淺析住房公積金檔案信息化建設

◎王曉虹

淺析住房公積金檔案信息化建設

◎王曉虹

在高新技術高速發展的今天，互聯網逐步被應用到各行各業，檔案管理事業也緊跟時代潮流，由傳統的管理模式向著信息化、數字化、電子化轉變。隨著社會福利制度的完善，住房公積金檔案數量不斷增加，住房公積金檔案信息化建設勢在必行。本文闡述了檔案信息化的意義，分析住房公積金檔案信息化建設中存在的問題，進而強調住房公積金檔案信息化建設的重要性。

住房公積金 檔案 信息化

一、住房公積金的定義

所謂住房公積金，指的是國家機關、國有和私有外商企業、事業單位集齊在職職工繳存的長期住房儲蓄金，是法律規定的重要社會保障制度之一——住房保障制度。住房公積金具有強制性，企業單位有義務依法為員工繳存住房公積金，并且歸職工個人所有。

二、住房公積金檔案信息化建設的必要性

隨著社會的發展，我國的社會保障制度越來越完善，社會公眾的參保意識不斷提高，受到住房公積金保障的單位和個人不斷增加，住房公積金檔案也逐年遞增，檔案信息化建設成為檔案管理工作者面臨的一個新的課題。我國已經進入信息化時代，想要更好地開展檔案管理工作，有效發揮檔案信息資源的作用，就必須認識到信息技術的重要性，與時俱進，積極參與檔案信息化建設。檔案信息化指的是利用互聯網等新技術，將傳統的紙質檔案等文件轉變為更易整理和儲存的電子檔案，并且形成有序的檔案信息資源庫。

（一）更加便于住房公積金檔案的保管

近年來，隨著房價的不斷增長，住房公積金檔案的保存時間也逐年增長。傳統的紙質檔案無法經歷長久的存放，并且檔案流動有可能造成紙質檔案遺失、破損等情況，而將紙質檔案轉變為電子檔案則會在很大程度上避免以上問題。電子檔案可以存于硬盤等載體中，更加便于保存和攜帶，更好地降低意外突發情況可能會所造成的損失。

（二）更加便于住房公積金檔案的查找與使用

我國地域遼闊，且人員流動大，傳統的紙質住房公積金檔案不能滿足住房公積金管理機構的數據查詢服務，并且檔案數量龐大，傳統的庫房查詢方式難以滿足使用者的需求，使得檔案利用效率低下，局限性大。將住房公積金檔案信息化，建立電子檔案信息庫，使用者可以更加快速地查找檔案，不再受時間和地點的限制。住房公積金管理機構和各地方營業網點可以在線進行瀏覽和查閱，使得檔案利用更加方便、快捷、高效。

三、住房公積金檔案信息化建設的重要內容

（一）制定相關規范制度

制訂相關的規范制度是保證住房公積金檔案信息化建設順利進行的重要前提。住房公積金管理部門應及時根據實際情況，制訂關于信息化住房公積金檔案處理規范、收錄方式、檔案區分、檔案保存、網絡檔案管理平臺等規章制度，相關部門要對制度內容進行考察與更新，確保嚴格有序地實施制度內容。

（二）樹立住房公積金檔案信息化意識

住房公積金檔案管理人員樹立信息化意識是住房公積金檔案信息化建設的基礎條件。參與檔案管理的人員必須主動認識并學習檔案管理信息化技能，以便在今后的工作中發揮主觀能動性，主動思考檔案信息化建設中出現的問題并且尋找解決方案，更好地做好住房公積金檔案信息化建設工作。

（三）引進檔案信息化建設中必要的新型軟硬件設施

除了完善的制度和高素質管理人才，先進的軟硬件設施是必不可少的，要想將紙質檔案轉化為電子信息檔案，計算機與掃描儀等設備是必須的。優質的檔案信息化管理軟件是保障住房公積金檔案信息化良好運營的基礎條件，也為電子信息檔案的安全提供了保障。因此，住房公積金檔案管理部門應積極對市場上的軟硬件設施進行考察，引進一批效率高、系統全面的設備。

（四）提升住房公積金檔案信息安全水平

隨著住房公積金檔案信息化建設的推進與網絡平臺的逐步完善，電子住房公積金檔案的安全問題越來越受到大家的重視。由于我國人口較多，住房公積金檔案數量龐大，因此，需要對網絡管理平臺中的檔案信息做好界定，針對不同信息劃分保密程度，對不同的人員設置不同的查詢權限，保障住房公積金信息的安全。住房公積金管理管理系統應建設相應的防火墻以及安全功能系統，防止不法人員通過網絡病毒等對公積金信息進行盜取等侵犯行為。要根據內部人員所做的不同工作，設置不同的查詢權限，以便更好地保護住房公積金檔案信息的安全。還應該注意檔案的備份工作，以防因意外事故發生的檔案信息丟失、篡改等情況。

四、結語

住房公積金檔案信息化建設是我國檔案管理事業的一個新嘗試，需要進行系統性的研究與計劃，通過對不同方面的改革，全方位推進住房公積金檔案信息化建設。作為住房公積金檔案管理人員，應認識到信息化建設的重要性，主動投身于信息化建設中，使我國的住房公積金檔案管理質量與效率更上一層樓。

[1]方文彬.我國社會保險會計存在的問題探析[J].財會研究，2012（13）.

[2]蘆欣.淺談我國社會保險面臨的問題及發展[J].現代商業，2012（32）.

王曉虹，女，本科，白山市住房公積金管理中心，館員，研究方向：檔案管理 ）

（責任編輯 宋倩）