淺析高校檔案管理中電子檔案的優勢與局限

趙海燕

摘 要 在當前信息科技廣泛運用的年代，檔案管理現代化正在各個高校逐步推進。一些有價值的電子檔案越來越被重視，然而這些電子檔案雖然在傳統檔案管理中產生了巨大的積極影響，卻也存在一定的局限性。本文針對電子檔案的特點，初步分析了在高校檔案管理中電子檔案的優勢與局限。

關鍵詞 高校 檔案管理 電子檔案

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

隨著現代社會信息化程度的不斷提高，高校檔案管理工作也進入了新的時代，但是當前仍有許多高校還采用傳統的紙質檔案管理方式。

1高校檔案管理現狀

隨著科學技術和社會經濟的迅速發展，高校學生和教職工人數急劇增加，每年都有數以萬計的檔案需要變動、更新和維護。但是從高校檔案管理的現狀來看，它還存在著很多問題，主要表現在以下幾個方面。

1.1高校檔案工作量大

因為高校改革的不斷深入和規模的不斷擴大，高校檔案的數量和門類也在增多。主要分為黨政檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、財會檔案、人事檔案等十幾個門類，另外，檔案的保存和日常維護，以及大量的學生就業和出國等使得檔案變動頻繁，這些都需要大量的人力、物力和時間。

1.2信息化技術未得到充分利用

目前，高校檔案基本還是以紙質檔案作為保存媒介。雖然大多數的高校已經實現計算機在檔案館各部門的全覆蓋，但是在高校檔案管理過程中，對信息技術的應用僅限于檢索、交換、備份等，并沒有完全發揮其優勢。絕大多數的檔案整理、存放和查閱等仍采用傳統方式。另外管理人員信息化技術水平不高，所以信息化技術在高校檔案管理工作中難以得到充分利用。

1.3重保存輕利用

高校檔案管理工作是一個長期積淀的過程，價值不容易在短期體現出來，因此，高校對這種效益不明顯的工作沒有給予足夠重視，更愿意把資金投入在直接能得到成果的項目上。“重保存輕利用”的傳統觀念使大多數人認為檔案工作就是收集歸檔和保存保密，一些高校的檔案管理工作長期停留在這兩方面，并不重視對檔案的開發和利用。目前高校檔案不僅要滿足高校內的學生、教職工和各個機構對檔案利用的需求，還要滿足社會的利用需求。而高校檔案管理工作的重點是對檔案的開發和利用，因此我們必須利用現代化信息技術對其進行整理、提取，將高校檔案盡量轉化為更便于利用，便于保存的電子檔案。

2高校檔案管理中電子檔案的優勢

電子檔案是具有保存價值的電子文件，這與傳統檔案的特征相同。但是電子檔案在歸檔、存儲和利用方面有很多優勢。主要表現在電子文件歸檔的工作量相對較小，節省人力和時間；它的儲存空間小，容易保存，它的利用也比較簡單方便。在當今信息技術的廣泛應用下，電子檔案的優勢越來越被高校重視，主要體現在三個方面。

2.1檔案的歸檔方面

電子檔案可以利用信息技術，就能省去人工分類、排序裝訂等步驟，同時還不容易疏漏出錯。但傳統檔案的收集、分類統計等環節需要大量的時間和人力，另外，傳統檔案立卷標準有很強的主觀性，立卷人通常會根據自己的理解來進行立卷，這樣做就會影響日后他人對檔案的查閱和利用，而電子檔案通過計算機的輔助立卷功能，可以按照不同標準分類。當遇到文件收集不齊或漏交，電子檔案只需利用計算機檔案管理系統就可一鍵整理歸檔。這樣不僅能提高工作人員立卷歸檔的效率，還能提高歸檔的質量。

2.2檔案的保存方面

高校檔案中有一些檔案是極少被查閱和利用的，但是為了保證檔案工作的完整性和嚴謹性，這些很少被人問津的檔案也會進行保存，這就造成資源和空間的浪費。而電子檔案只需一個芯片就可以解決整個檔案庫房的儲存問題。電子檔案更便于保存，因為它通常以磁盤、光盤等為介質，不受溫度、濕度以及微生物環境的影響，不易被破壞，同時也大大減少了紙張的消耗，更有利于環境保護。

2.3檔案的利用方面

一切檔案工作的出發點和落腳點就是檔案利用服務，它是檔案價值的最終體現。目前，傳統檔案由于量大，分類多、占用的空間大，難以進行一一翻找。而電子檔案和計算機檔案管理系統使檔案的檢索和查找速度大大提高，管理員無需進入庫房，只需在計算機上就能完成檔案的利用。另外隨著高校學生的增多，出國留學生和一些在外地就業的學生經常會需要遠距離的利用相關檔案，但是傳統的紙質檔案利用調度就要相對困難。而電子檔案則能夠通過網絡在最短的時間到達檔案利用者的手上，滿足其對時間上的要求。

3高校檔案管理中電子檔案的局限性

電子檔案在給高校檔案管理帶來巨大便利之時，那些防不勝防的病毒和黑客使電子檔案在儲存和使用的過程中存在一定程度的風險，給電子檔案的安全保密工作增加了難度。這主要表現在兩個方面。 （下轉第53頁）（上接第35頁）

3.1網絡安全性難以保證

電子檔案是可以通過儲存設備高速讀寫，如果一旦被盜取，會對檔案的真實性和完整性造成破壞，現在高校保存的檔案多數是學生和教職工以及校內的重要信息，所以安全問題不容忽視，這主要體現在以下幾方面。

（1）電子檔案容易造成在文件交換、或是長期保存中出現信息的丟失，因為它的格式和儲存方式比較多樣化；有時也會出現不兼容現象，導致電子檔案的不可讀，這也是檔案管理中的一個難題。

（2）電子檔案很容易被更改，因為它沒有手寫文字的特征，采用的通常都是統一的字體和標識，所以，如果電子檔案被篡改或錯寫，就會不留痕跡，不容易被發現，也不利于區分檔案的真假。

（3）電子檔案若操作失誤就會造成大范圍的文件受影響，因為它通常采用的都是批量處理的方式，而傳統的紙質檔案如果是人為造成的錯誤則是影響范圍有限。

（4）網絡具有遠距離調用的功能，在傳輸過程中，檔案信息的安全性存在被修改和盜用風險。

3.2法律效力和相關標準不明確

目前，我國還未在法律中明確規定電子檔案的法律地位，在我國的實際案例中，電子文件的法律憑證作用并不被認可，所以電子檔案的法律效率尚不明確。

另外，在高校檔案管理中，為了保證電子檔案的安全性、易操作性，必須采用標準化的管理方式，這就需要制定統一的標準。目前我國已經定制了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行了規范。《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》對公文類的電子文件和電子檔案也做出了比較細致的規定。但是，根據高校目前的發展狀況，應當盡早的制定統一的電子檔案管理標準，使得高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。

參考文獻

[1] 劉曉春.電子檔案管理[R].湖北省電子檔案管理培訓班，2012.

[2] 王慶云.現代檔案管理學[M].青島出版社，2004：287.

[3] 教育部，國家檔案局.2008高等學校檔案管理辦法[S].中華人民共和國教育部令第27號.

[4] 劉家真.電子文件管理導論：電子文件與證據保留[M].北京：科學出版社，2009：96.