提高效率措施包括：標準化作業(yè)、標準化工作量(工作定額原理)、培訓、計件工資制。亨利·法約爾(Henri Fayol，1841～1925)認為管理由五項要素組成：計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制。他的管理原則共十四條：分工、責權對等、紀律嚴明、統(tǒng)一指揮(一個下屬只接受一個上司的命令)、統(tǒng)一領導(目標同一的活動只能在一個領導人和一項計劃的指導下進行)、個人利益服從整體利益、薪酬激勵、集中、下級服從上級、人人有事干事事有人干、公平、人員相對穩(wěn)定、鼓勵首創(chuàng)、團結(禁止濫用書面聯(lián)系的方式)。這實質就是健全地形成和維持組織并促進組織發(fā)揮機能的準則。[6]韋伯(Max Weber，1864-1920)的組織理論提出“理想的官僚組織體系”(Bureaucratic Model)即科層管理，其特點是：明確的分工、清晰的等級、詳盡的規(guī)章、非人格化的關系(理性意志代替?zhèn)€人情感)、管理人員職業(yè)化(固定的薪金和明確的升遷制度)。[7]梅奧(George Elton Myao，1880-1949)的霍桑試驗提出了著名的“人際關系學說”， 開辟了行為科學研究的道路。人際關系學說的主要內(nèi)容：工人是社會人，非單純的經(jīng)濟人；企業(yè)中存在著非正式組織，非正式組織與正式組織是相互依存的，對生產(chǎn)率的提高有很大影響；生產(chǎn)效率的提高，關鍵在于工人工作態(tài)度，即工作士氣的提高。而士氣的高低則主要取決于職工的滿足度，這種滿足度首先體現(xiàn)為人際關系，如職工在企業(yè)中的地位是否被上司、同事和社會所承認等；其次才是金錢的刺激?，F(xiàn)代管理學之父，彼得·杜拉克(Peter F．Drucker，1909～2005)在1954年提出了一個具有劃時代意義的概念——目標管理(Management By Objectives，簡稱為MBO)，即更高的成就目標可以激勵自我做得最好而不是敷衍了事，從而使得我們能用自我控制的管理來代替由別人統(tǒng)治的管理。在所有組織中，90%左右的問題是共同的，不同的只有10%。優(yōu)秀的管理隊伍是組織最昂貴的資源，需要多年的時間和極大的投入。[8]斯蒂芬·P·羅賓斯(Stephen P. Robbins)是當代美國著名的管理學教授，組織行為學的權威，他認為管理是同別人一起，或通過別人使活動完成得更有效的過程。即為實現(xiàn)預定目標而進行的計劃、組織、人員配備、領導、控制或合理組織和有效利用有限資源以達到既定目標的過程。[9]

當前管理理論強調系統(tǒng)化、重視人的因素、重視非正式組織、強調效率與效果的統(tǒng)一、 強調創(chuàng)新、重視戰(zhàn)略。未來管理理論趨勢：科技融入深(技術更新速度加快、IT的發(fā)展)；國際化(市場國際化、跨文化)；競爭性(基于資源和顧客、環(huán)境)；知識性(出現(xiàn)勞動雇傭資本現(xiàn)象)和人本性。對管理理論發(fā)展沿革的簡要回顧，不難發(fā)現(xiàn)管理就是為了提高效率。只不過采取的措施和路徑不同。亞當·斯密從勞動分工切入，認為專業(yè)化可以提高勞動效率；泰羅從作業(yè)切入，認為標準化可以提高勞動效率；法約爾從組織建設切入，認為組織管理可以提高勞動效率；韋伯認為官僚體系比一般組織更能夠提高勞動效率；梅奧從人的心理和行為關系切入，認為良好的精神狀態(tài)是提高勞動效率的關鍵；德魯克認為成就目標可以實現(xiàn)自激勵，從而自覺提高勞動生產(chǎn)效率；羅賓斯融合了前人成果，通過設立組織目標和組織管理提高勞動效率。現(xiàn)代管理借助現(xiàn)代通信技術和系統(tǒng)論的思想，將管理的視域擴大到全球，精準到每個細節(jié)，基于大數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)勞動效率的無窮大。[10]2

二、時間的資源屬性

(一)平常性和不可交易性 非洲缺水，我國廣袤的新疆缺水，整個華北平原都缺水。因為水資源的稀缺性，現(xiàn)代社會水越來越寶貴，從而使它具有了經(jīng)濟價值。高原缺氧，所以出現(xiàn)了高原景區(qū)向游客兜售氧氣罐的新營生。但是時間對于非洲人民和高原居民與對歐美發(fā)達國家的富人并沒有差別，而且到目前為止還沒有交易的可能。正是這種平常性和不可交易性，通常讓人們忽視了時間的珍貴。

