高校研究生檔案現代化管理的思考

湯偉

研究生檔案是研究生在校期間形成的報名、錄取、學習培養、思想政治、科研情況、獎懲等具有一定保存價值的文字材料，是干部人事檔案的重要組成部分。目前，各行各業技術轉型升級速度加快，社會對于高科技人才的需求急劇增加。國家不斷擴大研究生招生規模，越來越多的人在面臨就業壓力的情況下選擇了報考研究生繼續深造，研究生規模的不斷擴大，所帶來的研究生檔案管理問題面臨著巨大的挑戰。

一、高校研究生檔案管理信息化的現狀

研究生檔案管理在高校檔案管理中占有非常重要的位置，其信息化的腳步直接影響到研究生教育體系的培養與發展，然而當前全國高校研究生檔案管理信息化建設的現狀還存在許多不足之處，具體表現在以下幾個方面：

1.研究生檔案管理工作的現代化利用程度較低

當前網絡時代已進入到云計算的時代，高校研究生檔案管理正從以紙質文件為主的模式向紙質文件與電子文件并存的模式轉型。雖然有些高校已經在自己的局域網內實現了網絡管理，但是在與互聯網進行信息交換方面仍存在軟件不規范、授權制度不健全等問題，因此研究生檔案管理的現代化程度較低直接導致了研究生檔案的社會利用率較低。

2.研究生數量和流動增加，加劇了檔案使用頻率不斷提高與管理方式相對落后的矛盾

每一年高校招生、畢業、就業和繼續深造，使得研究生檔案發生非常大而且非常頻繁的變動，加之研究生的流動性日益增強，導致研究生檔案經常要進行跨省市、跨地區等遠距離傳遞。然而國內有相當多的研究生院校的檔案管理，在檔案文件立卷歸檔時，檔案工作人員還需進行手工整理及目錄的編制工作。這種手工編制工作，在勞動強度上不僅工作量大、工作時間長、速度慢，而且在很大程度上限制了檔案處理的速度。使原本高效利用的研究生檔案，在極慢的檢索速度、較低的準確率和查全率之下，更無從談到參加檔案工作協作和為學術研究與交流活動提供便利了。

3.研究生檔案數據庫建設滯后

近些年來，許多高校為了加快研究生檔案管理的現代化建設，也建成了規模大小不等的研究生檔案管理數據庫，但由于目前各高校研究生檔案管理部門水平方面的限制，數據庫在建設過程中，很難適應網絡的高速發展，主要表現在建庫缺乏前瞻性；數據庫大多自建自用；建成的數據庫規模小、標準化程度低、類型單一，而且大多處于低水平重復建設；數據無規范化控制。目前高校研究生檔案數據庫大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。

4.檔案管理人員計算機管理及應用技能水平較低

在研究生檔案管理的現代化建設過程中，檔案管理人員是非常關鍵的，網絡化的運用和過程的管理都離不開檔案管理人員的監督和操作，各項軟硬件技術的實施都必須通過檔案管理人員的操作才能發揮其作用。目前，各大高校研究生檔案管理隊伍的現代化技術與實際應用能力都相對較低，遠遠不能適應當今高速發展的計算機網絡工作環境，普遍存在缺乏計算機及通訊技術、網絡技術，而又熟悉檔案管理業務的復合型人才，因此，研究生檔案管理已遠遠不能適應檔案信息化建設和高校檔案管理事業發展的需要，補充此類人才迫在眉睫。

5.研究生檔案信息化建設缺乏一定的前瞻性和安全性

當前高校研究生檔案信息化建設，未能很好地立足現實，把握未來的發展，尤其是信息技術的發展趨勢，沒有足夠重視技術標準的更新。同時，檔案信息化建設的安全性原則更是一項綜合的系統工程，信息網絡的基礎設施建設、上網檔案信息的準備、網上檔案信息管理服務及網站的維護等各個環節都密切關聯著安全問題。目前高校在這些安全方面所采取的態度和措施都是不足的，在建立數據庫、規范管理制度、聯通網絡硬件、實現館藏檔案數字化、傳輸信息網絡化、資源交流共享化、服務對象與需求擴大化等方面，更應加強安全意識和措施。

二、加快研究生檔案管理信息化的思路

1.建立虛擬研究生檔案管理平臺是加快研究生檔案管理信息化的基礎

在全國統一的高校研究生檔案系統下，各高校首先對研究生入校時所有原始檔案進行掃描，進行數字檔案分類入庫。建立一個以掃描文件、數字圖片、數字影像等為基礎的虛擬檔案庫，而對每一份檔案的物理原件進行安全保存。

應及時開發適應各校實際情況的研究生虛擬檔案管理軟件，健全科學的使用授權制度，以保證可以向社會開放的研究生信息，在網絡上全面開放。

2.建立離網數據庫可以保護研究生電子檔案的安全性

由于當前網絡病毒、網絡黑客的威脅，高校應對研究生電子檔案進行離網備份，而且制定制度要求離網數據庫信息的存儲和提取必須使用不同的移動介質。

3.建立高校研究生檔案互聯網定期公布信息共享平臺

信息的價值在于可流動性和共享性，因此，建設多形式、多層次的檔案信息共享平臺，促進檔案信息資源的公開、共享和循環利用，既是檔案的要求，也是檔案信息化的目的所在。當然，高校檔案在開放的同時，也要注意對個人隱私和知識產權的保護。

總之，信息化是高校研究生檔案管理改革的方向，高校檔案的信息化建設不僅關系著高校自身系統內部工作的方方面面，是高校組織管理、師資隊伍建設、教學和科研等各項工作順利開展的前提和基礎，而且對整個社會的資源共享、文化交流、文明進步有著重要的推動作用。

（作者單位：寧夏大學研究生院）