辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案管理

秦國(guó)梅

摘 要：隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正在逐漸普及，這給當(dāng)代的企業(yè)文書(shū)檔案管理帶來(lái)了一場(chǎng)變革。在辦公自動(dòng)化的推動(dòng)之下，文書(shū)檔案管理的管理水平迅速的提升，并且為檔案管理工作帶來(lái)了許多的方便。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理對(duì)相關(guān)的工作人員及管理措施也提出了更高的要求。本文就辦公自動(dòng)化環(huán)境下的企業(yè)文書(shū)檔案管理工作展開(kāi)了探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；企業(yè)

企業(yè)的文書(shū)檔案種類(lèi)繁多，牽涉甚廣，管理起來(lái)存在一定的難度，特別是傳統(tǒng)的管理檔案的程序大多十分繁瑣，在一定程度上影響了文書(shū)檔案的管理質(zhì)量以及效率，并且可能會(huì)對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展帶來(lái)影響。但是，文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，又是一份不能割舍的財(cái)富，它記錄了企業(yè)從發(fā)展到壯大過(guò)程的一點(diǎn)一滴，承載了企業(yè)的歷史與文化，從客觀的角度反映了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程、財(cái)務(wù)狀況以及企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生過(guò)的重大事件。所以，如何高效的處理當(dāng)代文書(shū)檔案管理的問(wèn)題成為了大部分企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公自動(dòng)化提高了文檔一體化的水平

一般來(lái)講，文件指的是廣義上的文件，即所有通過(guò)文字、圖表、聲像等形式組成的各種材料。而檔案則是由文件經(jīng)過(guò)一定的條件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。所以說(shuō)，檔案的基礎(chǔ)是文件，但是文件的精華卻是檔案，兩者是不可分割的。從本質(zhì)上面來(lái)講，檔案和文件應(yīng)該是同一種東西，可他們所表現(xiàn)出來(lái)的形式又證明了他們的確不同，確切的來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)該是同一種東西的不同形態(tài)，但是并不能用同一種定義去定義他們。就像水和冰一樣，兩者具有同源性，但是在實(shí)效、功用和離合等方面存在差異。從文件到檔案，是一個(gè)不斷篩選，去粗取精的過(guò)程。所以檔案中的文件大多數(shù)都是存在一定價(jià)值與意義的，他們從分散的狀態(tài)被集中保存了下來(lái)。總而言之，從傳統(tǒng)的意義上來(lái)講，檔案與文件存在一定的差異，且從文件到檔案會(huì)經(jīng)歷一系列的辯證過(guò)程。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，大部分公司都將文件管理交給了系統(tǒng)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，許多的軟件公司都會(huì)選擇將檔案管理系統(tǒng)的功能全部嵌套進(jìn)這一系統(tǒng)當(dāng)中。再這種操作之下，文件與檔案都共存于一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，以前的那種界限與區(qū)別逐漸被淡化。在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)當(dāng)中，流轉(zhuǎn)結(jié)束的文件可以自動(dòng)的被轉(zhuǎn)入電子庫(kù)，然后再根據(jù)程序本身的設(shè)置進(jìn)行整理最后完成歸檔的工作。這樣一來(lái)，便大大地節(jié)省了時(shí)間，省去了歸檔的繁瑣程序，從而做到隨時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

1.2 辦公自動(dòng)化提高了文檔一體化的管理水平

文檔一體化的管理過(guò)程是從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，包括文件的生成，檔案的歸檔處理等所有程序的全方位管理，從而做到保證文件內(nèi)容的正確性，完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在傳統(tǒng)的文檔管理過(guò)程當(dāng)中，這一聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單的過(guò)程其實(shí)十分復(fù)雜，由于工作人員大多依靠手工操作，面對(duì)堆積成山的文件與資料，工作人員難免會(huì)出現(xiàn)一些疏漏的情況。再者，這些文件的收集過(guò)程要求十分嚴(yán)格，一定要保證資料的完整以及規(guī)范，在對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)注時(shí)也要注意書(shū)寫(xiě)的規(guī)范，十分消耗工作人員的精力與集中力。然而，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的誕生給廣大的檔案管理工作人員帶來(lái)了福音。運(yùn)用辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)，文件從收集、整理、分類(lèi)以及歸檔等等的環(huán)節(jié)都是系統(tǒng)自主根據(jù)設(shè)定完成的，整個(gè)操作過(guò)程變得簡(jiǎn)單，方便，省時(shí)又省力。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅僅使得文檔一體化的過(guò)程變得簡(jiǎn)單有序，還極大地提高了檔案管理的質(zhì)量，為企業(yè)的檔案文書(shū)管理工作減輕了許多的負(fù)擔(dān)。