水資源的短缺，促使各國政府出臺了節(jié)約用水、防止水污染、強制水土保持的法律；大氣污染促使各國出臺了森林保護，節(jié)能減排的法律，國際上也正在積極推進碳排放權交易機制的建立。但是到目前為止，沒有一個國家出臺也無法出臺防止時間浪費的法律。珍惜時間全靠自律，沒有任何對等的經(jīng)濟回報，因此，人們往往忽略它的流逝。

(二)稀缺性和不可替代性 王貞白(唐)在《白鹿洞二首》中寫道：“讀書不覺已春深，一寸光陰一寸金。不是道人來引笑，周情孔思正追尋?！弊源恕耙淮绻怅幰淮缃?，寸金難買寸光陰”便成了我國家喻戶曉的古訓，教導人們珍惜時光。時間的寶貴還體現(xiàn)在它的邊際價值遞增效應，即時間的價值和作用隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步而日趨增大。在不同生產(chǎn)力水平時期，時間投入與產(chǎn)出比例有較大差異。社會越進步，每一單位的時間的邊際價值就越大。每浪費一分鐘，將付出更大的機會成本。

網(wǎng)絡上有個趣味測算，如果一個人可以活到80歲，真正用于創(chuàng)造價值的時間只有3.3年，盡管這個測算不很科學，但是令人警醒，所以成功學里有個通行的說法，一個人的成就有多大，完全取決于他怎樣利用自己每一分鐘的時間。

(三)公平性和不可再生性 人的壽命是有限的，生命終結意味著這個生命體的時間資源耗竭。盡管世間每時每刻都在誕生新的生命，但絕不意味著任何生命體時間的再生，只不過是一個新生命體的時間耗散的開始。乞丐一天24小時，精英一天也是24小時，他們的不同在于對時間的規(guī)劃。杜拉克曾經(jīng)說過：“不能管理好時間，你就什么也不能管理”。成功的人善于合理規(guī)劃時間，用有限的時間創(chuàng)造更大的價值。

胡潤研究院曾走訪了逾500名千萬級別的富豪，他們平均工作日睡眠6.6個小時，三成億萬富豪工作日睡眠不足6個小時。騰訊董事會主席兼CEO馬化騰經(jīng)常凌晨下班，華為有種“床墊文化”——每人都有一個墊子，加班的時候用來休息使用，蘋果CEO蒂姆·庫克(Tim Cook)每天早上3點45分起床，一直工作到深夜。雅虎CEO瑪麗莎·梅耶爾(Marissa Mayer) 每周的工作時間多達130小時。

三、時間管理效應

(一)聚合效應 杜拉克提出過一個“整塊時間”的概念——就是自己可自由支配而不被打擾的幾個小時。腦力勞動的時間有零整差別，兩塊零散的時間效率不等于一個相同時長的整塊時間的效率，即1+1<2。對于管理者，由于大都屬于知識工作者，這些人的工作特性就是用腦工作，這與用手工作截然不同。凡用手工作的，就像織毛衣一樣，有空就可以接著干，而用腦工作一旦中斷就像掉線的計算機，一切都得重新來過，這就意味著前面的時間耗費低效或者完全無效。杜拉克舉了個寫報告的例子，連續(xù)做五六個小時能完成的一份報告，如果每次花15分鐘，每天兩次，兩個星期累計亦達七個小時了，結果恐怕還是一張白卷。用腦工作的人都是如此，包括科技研究人員。于是，他強調：“即使是只想獲得最低程度的有效性，管理者的絕大部分任務也需要相當多的整塊時間。如果每一次所花的時間少于這個極限，事情就做不好，所花的時間就是浪費，再做就得從頭開始?！?/p>

(二)輪序效應 時間有先后輕重差別，舉一個“石頭、沙子和水”的故事，先填石頭的人，是有大局觀的人，他們會先把自己人生框架搭建起來，然后填充沙子和水使人生完美；有的人沒有想到用大石頭搭建起大的人生框架，直接將瓶子中填滿沙子和水，這意味著瑣事占滿了人生，他的一生將碌碌無為。把時間用在刀刃上，管理學中“二八定律”指影響一件事物重要的因素只占20%，而不重要的因素占80%。學習時間管理，提高時間的利用率, 就要找出最重要的 20%的事情, 將主要時間花在最重要的 20%的事情上, 重要的事先做。[11]

