淺議企業檔案數字化建設與實施

海麗軍

摘 要：隨著改革開放的不斷深化，企業業務的不斷擴展，積累了相當數量的紙質檔案，檔案存放空間不斷增加，數量龐大的紙質檔案，迫切需要將這些紙質檔案進行整理、整編，進行數字化處理，掛接到現有的檔案管理軟件中，通過先進的信息化手段予以開發利用。只有對檔案進行數字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發利用。通過數字化加工將紙質檔案轉換成數字化影像，建立電子文件基礎數據庫，不僅挽救了企業的無形資產，而且能夠更好地保護企業的實體檔案，檔案數字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質量，而且為檔案管理可持續性發展奠定基礎。通過二次開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供便捷有效服務。

關鍵詞：檔案 數字化建設 實施

檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發展的形式，檔案管理數字化建設的重要性正日益凸顯出來，近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模和社會影響持續擴大，企業業務的不斷擴展，積累了相當數量的紙質檔案，數量龐大的紙質檔案，在開發利用服務上已不能為企業提供高效率地服務，必須將這些紙質檔案進行整理、整編，進行數字化處理，掛接到現有的檔案管理軟件中，通過先進的信息化手段予以開發利用。只有對檔案進行數字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發利用。通過二次開發利用檔案信息資源，為企業各項工作提供便捷有效服務。檔案數字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質量，而且為檔案管理可持續性發展奠定基礎。通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。

一、檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作

檔案數字化是企業檔案管理最基本的組成部分。檔案管理又是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。檔案是信息的重要載體，具有查考利用價值的。歸檔集中保存起來的文件材料是寶貴的信息資源和歷史記錄，管好用好檔案，對企業資源開發起著至關重要的作用。尤其是近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業規模的壯大和業務的不斷擴展，積累了相當數量的資質檔案，隨著企業改革發展的需求，傳統的辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息傳遞、收集、整理、分析體系，利用現代化的辦公手段管理檔案勢在必行。辦公自動化的實施以及協同辦公系統中檔案管理模塊的開發、測試、運行、上線的陸續開展，檔案數字化項目也被提到議事日程。企業檔案信息化，是把檔案收集、整理、歸檔、利用及統計等全過程與企業文件處理系統整合在一起，通過接口技術把文件處理系統與檔案管理系統數據實現實時歸檔的。檔案信息的數字化極大地增加了檔案資源的存儲。檔案信息資源得到更多的開發利用。檔案信息的數字化是實現信息化的前提，檔案信息化的目的是實現檔案的網絡管理，為企業生產、經營和管理提供更高效的服務。檔案管理建設是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極配合與參與，制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。構建一體化信息平臺，加強檔案信息化管理，建立新型檔案管理模式，實現檔案綜合數據信息的充分共享和高效利用。

二、實施檔案數字化建設，促進企業標準化提升

通過對開展檔案數字化項目的實施，將檔案管理的價值、創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升，經營管理精益化、標準化水平顯著提高。檔案管理屬于復雜的勞動范疇，內容包括收集、整理、鑒定、利用等多方面的工作，因此，需要所有檔案管理人員及時調整和改進工作內容和方法，依法健全各項管理制度，制定統一標準的規范體系。企業檔案工作管理機制逐步建立，基本達到了組織、人員、制度、措施的四到位，形成了企業檔案工作“層層有人抓、事事有人管”的網絡管理機制。

隨著檔案信息資源的開發和檔案工作的深入，數字化建設項目的實施，實現了檔案的價值的利用充分，激活了各方面要素，給整個檔案工作帶來活力，促進企業檔案管理工作再上新臺階。實現了檔案的網絡化管理，進一步使檔案管理工作在組織管理、檔案信息化建設、開發利用等方面逐步得到提升，有效地推動了企業檔案管理工作全面發展，促進企業標準化提升。

檔案數字化項目的實施，極大地增加了資料的存儲量，拓寬了檔案的可利用途徑，實現為檔案的利用提供了快捷的服務。同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。企業檔案信息化是大勢所趨，是企業檔案工作的發展方向。

三、檔案數字化的實施強化了檔案信息服務功能

近年來，在現代企業制度改革過程中，檔案工作者始終把推進檔案管理科學化、制度化、現代化進程作為一項重點工作常抓不懈。形成了合理、有效的檔案管理網絡。根據企業發展環境的變化，積極探索解決企業遇到的管理難題。從實際出發，主動適應周邊環境的變化，在知識管理、檔案管理、檔案產業化等方面進行了大膽實踐，強化管理、創新服務機制，檔案管理規范有序，檔案服務利用成效明顯。我局檔案室配備了足夠的檔案用房和檔案專用計算機、掃描儀等設施設備，能夠積極開展檔案編研工作。檔案管理作為辦公自動化子系統，實現了0A辦公自動化，建立了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等內容的檔案工作網頁，推進了我局信息資源共享過程。同時，對各種門類、載體的檔案編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、電子檔案目錄等檢索工具。檔案工作信息化，為企業提供高效率地服務，逐步走上了文檔一體化管理。通過辦公自動化系統（OA），實現電子公文網絡實時歸檔，通過辦公自動化這個平臺提供文書檔案全文瀏覽。

檔案數字化項目的實施、數字化掃描文件掛接完成，基本實現檔案全文檢索。檔案網絡全文檢索，大大地滿足了利用者的需求，從根本上解決了檔案信息網絡共享，提高了檔案服務水平。為檔案的利用提供了快捷的服務，同時為企業的管理、科研開發、生產經營等提供快捷的檔案信息資源。切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化。

總之，隨著檔案工作的發展，企業還需努力提高全員的檔案意識、以保證檔案文件形成的完整準確和系統。建立高效的信息傳遞、收集、整理分析體系，實現信息傳遞網路化進一步完善檔案信息系統管理，實現檔案信息資源共享，通過最大限度地挖掘檔案資源，實現檔案價值的最大化。通過對檔案數字化的實施，使檔案的價值和作用最大限度地發揮出來。

結束語：綜上所述，檔案數字化的建設與實施，將檔案管理的價值創造能力不斷增強，資源配置、過程管理能力不斷提升、經營管理精益化水平顯著提高。但是隨著企業高速發展和體制改革的深入，形成大量的電子文件和生產資料，歸檔數量逐年提高，檔案利用日趨頻繁，檔案數字化任務緊迫，檔案部門必須與時俱進，增強各方面的搜集，提高利用服務的實效性，只有這樣檔案數字化管理工作才能適應社會和時代發展的需要，才能跟好地為企業經營決策服務。

參考文獻：

[1]徜灌林《企業檔案工作回顧與展望》2012年

[2]王良城蔡學美潘積仁等數字化檔案館建設指南國家檔案館2010年6月