對于公文處理工作的幾點(diǎn)建議

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

對于公文處理工作的幾點(diǎn)建議

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

公文處理工作是工會辦公室工作的重要內(nèi)容。公文處理水平直接體現(xiàn)辦公室工作的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，更重要的是影響單位和領(lǐng)導(dǎo)干部的工作效率、作風(fēng)、權(quán)威。本文淺談如何做好公文處理工作，在以后的工作實(shí)踐中努力做好公文處理工作。

公文處理；工作；建議

1、領(lǐng)導(dǎo)重視

在《辦法》“總則”第六條中規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對機(jī)關(guān)公文處理工作的指導(dǎo)和檢查。”所以公文處理工作要做得好，首先需要領(lǐng)導(dǎo)重視，各級主要領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人尤其要重視起來，不僅要親自動(dòng)手起草和主持起草一些重要文件，還要審定簽發(fā)單位制發(fā)的各種文件，并承擔(dān)相應(yīng)的法律和行政后果。還要以授權(quán)、委托、督促等各種方式對參與公文處理過程的各類人員進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。

2、公文處理要做到安全、準(zhǔn)確、及時(shí)

文件傳遞要嚴(yán)格履行手續(xù)，隨時(shí)掌握文件去向，不橫傳、不失密、不隨身攜帶，更不能損壞；準(zhǔn)確是保證公文處理工作質(zhì)量的一個(gè)最基本的要求，收發(fā)登記要明白無誤，不錯(cuò)登、不漏登，擬辦意見要合理，整理歸檔要準(zhǔn)確；及時(shí)是公文處理工作時(shí)效性的基本要求，不積壓、不拖拉、不誤時(shí)、不誤事，尤其在收文辦理上，一般公文應(yīng)盡快處理，緊急公文必須急事急辦，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)，按照有關(guān)規(guī)定，特急公文應(yīng)在4小時(shí)以內(nèi)辦結(jié)，急件需視其復(fù)雜程度在24小時(shí)以內(nèi)辦結(jié)。

3、嚴(yán)格把住辦文程序

3.1 在格式上把關(guān)

公文具有規(guī)范的格式，為體現(xiàn)公文的性質(zhì)，維護(hù)公文的權(quán)威，確保公文的嚴(yán)肅性，黨和國家分別制定了統(tǒng)一的公文處理?xiàng)l例和辦法，對行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式作出了嚴(yán)格規(guī)定。對公文中字體、字號，標(biāo)題、正文，附件等都有嚴(yán)格規(guī)定。

《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定，公文用紙采用CB/T148中規(guī)定的A4型紙，尺寸為210mm×297mm，定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。天頭(上白邊)為：37mm±lmm，訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。左側(cè)裝訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，主送機(jī)關(guān)用3號宋體字，正文用3號仿宋體，頁碼用4號阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)志，“主題詞”三個(gè)字用3號黑體字，居左頂格，詞目用3號小標(biāo)宋體字，抄送3號仿宋體，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間用3號宋體字。印章上距正文2mm～4mm，正文、印章同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

3.2 嚴(yán)格遵守辦文程序

公文辦理是指公務(wù)文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)行處理的一系列工作程序，包括收文與發(fā)文兩大方面。發(fā)文程序包括擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、編號、登記、印發(fā)、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環(huán)節(jié)。公文處理是一項(xiàng)較為嚴(yán)肅的工作，在辦文過程中應(yīng)明確規(guī)定，凡是上級機(jī)關(guān)、部門或其他單位送來的公文，都交由文書人員或辦公室部門負(fù)責(zé)人，不準(zhǔn)直接交給單位領(lǐng)導(dǎo)；代辦公室起草的代擬稿未經(jīng)辦公室登記、傳遞和初審，不準(zhǔn)請單位領(lǐng)導(dǎo)審簽；報(bào)辦公室批轉(zhuǎn)的公文，其內(nèi)容涉及幾個(gè)單位，在未與有關(guān)單位協(xié)商并取得一致意見時(shí)，辦公室不予批轉(zhuǎn)。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