(三)滴漏效應 大腦是一個喜歡接受新鮮刺激的器官，一旦搜索到超出自己理解范圍之外的信息，就會無比亢進和興奮，讓你注意感官刺激的信息。思科電子公司在2012年進行了一項調查發(fā)現(xiàn)，18歲到30歲的人群中，有60%會強迫性地打開智能手機查看社交網(wǎng)站更新。[12]現(xiàn)代化的信息社會恰恰就是利用了這一點，進行“博眼球營銷”，“圈粉”掙流量，提升自身市場價值。這種螞蟻搬家式的蠶食，最容易讓時間在這“看一眼，再看一眼”的過程中一點點消失，而且碎片化人們的時間，影響創(chuàng)造性勞動的效率，這也被稱為“科技時間陷阱”，這種陷阱最直接的受害者是黃金年齡的學習者，是時間邊際效率最高的一個群體，因而其危害更大。

(四)鯰魚效應 醫(yī)學研究認為，當一個人保持一定緊張的工作和生活節(jié)奏時，心臟往往要通過加強收縮并排出更多的血液，使人更專注，防止時間滴漏。同時，適度緊張是健康的促進劑，可延長人的壽命29%，相當于賦予人更多的時間資源。這正如暴風雨中的船，在承載能力范圍內(nèi)適當?shù)呢撝乜梢愿玫氐謸醣╋L驟雨的侵襲，而空船時最容易傾覆。所以善于控制情緒，及時制定目標任務，保持適度緊張能獲得更大的時間產(chǎn)出效益。

四、時間管理策略

(一)善于整理“碎片時間” 成大事者始于時間管理。時間是無法調節(jié)、無法貯存、無法替代的資源，因此，一個有效的管理者最顯著的特點就在于珍惜并善于利用零星的時間。上班的時候，以及深夜大塊時間獨處學習的時候，要減少干擾源，包括視覺干擾源、聽覺干擾源，防止自己在多件任務之間頻繁切換。因為任務A切換到任務B是需要調整狀態(tài)的時間成本，所以要減少干擾，節(jié)約狀態(tài)調整的時間損耗，高效率地做事情。利用好上、下班途中的“碎片時間”，包括等車、乘公交、換乘、走路、買菜、做飯等，可以利用移動終端，完成零星的識記任務；或者了解重大熱點新聞事件，捕捉與自己工作、專業(yè)相關的信息；或者簡單計劃或反思一天的工作，以便更好地組織管理時間。

(二)建立有效的工作秩序 有效的工作秩序就是做好計劃。杜拉克認為，有效的管理者要善于設計有效的工作秩序，為自己設計優(yōu)先秩序，并集中精力堅持這種秩序。很多中層經(jīng)理人可能在勞累中持續(xù)付出無效成本，因為他沒有在提升下屬的技能、優(yōu)化團隊的溝通模式、提升公司的流程改良、優(yōu)化溝通成本、加速項目完成、提升產(chǎn)品質量等方面得到切實效益。當人們被緊急而不重要的事情綁架了注意力的時候，他們的“認知帶寬”就會下降，然后造成“執(zhí)行控制力”下降，低效辦事，從而導致自己沒有多余的精力去思考長遠的事情，做出長期決策。同時需要確定明確目標，實現(xiàn)目標管理。帕金森在其著作《帕金森法則》說過：“你有多少時間完成一項工作，那么工作就會自動變成需要那么多時間。”[13]所以，要嚴格規(guī)定完成期限，減少干擾。

(三)重視“分享閱讀”模式 所謂“分享閱讀”模式，規(guī)則較為簡單：大家交換讀書筆記，用一個人的讀書筆記，撬動許多人的讀書筆記，這樣你就可以得到更多的讀書筆記總量。按一個人讀一本書需要一天計算，那么一年平均只能讀300多本書，但是100個人一起讀書的話，一年你就擁有多達上千本的閱讀量。因為他們的讀書筆記，很可能幫你讀完了某本書，所以這樣的讀書效率會幫助節(jié)約許多買書、選書、挑書的時間。讀書到最后有趣的是將兩本不同的書籍結合起來看共同點(即找規(guī)律)，這就是“思維認知帶寬”的擴展，你可以有各種方法去處理同一個問題，類似精通各種編程語言的開發(fā)人員，可根據(jù)項目的特點，確定用合適的開發(fā)語言，最方便、最高效地編寫程序語句。如果你只會一種語言的話，就會陷入開發(fā)困局?！胺窒黹喿x”模式其實是“共享”理念的一種特例，只不過這種模式共享的不是實物，而是思想；其支付的不是貨幣，而是共享者的思想。效果是一樣的，即追求思想領域的“零邊際成本”狀態(tài)。[10]102

