淺談檔案管理工作的保密問題

董志恒

吉林省洮南市勞動保障事務所

淺談檔案管理工作的保密問題

董志恒

吉林省洮南市勞動保障事務所

隨著社會政治、經濟、文化交流與合作的日益發展以及科學技術的不斷進步，檔案保密工作正面臨著一系列新問題和新挑戰。本文就如何迎難而上，增強法制意識，建立健全各項檔案管理制度，既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經濟和社會的發展提供服務進行探討。

檔案；管理；保密

1 檔案保密工作存在的問題

檔案是一種重要而有價值的社會信息資源，對于檔案信息資源，我們既要重視其載體的保管保密，更要重視檔案所包含信息的開發和利用，從而實現信息資源的共享，檔案所具有的真憑實據的性質和它的權威性在現實中是客觀存在的，人們在充分享用檔案資源的豐富性的同時，卻忽視了檔案的保密工作，從而引起了一些問題，檔案保密工作的相關人員在進行具體的保密工作時，難免會存在一些問題，這些問題主要表現在以下幾方面。

1.1 檔案保密意識淡薄

隨著社會的發展，民主與法制建設的進程得到不斷的推進，作為檔案的保密工作，其要保密的事項和范圍也開始逐步減少，伴隨著這一發展現狀，人們的保密意識也逐漸淡薄，但這卻并不意味著檔案保密工作就無密可保了，相反，檔案保密的形勢變得更加嚴峻，保密任務和工作也更加艱巨。

1.2 涉密事件及載體管理較混亂

對于檔案管理的保密工作，在進行管理時，執行操作不規范，隨意復制涉密文件的相關資料，涉密文件和資料存放管理不嚴格，亂放亂存涉密文件和資料；檔案秘密的儲存物如U盤、移動硬盤等沒有建立嚴格的管理制度，也是隨意地亂放，或者沒有進行檔案涉密文件和資料的備份工作，一旦丟失，就會造成嚴重的后果，得不償失；還有的甚至是會無意或有意地將涉密文件和資料賣給廢品收購人員，這些問題都給檔案保密工作帶來嚴重的安全和泄密隱患。

1.3 檔案管理的要害部門管理不嚴格

檔案保密工作的那些要害部門在進行檔案管理時執行力不高，管理不嚴格，如對一些涉密人員的管理不嚴格，沒有按照保密要求落實好保密責任制，由于保密責任制或者其他相關的保密制度不明確，導致對有些要害和重要部門的管理出現失控的狀況。

1.4 檔案庫房管理中的保密工作不嚴

檔案的庫房管理是檔案保密的重點，做好庫房管理，檔案保密工作就多了一重保障，而有些不具備條件的企業或單位，對于檔案庫房的管理工作不嚴格，往往將庫房附設在機關辦公樓內，這對于檔案保密工作管理來說是一個禁忌；同時一些企業或單位沒有制定嚴格的檔案庫房管理制度，一些無關的人員隨意進入，造成保密工作的不完善。

1.5 絕密檔案保密和管理人員素質不高

絕密檔案是黨和國家的核心，但有些絕密檔案保密和管理的工作人員素質不高，責任心和事業心以及保密意識不強，沒有嚴謹的工作作風，絕密檔案和非絕密檔案沒有分別保管，調閱、銷毀、移出等工作沒有按照規定手續進行辦理，這些無形中會給絕密檔案的保密工作帶來嚴重的泄密隱患。

2 做好檔案利用過程中的監督、保密工作

2.1 制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.2 隊伍建設。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

2.3 監督措施。做好利用監督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

2.4 正確處理好檔案保密與利用的關系。保守國家機密是每個

公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的職責。日常工作中檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端；大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。

3 進一步做好檔案開放中的保密工作

3.1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確的區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍，最終由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定，即：國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。

3.3 做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：提高開放檔案案卷的內在質量，建立健全檔號，編制檢索工具，準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

保守國家機密是每個檔案人員應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，因此，在檔案管理工作為社會服務、為社會利用的同時，應當做好檔案的保密工作。

4 結語

檔案管理的保密工作是維護國家、企業或個人安全和利益的關鍵性工作，因此一定要引起高度的重視，在具體進行檔案保密工作管理時會存在諸多問題，需要我們加以預防，從而減少檔案泄密的隱患。不管是檔案管理工作人員還是每個公民，都有義務和職責做好檔案的保密工作，我相信，通過我們的努力，一定可以做好檔案管理的保密工作。

[1]吳金桐.談檔案管理工作中的保密問題[J].現代農業科技，2009(24).

[2]王焱.檔案保密管理問題的若干思考[J].黑龍江科技信息，2011(21).