微信網頁版試論電子檔案的保管與利用

周?婧

石家莊信息工程職業學院

微信網頁版試論電子檔案的保管與利用

周?婧

石家莊信息工程職業學院

檔案工作是一項嚴肅的工作，檔案部門的權威性是保證檔案價值的前提和基礎。電子檔案有利有弊，這要求企事業單位檔案管理工作者在其工作中應該創新檔案管理模式，做好電子檔案的保管與利用，以促進工作效率的整體提升。基于此，本文將著重分析探討，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

電子檔案；保管；利用

1、電子檔案概述

在電子檔案管理基本術語(DA/T58-2014)中對電子檔案的定義是指具有憑證、查找和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構和背景組成。電子檔案由電子文件轉化而來，與傳統紙質檔案相比，電子檔案存儲量大、存儲方便，既可以存儲文字資料，又能存儲圖片、音頻、視頻等資料，并且操作方便，可以快速在計算機上完成檔案的收集、整理立卷、查找、利用等工作，極大地提高了檔案工作效率和檔案利用率。而電子檔案信息是指來源于電子檔案的能消除人們不確定性的反映已經發生的各種事物運行狀態、方式及其規律的征象或知識，它包含電子檔案的信息、電子檔案內容信息及電子檔案目錄、索引等電子檔案再生信息。二、電子檔案信息的特點1.電子檔案信息對存儲設備的依賴性電子檔案信息的生成、傳遞、歸檔、整理立卷、保管、利用等都必須依賴計算機進行，離開計算機軟硬件平臺，電子檔案信息將無法完成生成、傳遞、歸檔、整理立卷、保管、利用的流程。

2、電子檔案的保管與利用措施

與紙質檔案相比，電子檔案在保存、維護等方面具有一定的復雜性。如何更好地保管與利用電子檔案，確保其安全可靠，是檔案工作者普遍關注的問題。

2.1 確保檔案載體安全

通常情況下，電子檔案獨立于計算機硬件而存在，多存儲于磁、光介質。因此，應建立適合此類介質保存的物理環境。例如控制適應的溫度、濕度，按照相關標準設置存放柜架、庫房，排放時應保持直立，注意避光、防塵及防變形保護，不可存放于強磁場及有害氣體存在的環境中。

2.2 確保電子檔案的原始性

許多電子檔案具有一定的特殊性，需要對原始格式還原顯示。因此，在這類電子檔案的管理中，可采取以下方法：第一，將原始電子檔案的電子圖像完好保存；第二，對電子檔案的支持軟件及應用系統進行完整保存，恢復文件時，直接顯示原始格式，第三，將電子檔案打印輸出件完好保存，或者將其制作為縮微品。

2.3 定期檢測維護電子檔案

第一，對電子檔案載體外觀進行檢查，檢查載體表面是否出現物理變形或損壞現象，檢查載體表面是否出現霉斑，保證載體表面的清潔干燥。第二，對電子檔案進行邏輯檢測，利用專門的檢測軟件校驗載體信息。一旦發現載體存在異常現象，應及時更新、修正。第三，建立健全維護管理檔案，詳細記錄電子檔案的檢測維護過程，杜絕人為損害，減少不必要的無用操作。

2.4 建立完善的管理制度

在管理和利用電子檔案上，應該依據電子檔案的本身特性進行管理，建立完善的制度，同時還要確保電子檔案的準確性，更要在收集上確保資料的真實性和邏輯性，這樣在電子資料整理的時候也比較容易。同時，在電子檔案傳輸的時候，要備份一份，并保證兩份文件都是一樣的，不能出現失誤，還要在計算機設備更新的同時保持電子檔案也隨時更新，繼續用舊設備記錄電子檔案，這對信息的傳輸也是有利的，足以見得建立完善管理制度的重要性。

2.5 正當的使用電子檔案

電子檔案是特別容易修改并且消失的，所以，對于每個使用者都要使用正確的處理方式來使用，應該是十分謹慎的，不能因為個人的原因，而隨意的篡改了電子檔案，這對以后的使用者是十分不負責任的。對于一些特定的電子檔案可以設置成只讀模式，不能進行傳輸或者拷貝等利用技術，有時也可以對原電子檔案進行加密處理，總之，要保證電子檔案的安全性。所以，在設計一套相對完善的制度的基礎上，我們要正確的使用電子檔案。

2.6 電子文件的利用

電子文件成為檔案后，保管好電子檔案的目的，是使電子文件能夠處于可準確、完整、可靠提供利用的狀態，起到查考的作用。電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同是更快捷、更方便。第一，電子檔案提供利用的方法對檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸和直接利用。第二，電子檔案的利用管理由于電子檔案提供利用方式的多樣化和所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

2.7 解決電子檔案安全存儲問題的基本方法

電子檔案的安全存儲技術主要解決電子檔案管理過程中面臨的問題：一是存儲載體的壽命短，二是電子檔案所依賴的計算機軟硬件技術過時、系統不兼容。目前，理論上有三種解決方法。第一，將電子檔案的閱讀設備和軟件保存到某種技術博物館，這種方法要求定期鑒定并需要驚人的費用支出，但是存儲效果最好。第二，在紙質或微縮片做拷貝，這種方法只適用于結構簡單的文檔，不適用于地理信息系統或其他復雜信息系統，雖可保證信息的永久保存，但避免危險的同時也失去了數字化的優勢。第三，將電子檔案盡可能地轉化成中性格式的文檔。這種方法運用最多，但是否適用于復雜文檔還有待研究。

總而言之，隨著大數據時代的到來，計算機電子信息技術得到人們廣泛的應用，承載著大數據的電子檔案憑借其特有的的優勢在當下人們的工作與生活中起到了重要的作用。電子檔案的誕生是信息儲存技術中的一次巨大的變革，它在極大的推進了檔案管理的工作效率的同時也改善了紙質檔案在存儲空間等方面的問題，這就要求我們在以后的實際工作中必須對其實現進一步研究探討。

[1]韓晉莉，張曉鵬.芻議電子檔案的保管與利用[J].機電兵船檔案，2014，02：60-62.

[2]韓健.淺談電子照片檔案的保管與利用[J].蘭臺世界，2013，S5：28-29.