中冶賽迪集團化檔案管理的困境與建議

董軍薇

引言

中冶賽迪集團有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經(jīng)營和專業(yè)化發(fā)展相結(jié)合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業(yè)。隨著“股份制改造”、“建立現(xiàn)代企業(yè)制度”等改革措施的推進，中冶賽迪的規(guī)模也擴展到22家子/分公司和19個職能部門。雖然在組織機構(gòu)上實現(xiàn)了集團化管理，但集團化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實行有效的集團化檔案管理，對其實現(xiàn)健全、成熟的檔案工作運行體系具有重要意義。

1 集團化檔案管理的動因

1.1 理論依據(jù)

無論是傳統(tǒng)的實體管理還是現(xiàn)在的電子文件管理，來源原則、有機聯(lián)系原則、檔案價值理論、文件生命周期理論在集團化檔案管理中依舊適用。

來源原則始于檔案實體管理，但在電子文件管理時代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動、過程、處理程序等。集團各子/分公司或職能部門都無法脫離集團來運行，都不是獨立的實體，其產(chǎn)生的文件材料也是集團的一個組成部分。彼得·瓦爾納認為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。

對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關(guān)注項目的來源單位，還要關(guān)注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項、研究開發(fā)到結(jié)項完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機聯(lián)系原則的重要體現(xiàn)，而中冶賽迪產(chǎn)生的文檔以圖紙等設(shè)計交付物為主、注重現(xiàn)行利用和設(shè)計參考，正是檔案價值理論應(yīng)用的真實反映。中冶賽迪產(chǎn)生的設(shè)計交付物，從系統(tǒng)給出文檔號、上傳系統(tǒng)、歸檔質(zhì)量檢查、各級審批、簽發(fā)、文印到最終的發(fā)布，是一個完整的過程。同時，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規(guī)律。

1.2 實踐意義

首先，符合全宗原則。對于集團公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。

其次，切合集團公司協(xié)同運作的核心理念。協(xié)同是集團公司的價值訴求和自身組織優(yōu)勢，而集團化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發(fā)揮學習效應(yīng)和技術(shù)創(chuàng)新。例如，將檔案進行集中管理，可以節(jié)省人力并便于利用；同時資源共享有助于激發(fā)靈感設(shè)計出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。

最重要的是，它是解決當前中冶賽迪檔案管理實踐困境的迫切需要。集團化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團化檔案管理勢在必行。

2 困境

2.1 檔案管理體制模式不合理

一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數(shù)都是結(jié)合本企業(yè)檔案管理的實踐和檔案工作的運行規(guī)律來設(shè)計的。簡單來講，《企業(yè)檔案工作規(guī)定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點，即檔案工作領(lǐng)導和專兼職檔案人員。

在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業(yè)分管領(lǐng)導、企業(yè)檔案部門負責人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構(gòu)成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項目管理部及其兼職檔案管理人員。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在該管理體制中，企業(yè)分管領(lǐng)導是單人負責；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術(shù)支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責不明確。

2.2 相關(guān)配套制度不健全

檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業(yè)務(wù)標準的一部分，還應(yīng)包括檔案工作管理辦法或規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)管理辦法、其他業(yè)務(wù)標準、操作細則。

就中冶賽迪而言，當前主要制定了《檔案管理規(guī)定》、《會計檔案管理規(guī)定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規(guī)定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設(shè)計文件資料管理及歸檔規(guī)定》，目前公司也建立了自己的內(nèi)容管理系統(tǒng)。從名稱和具體內(nèi)容上可知，一是缺少了工作考評、工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計、內(nèi)容系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關(guān)的業(yè)務(wù)標準。

2.3 歸檔范圍模糊不清

歸檔范圍不清主要體現(xiàn)在兩個方面：一是不清楚各子/分公司實際產(chǎn)生的哪些文件、哪些需要歸檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關(guān)的、具有法律效力的操作細則。

2016年股份技術(shù)支持部對部分子/分的檔案管理工作進行了首次檢查，主要是了解其產(chǎn)生了哪些文件，并通過雙方領(lǐng)導的協(xié)商最終確定了需要歸檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產(chǎn)生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據(jù)檔案的本質(zhì)屬性和實際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進行管理。另外，管控權(quán)的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細則，導致企業(yè)形成的文件數(shù)據(jù)類型、數(shù)量、歸檔權(quán)責模糊，不僅難以確定企業(yè)核心文件數(shù)據(jù)的流動情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。

3 建議

3.1 優(yōu)化檔案管理體制模式

由股份公司的檔案部門來負責全集團的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關(guān)系，在合法性和強制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實際的職責。

一方面，可以考慮成立企業(yè)檔案館，以明確其職責并增強權(quán)威。按照《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產(chǎn)規(guī)模大、檔案數(shù)量多”，而有檔案專業(yè)背景的人員高達15人創(chuàng)造了另一有利條件。

另一方面，可考慮將集團化檔案管理的最高領(lǐng)導者由個人拓展成團體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領(lǐng)導小組實現(xiàn)，工作開展建議實行聯(lián)席會議制以便于風險分擔和高效執(zhí)行；后者能更好確保文件材料積累的及時性和完整性，進而方便歸檔范圍的確定與細化。

3.2 健全檔案管理配套制度

檔案管理規(guī)定，為集團化檔案管理提供了根本方向；而業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標準、操作細則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團化檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、精細化、有序化的目標。

首先，可建立檔案統(tǒng)計、檔案工作考評方面的管理辦法。其次，可以借助數(shù)據(jù)梳理的相關(guān)流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數(shù)據(jù)進行梳理，明確產(chǎn)生的文件材料類型、數(shù)量，并通過價值鑒定和實際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進行細化，形成相應(yīng)細則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據(jù)可依。

3.3 細化文件材料歸檔范圍

歸檔范圍的確定與細化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎(chǔ)。中冶賽迪目前的進行流程化管理的文檔主要有工程項目文件、合同、會計檔案，而大多數(shù)子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎(chǔ)上的，其關(guān)鍵在于確定核心數(shù)據(jù)。

首先，可以通過中冶賽迪官網(wǎng)、實地調(diào)研、當面或電話溝通、問卷調(diào)查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時滿足崗位收到或發(fā)出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標準，形成核心文件材料數(shù)據(jù)表，不符合條件的進行剔除。最后將所有核心的文件材料數(shù)據(jù)表進行匯總，召集各子/分公司負責人、各職能部門負責、項目管理部負責人進行協(xié)商，形成最終的匯總表，并確定細化的歸檔范圍。

參 考 文 獻

[1] 宮曉東.企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運行[M].北京：中國工商出版社，2014.

[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015.

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[4] 王鳳彬，江鴻，王璁.央企集團管控架構(gòu)的演進：戰(zhàn)略決定、制度引制還是路徑依賴？[J].管理科學，2012（12）：92.