1.3 辦公自動(dòng)化使文件管理更加快捷

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，檢索檔案當(dāng)中的信息一直是一項(xiàng)巨大的工程，因?yàn)樗馕吨ぷ魅藛T需要從成千上萬(wàn)的文件與檔案當(dāng)中尋找到目標(biāo)文件，雖說(shuō)檔案有著自己的編目以方便查詢(xún)，但是由于文件庫(kù)所包含的文件巨大，在里面尋找文件與大海撈針并沒(méi)有太大的區(qū)別。所以，檢索問(wèn)題一直困擾著檔案管理的工作人員。但是，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很好的解決了這一問(wèn)題，他利用自己本身的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用，文書(shū)處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫(kù)，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書(shū)人員就可以選擇所需要的文件進(jìn)行歸檔，滿(mǎn)足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢(xún)到需要的信息，瀏覽訪問(wèn)所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢(xún)檢索功能，如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過(guò)程分類(lèi)等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.4 自動(dòng)化系統(tǒng)有利于文件的穩(wěn)定保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在長(zhǎng)時(shí)間的保存當(dāng)中難免會(huì)存在損毀與丟失的風(fēng)險(xiǎn)，在加上檔案管理模式存在的漏洞，常常會(huì)導(dǎo)致機(jī)密檔案泄漏和被竊取的事情發(fā)生。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在這一方面進(jìn)行了改進(jìn)，只有在崗人員才能夠憑借自己的登錄名和密碼登錄文件管理的界面，并且不同崗位的人對(duì)文件有著不同的瀏覽與修改權(quán)限，嚴(yán)格保證文件的安全性與保密性。這樣一來(lái)，便在很大程度上杜絕了投機(jī)分子與不法人員利用各種管理漏洞獲取企業(yè)的機(jī)密文件以滿(mǎn)足其私人目的的行為。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，普遍采用的是電子文件，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，它有著體積小、壽命長(zhǎng)和便于保存等優(yōu)點(diǎn)。所以在文件保存時(shí)，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的載體。這些電子載體使用起來(lái)十分方便快捷，并且其存儲(chǔ)量很大，儲(chǔ)存的時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，不容易發(fā)生損壞，文件能夠穩(wěn)定地存儲(chǔ)在其中。

2 自動(dòng)化辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠

在自動(dòng)化辦公環(huán)境之下，企業(yè)都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文書(shū)檔案的傳輸與共享的，但是網(wǎng)絡(luò)的安全性并不能得到完全的保證，著便顯示著電子檔案的傳輸和儲(chǔ)存都具有一定的風(fēng)險(xiǎn)。但是大部分的企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題，因此并未采取相應(yīng)的防范措施，例如防火墻之類(lèi)的。由此，給企業(yè)的文檔安全帶來(lái)了一些隱患。

2.2 文書(shū)檔案管理的工作人員并不具備足夠的職業(yè)素養(yǎng)

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)擁有了更高效的文書(shū)檔案管理能力，同時(shí)也對(duì)工作人員的能力提出了更高的要求。然而，由于自動(dòng)化系統(tǒng)的還處于推廣階段，大部分的企業(yè)并未聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理工作，而企業(yè)現(xiàn)有的相關(guān)工作人員并不具有優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)技能，在計(jì)算機(jī)的處理上面也稍顯不足。因此，多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作中出現(xiàn)了工作人員與設(shè)備的能力不對(duì)等的極端情況，不利于企業(yè)的正常運(yùn)行。

3 對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建議

運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的企業(yè)一定應(yīng)當(dāng)注意的是要將檔案的安全性與穩(wěn)定性視為首要注意的點(diǎn)。并且投入一部分的財(cái)力與人力引入與學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理安全技術(shù)以及加密技術(shù)，為信息的管理設(shè)置一定的權(quán)限，以防止一些黑客與不法分子的攻擊。再者，企業(yè)應(yīng)當(dāng)開(kāi)設(shè)一定的培訓(xùn)課程以提高相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，保證其工作能力，并且應(yīng)當(dāng)向工作人員灌輸一定的法律與道德知識(shí)，使其意識(shí)到文書(shū)檔案的重要性與私密性，防止工作人員私下傳播或是泄漏相關(guān)的文件信息，給公司或企業(yè)帶來(lái)傷害。或者，企業(yè)可以聘請(qǐng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人士來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到保證。

4 總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷普及，為文書(shū)檔案管理改革帶來(lái)了前所未有的契機(jī)，檔案管理部門(mén)應(yīng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書(shū)檔案管理開(kāi)創(chuàng)新局面。在此基礎(chǔ)之上，企業(yè)也能夠保證得到健康穩(wěn)定的發(fā)展，為企業(yè)的進(jìn)一步開(kāi)疆拓土奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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