4、以求實(shí)、精簡、高效的原則提供公文處理水平

4.1 處理公文要?jiǎng)?wù)實(shí)

求真務(wù)實(shí)是公文處理工作一貫的作風(fēng)要求，在公文處理的條例里面，就有明確規(guī)定，比如行文要講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。公文的起草要求講實(shí)話，一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，措施辦法切實(shí)可行，明確主要責(zé)任部門，用準(zhǔn)確和精簡的詞語去進(jìn)行表達(dá)。這樣才能夠體現(xiàn)公文的嚴(yán)密性，方便各單位和員工對公文的理解，避免因行文問題而出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況，同時(shí)公文的觀點(diǎn)表達(dá)、思路結(jié)構(gòu)清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風(fēng)。公文的審核與簽發(fā)也是要注重依據(jù)、注重程序的，注重在職權(quán)范圍內(nèi)開展工作與活動(dòng)，防止出現(xiàn)流程錯(cuò)誤。

4.2 處理公文要精簡

精簡既是理念的總要求，應(yīng)當(dāng)貫穿于公文處理工作始終，也是實(shí)際操作具體的指導(dǎo)原則，應(yīng)當(dāng)落實(shí)到行動(dòng)上，核心是精簡數(shù)量、控制篇幅和提高質(zhì)量。嚴(yán)格掌握文件的制發(fā)規(guī)格，可以以部門文件發(fā)的，不以公司名義印發(fā)；能以函件印發(fā)的，不以公司名義印發(fā)；對必須印發(fā)的文件，要注重公文的質(zhì)量和實(shí)效。

5、文件辦理過程中注意溝通與協(xié)調(diào)

5.1 溝通協(xié)調(diào)的重要性

文件的往來活動(dòng)中，有通知、請示、報(bào)告等文種，針對文件的要求，有需要報(bào)送的、有需要請示批復(fù)的、有需要洽談商務(wù)與業(yè)務(wù)交流的、有需要確定人員的等等都需要溝通和協(xié)調(diào)，才能夠保證對文件的辦理的正確和執(zhí)行力。辦文工作是公司對外溝通交流的窗口，是對內(nèi)上報(bào)下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發(fā)送批、轉(zhuǎn)送辦理到收回歸檔的流程中有嚴(yán)格的程序，又有一定的靈活性和創(chuàng)新性。

5.2 溝通信息要準(zhǔn)確

在有些文件需要確定一些具體信息和事項(xiàng)上，一定要做到溝通信息的準(zhǔn)確性。例如時(shí)間地點(diǎn)人物等的要素信息，以及為車輛準(zhǔn)備和會議準(zhǔn)備提供有力的支持。

5.3 提高對公文的重要程度的辨識度

文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。如領(lǐng)導(dǎo)出差，或者出現(xiàn)新的情況和問題時(shí)都需要對于文件進(jìn)行很好的理解。也就是提高對于文件的重要程度的辨識度，才能夠?qū)⑤p重緩急有一個(gè)合理的安排，做到既不耽誤又不過急。

結(jié)束語

要提高公文處理質(zhì)量、辦文效率，解決好目前在公文處理中存在的各種問題，除了要有高度的事業(yè)心和政治責(zé)任感、有一定的政策水平和相關(guān)業(yè)務(wù)知識外，還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識。熟悉辦文的有關(guān)規(guī)定，尤其要認(rèn)真學(xué)習(xí)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個(gè)具體問題的處理意見》等文件有關(guān)公文處理的規(guī)定，使公文處理工作邁上一個(gè)新的臺階，呈現(xiàn)一個(gè)新的面貌，有個(gè)新的改觀，走上規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的軌道，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中更好地發(fā)揮作用。

[1]李先進(jìn).機(jī)關(guān)公文處理工作“八項(xiàng)注意”，秘書[J].2011(5).

[2]陳智海.公文處理工作要?jiǎng)?wù)實(shí)求理――學(xué)習(xí)李瑞環(huán)《務(wù)實(shí)求理》有感，秘書[J].2011(1).

[3]于月英.淺議公文處理，檔案與圖書管理[J].2011(1).