聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境研究

(臨汾職業技術學院，山西 臨汾 041000)

聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境研究

李志梅

(臨汾職業技術學院，山西 臨汾 041000)

面對聘用制下高職院校人事檔案管理工作的困境，應構建創新型、現代化的人事檔案管理機制和模式，充分發揮人事檔案管理在高職院校中的積極作用，促進高職院校健康持續發展。

聘用制；高職院校；人事檔案管理；困境

在高職院校人力資源管理工作中，人事檔案管理是一項必不可少的重要內容，這項工作的開展也為高職院校人才隊伍建設奠定了基礎，成為高職院校聘請和任用人才時所參考的內容之一。隨著聘用制的進行，高職院校師資隊伍建設出現了復雜的人員關系和人員流動，因此，高職院校人事檔案管理面臨著更加嚴峻的困境，成為高職院校現階段的重要研究課題。

一、聘用制下高職院校人事檔案管理的重要作用

1.素質能力以及個人身份的人員佐證

通常情況下，求職者應根據招聘程序經歷筆試、面試、公示等的篩選和考察。但由于筆試的分數以及較短的面試時間都無法展現出求職者的責任心、事業心以及忠誠度等，再加上考評者的第一印象以及個人喜好也會對其產生不同程度的影響，進而導致人才招聘工作具有一定的主觀色彩。人事檔案中所記載個人信息，例如成績單、學歷證書、任職情況等，與之相比會更加全面和客觀，并且也能夠通過這些個人信息來了解其自身的責任感和敬業精神，以及綜合能力和個人品質。檔案材料在考察應聘者的成長經歷方面會比筆試、面試等更加具有說服力。

2.教職員工個人信息的完整保存和及時提供

人事檔案是反映和記錄個人在人事管理活動中的德才表現和經歷總結，并將需要進行考察的個人資料組織成文件。現階段，我國高職院校教職員工的個人基本信息都是在高職院校人事檔案中進行有效保存和記錄的，例如年齡、學歷、職稱、專業以及身體健康情況等。此外，人事檔案還可以向人們反映關于教職工的教學獎勵、福利、科研成果以及工作量等等，高職院校可以根據人事檔案進行崗位職務以及人才聘用。所以，高職院校人事檔案管理能夠為學校人才資源管理提供一定的參考作用。

3.促使高職院校教職員工形成個人基礎材料

高職院校每一年都會進行關于崗位調整、工資晉升、工作考核等一系列常規行政工作，而這些工作通常需要統計和核算所發放的獎金以及科研成果的數量。所以，高職院校每一個教職員工的自身利益都與這些統計和資料收集工作有著緊密的關系。這些工作是以收集和整理檔案材料的過程開始的，但也同時不斷生成了教職工人事檔案管理的基礎資料。高職院校能夠借助這些人事檔案進行人力資源上的管理，在總體上把握和管理人事信息。與此同時，高職院校人事檔案管理具有復雜性、常規性以及重要性，并且與個人的利益有著緊密的聯系，所以，高職院校應認真謹慎、細致負責地進行檔案管理工作，否則很容易出現人事方面的矛盾，進而影響高職院校的健康可持續發展[1]。

二、聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境

1.不注重開發和利用檔案的信息化管理

現階段，高職院校人事檔案管理依舊采取的是傳統模式，在檔案管理上缺乏一定的信息化技術。傳統檔案管理模式主要是借助檔案管理人員的手工操作來進行檔案的收集、整理、歸類等一系列的工作，但人工管理存在兩個不足之處：一是需要借助人工翻檢才能夠查找材料，進程緩慢和查閱困難等問題影響了整體的工作效率；二是人工書寫和整理人事檔案費時費力的同時還容易出現錯誤，這些不足都大大影響了人事檔案管理的整體質量水平[2]。此外，高職院校沒有充分利用人事檔案管理，這樣不利于選擇優秀的人才進行合理地運用，同樣也不利于深入了解和考察應聘人員。

