加強農業檔案的收集與管理

王茂波

洮南市農經總站

加強農業檔案的收集與管理

王茂波

洮南市農經總站

農業綜合開發檔案管理是項目管理的一項重要內容，是項目建設的依據和必要條件，也是國家、省、市對項目竣工驗收檢查的主要內容之一，它對農業開發事業的承前啟后持續發展有著重要的推動作用，更具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值。因此，做好農業開發項目檔案管理工作具有十分重要的意義。

農業科研檔案；收集及管理；措施

1.加強組織領導，提高對檔案工作的認識

農業開發檔案是農業開發項目實施管理的真實載體和歷史記錄，科學、規范、齊全的檔案資料對于指導項目實施、保證項目順利驗收、為領導提供決策依據具有十分重要的現實意義。因此要加強對農業開發檔案的管理工作。一是加強領導力度，成立檔案管理小組，確定一名副主任直接負責檔案的管理工作，確定一名項目管理人員專門負責收集日常項目檔案資料，確定一名專門檔案管理人員對所收集的所有檔案進行分類、歸檔、管理等日常工作。二是加強基礎建設，配備檔案管理所需要的鐵皮柜、電腦、復印機、滅火器等檔案歸檔設施。三是建立健全檔案管理的各項規章制度，保證檔案管理工作規范化、制度化和科學化。

2.各種類別農業科技檔案在各個形成階段之中歸檔范圍以及收集目標

2.1 農業科研類型檔案的收集工作

農業科研檔案是農業科技檔案的一個重要組成部分，在農業科學研究與經濟發展中具有重要的作用。農業科研作為一個多學科、多專業的龐大科學體系，決定了農業科研檔案除具有科技檔案的一般特點外，還具有內容繁雜、形成和作用的廣域性、系統性、周期長和區域性的特點。因此，對農業科研檔案的收集要把握其主要特點，并兼顧農業科研活動的特殊性，遵循農業科研檔案形成的自然規律進行收集。

2.2 農業基建檔案收集

農業基建檔案是指一個建設項目從醞釀、決策到建成投入使用全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料，其具有按項目成套的特點。由于一個建設項目的完成會涉及若干個單位(如建設、勘察、設計、施工、監理等單位)，因此，圍繞一個建設項目的進行會形成規劃決策、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收等項目檔案，主要包括：建設工程可行性研究報告、設計任務書、實施計劃、工程預算、工程選址、地質勘察、土地使用文件、各種檢測報告與原始記錄。

2.3 農業科研設備以及儀器方面的檔案收集工作

農業科研設備在農業科學研究過程中有著較為突出的作用，所以要全面的記錄好科研設備的各方面信息，尤其是農業科研設備相關的管理性文件以及技術性文件，才能保證檔案的完整、有效。在實際的檔案管理過程之中檔案管理人員可以從以下的三個方面入手。

(1)設備采購階段的記錄

為了保證農業檔案的全面、準確性，對于科研設備而言，需要在設備的采購階段就開始進行記錄。另外，由于現代科技的發展、全球的聯通，使得我國一些先進的農業科研設備是從外國引進過來的，所以也要記錄好在選擇科研設備過程中判斷依據，以及設備的進口批文。

(2)設備驗收階段

在設備長途運輸過程中，有可能會對設備部件、外殼等結構產生影響，所需要工作人員能及進行全面的檢查并將檢查結果記錄在檔案之中。

(3)設備運行階段

科研儀器設備操作規程、設備使用管理規定、設備故障維修更換部件記錄報告、設備定期檢查記錄。

3.確定農業開發歸檔資料的內容，制定合理的分類標準

農業綜合開發開發檔案應分文書檔案、科技檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應設若干二級類目及三級類目。

文書檔案分為指導類和綜合類。指導類應包括領導講話，上級來文，有關管理規定、辦法，會議材料，上機機關批準的項目規劃，實施計劃等。綜合類應包括本單位工作總結，典型材料，統計資料及簡報等。

科技檔案應分土地治理項目類和產業化經營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設二條線整理。

土地治理項目類檔案的內容應包括：項目前期形成的文件，項目請示，包括項目建議書(申報書)，擴初設計及其審定意見，項目批復文件(復印件)，項目區的規劃設計等；項目建設過程中形成的文件，包括工程施工記錄，項目變更請示及其變更設計、項目變更批復，工程招投標文件，工程建設承包合同，機井卡片、造林密度、成活率調查卡片，中低產田方田卡片等；項目完成后形成的文件，包括項目完工驗收單，工程竣工預決算表，項目區建設工作總結，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關工程建設的圖片資料、錄像、照片，工程建后的管護制度，工程移交資料等；土地治理項目科技檔案，包括項目申報材料，項目合同書，相關的請示、批復文件等，科技項目培訓的要有培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄(講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象)，培訓總結報告，有關圖像照片等。

產業化經營項目類檔案的內容應包括產業化經營項目請示，有償資金財政承諾，產業化經營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復(復印件)，項目建設變更請示及變更設計，項目變更批復，項目實施計劃，工程招投標文件，工程建設承包合同，項目設備采購合同，項目建設工作總結，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關工程建設的圖片資料、錄像、照片等。產業化項目科技培訓培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄(講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象)，培訓總結報告，有關圖像照片等。

4.提高檔案人員的業務素質，狠抓歸檔資料的管理

農發工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農業開發工作的具體業務，又要掌握檔案管理的專業知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農業綜合開發項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案工作進行全盤考慮和統籌安排，做到心中有數。在學習掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業知識、計算機操作技能的學習，以提高他們的專業素質和檔案管理知識。

5.結束語

通過對農業科技檔案收集工作的論述，我們可以在中間獲得的啟示是檔案信息上的收集對于農業科技的發展來說是較為重要的一個環節。科技檔案歸檔制度的實行，在檔案管理工作中具有重要的影響作用。

[1]梁海萍，唐翼鋒.對農業科技檔案管理工作的一些探索研究[J].農業科技管理，2013(1)：71-72

[2]吳建華.科技檔案管理學[M].南京：南京大學出版社，2002