(四)積極利用“動力定型” “動力定型”是巴甫洛夫學說中的一個概念，指一種由固定程序的條件作用在大腦皮質中建立的暫時聯(lián)系系統(tǒng)，即自動化了的條件反射系統(tǒng)?！皠恿Χㄐ汀毙纬珊罂梢源蟠蠊?jié)省我們的腦力和體力上的消耗，減輕我們的負擔而提高功效。比如汽車駕駛，隨著駕駛技術的嫻熟，動作越來越流暢，操控快捷而且準確，甚至可以在駕駛過程中收聽音樂和新聞，實現(xiàn)“一心二用”。其實“動力定型”就是日常所謂的習慣，好的習慣終生受用，壞的習慣遺恨終生。所以要建立積極的“動力定型”，革除消極的“動力定型”，比如懶床就是典型的壞習慣，有的人知道自己懶床，不從改習慣入手，反而從定鬧鐘入手，有的手機還專門設置了懶人鬧鐘，這種消極的“動力定型”是時間管理的大敵。

(五)善用“甘特圖” “甘特圖”由亨利·勞倫斯·甘特(Henrry L. Ganntt)提出，內(nèi)在思想就是運籌多個任務，優(yōu)化時間管理。[14]比如，上班族早上起床后，假如要完成晨練20分鐘、洗漱15分鐘、燒開水10分鐘、蒸早點15分鐘、沏茶2分鐘、吃早餐10分鐘、喝茶2分鐘、更衣2分鐘等任務，累計耗時76分鐘。如果改用甘特思維，燒開水、蒸早點的時間可以與晨練同步，節(jié)約25分鐘，在洗漱時間里，茶水和早點可以打開蓋，降降溫，實現(xiàn)常溫進食和飲茶，還可以節(jié)約時間5分鐘。這樣計算下來，原來76分鐘的任務完全可以在45分鐘左右完成，而且避免過熱進食和飲茶，有利于健康。如果堅持這種習慣，形成動力定型，還可以節(jié)約更多時間。這類似于商品生產(chǎn)過程中的統(tǒng)計質量管理，把檢驗過程從生產(chǎn)末端移動到生產(chǎn)中的不同環(huán)節(jié)，及時糾正錯誤，減少無用成本。同樣由于甘特圖的特性，可以在完成一項工作中盡可能減少無用時間消耗，提高時間利用效率。

注釋：

①本文根據(jù)“黃岡師范學院第二期提升基層管理人員履職盡責能力培訓班”上的報告整理。

[1]彼得·杜拉克.杜拉克管理思想全書[M].蘇偉倫編譯. 北京:九州出版社，2003：89.

[2]張俊偉．極簡管理：中國式管理操作系統(tǒng)[M].北京:機械工業(yè)出版社，2013：8.

[3]馮淑文. 論時間管理──汲取我國古代時間思想的精華加強時間管理[J]. 人文雜志,1996(06)24-27.

[4]亞當·斯密.國富論[M].譯林出版社，2011：12.

[5]弗雷格利克·泰勒.科學管理原理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2013：23.

[6]亨利·法約爾.工業(yè)管理與一般管理[M].北京：北京理工大學出版社，2014：36.

[7]馬克思·韋伯.經(jīng)濟與社會[M].上海：上海人民出版社，2010：56.

[8]彼得·杜拉克.卓越成效的個人管理[M].北京：機械工業(yè)出版社， 2014：87.

[9]斯蒂芬·P·羅賓斯.管理學[M].北京：中國人民出版社 ，2012：27.

[10]杰里米·里夫金.零邊際成本社會[M].中信出版社，2014.

[11]廖新琳. 時間管理——人生最大的財富之源[J]. 現(xiàn)代企業(yè),2007(05)13.

[12]http://www.92to.com/shehui/2016/04-06/2805784.html.

[13]諾斯古德·帕金森.帕金森定律[M].甘肅文化出版社，2004：82.

[14]鄔寶安. 如何應用甘特圖[J]. 經(jīng)濟管理,1982(10)71-73.

責任編輯 付友華

2017-03-16

10.3969/j.issn.1003-8078.2017.04.01

夏慶利(1966-)，男，湖北麻城人，黃岡師范學院教務處，教授，管理學博士；羅一清(1997-)，女，湖北赤壁人，黃岡師范學院商學院學生。

C93-0

A

1003-8078(2017)04-0001-04