2.高職院校人事檔案管理意識不強，存在陳舊和不合理的觀念

首先，高職院校領導對其沒有引起足夠的重視。高職院校領導普遍存在對于檔案管理工作不注重的現象，沒有深刻意識到人事檔案管理的重要性，不愿意在檔案管理方面發放相關的管理經費，同時也不是很關注人事檔案管理的人才力量的構建。其次，沒有認識到人事檔案及時歸檔的必要性。高職院校通過采取封閉式的管理模式對人事檔案進行管理，所以出現了注重保密而忽略利用的情況，高職院校的教職工是很少能夠接觸到自己個人信息檔案的，進而導致他們不了解如何進行檔案的取用和歸還，同時也沒有認識到人事檔案管理工作的職責和范圍。所以，高職院校經常會出現人事檔案材料未歸檔或是歸檔不及時的問題，進而影響人力資源工作的整體進程。再次，高職院校一些管理人員只是在口頭上強調人事檔案管理的重要性，并沒有真正地落實和貫徹到日常管理工作之中，甚至認為全民職工編制人員與聘用制的人員存在差別，只注重個人信息的統計工作，而忽略各個工作環節的細節。

三、聘用制下高職院校人事檔案管理所采取的策略

1.加強管理人員的綜合素質，合理建設檔案管理人才隊伍

第一，聘請這方面的專業精英，有效提升檔案管理人員的整體水平，構建一支高素質的人才隊伍。現階段，我國高職院校依舊缺乏優秀的檔案管理精英，所以高職院校應積極招聘具備專業技能和專業知識的人才，有效加強檔案管理人才隊伍的綜合能力。第二，高職院校應重視對檔案管理人員的繼續教育，根據檔案管理工作的發展需求和實際趨勢，不斷加強檔案管理人員的再學習和深造。學習內容更加講究實際操作和效率，在最大程度上加強整體工作效率，進而滿足各個方面的需求。第三，合理建設檔案管理人才隊伍。由于人事檔案管理具有一定的連續性，要求檔案管理人員具備一定的工作經驗，進而更好地適應整體工作，所以高職院校還應加強檔案管理人員的穩定性。

2.展開信息化的人事檔案管理，積極發揮人事檔案作用

大數據時代的到來，構建高職院校人事檔案的信息化、數字化管理是順應時代發展的必然趨勢。授權查閱檔案和在線開放檔案應在保證信息安全和使用權限限定的基礎上進行開展[3]。所以，高職院校應積極尋找符合本校實際需求的信息技術，努力構建高職院校人事檔案數字化和信息化的管理模式。同時還應形成方便操作的網絡管理平臺，這樣有助于儲存流動人員的檔案材料，也有助于減少人事檔案填補和轉移的程序，進而提高高職院校人事檔案管理的工作效率。

3.提高聘用制下高職院校人事檔案管理的重視程度

為了更好地確立聘用制下高職院校人事檔案管理的重要地位，首先，高職院校應加大關于人事檔案管理的宣傳力度。通過舉辦相關的交流會、培訓班等活動來進一步宣傳檔案管理工作，還可以借助高職院校媒體進行宣傳，例如廣播、校報等形式，進而加強高職院校整體教職員工的人事檔案意識。其次，根據《檔案法》，高職院校應構建關于人事檔案的獎懲制度以及規章機制等，合理制定相關原則和規定，并且明確人事檔案的工作職責和工作范圍，構建以學校領導為主的工作小組，進一步貫徹和落實人事檔案管理工作。

四、結語

無論是在現階段還是今后，人事檔案管理工作都能夠有效促進高職院校的可持續健康發展，保證人才隊伍的合理使用和合理配置，不斷加強人才隊伍的綜合素質，同時也增強領導對它的認識和了解。高職院校應深刻意識到人事檔案管理的重要性，進而分析在聘用制下其所面臨的困境，并且進一步指出有效的應對策略，構建和完善高職院校人事檔案管理機制和模式。

[1]李曉萍.對高職院校人事檔案管理工作的幾點思考[J].遼寧師專學報(社會科學版)，2011，(2)：487—492.

[2]胡杰軍，燕嬿，柳較乾，張莉萍.高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].十堰職業技術學院學報，2009，(4)：100—102.

[3]陳雪云.基于信息時代提高高職院校人事檔案管理人員素質的新思考[J].長春教育學院學報，2014，(4)：196—198.

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.10.055

G717.24

A

1008-6714(2017)10-0123-02

2017-06-12

李志梅(1975—)，女，山西臨汾人，從事人事檔案管理和學生檔案管理研究。

〔責任編輯：崔雅平〕