淺談醫院檔案管理

◎梁源

淺談醫院檔案管理

◎梁源

在任何一個醫院的發展進程中，檔案管理都是極為重要的工作，因其作為最根本的記錄，具有權威性和發揮憑證的作用，在醫院的所有管理當中，檔案管理不可或缺。為了更好地進行檔案管理，需要提高檔案管理人員的綜合素質；提高醫院領導對檔案管理工作重要性的認識；實現檔案管理的標準化與信息化。所以，醫院檔案管理工作有待進一步加強。

醫院 檔案 管理

在醫院發展的過程中，原始記錄作為最可靠的數據，存在于醫院檔案當中，其具有權威性的特點，能夠發揮憑證的作用。在這些歷史性檔案資料當中，有些是非常重要的，一旦遇到意外情況，容易損壞，甚至其原始面貌也變得模糊不清，所以，做好檔案管理非常重要。采取何種辦法也無法恢復，其損失是非常大的。

一、提高檔案管理人員的綜合素質

醫院檔案管理人員往往是從臨床或從其他不是檔案管理部門借調過來的，人員素質參差不齊。檔案管理人員的數量不能決定檔案管理水平的高與低，也不能決定檔案服務質量的好與壞。實際上，檔案管理的水平、檔案服務的質量，往往與檔案管理人員具備的素質、專業技術水平以及工作方法是否先進、管理體制是否科學合理有關。換句話說，檔案管理需要學歷高的、素質高的，具有多功能的、復合型的人才，這樣才能為檔案管理不出疏漏打下基礎。

首先，選擇優秀的檔案管理人員進入檔案管理崗位。比如有些人員的思想素質好，沒有復雜的社會關系，具有較強的檔案管理專業技能，還要做到，檔案管理人才不流失。其次，針對檔案管理人員素質層次不一的情況，應努力提高他們的綜合素質，以其專業技能層次為依據，進行對應的培訓，使檔案管理人員專業技能越來越高。可以聘請檔案局的專家或本系統中經驗豐富的專業人才來授課，為檔案管理人員講授檔案專業相關知識，結合計劃對其專業理論與實踐進行檢測。這些人員應該掌握計算機方面的專業知識，并具有讀寫英語的能力。管理人員需經考核，只有合格的人員才能上崗，反之不能上崗。[1]以公開的形式進行招聘，做到公平競爭，取優棄劣。

二、強化領導意識

大部分醫院領導以醫療的質量、醫療的技術為核心，來促進醫療事業發展，也注重培養醫療專業人才，加大醫療學科發展建設力度，但往往忽視檔案的管理工作。檔案管理工作往往體現了一個單位的管理水平以及文明程度，所以，提高醫院領導的檔案管理認識勢在必行。只有這樣，才能促進檔案工作的開展，醫院檔案管理者也要有責任意識。所以，領導層的態度決定了檔案管理工作的開展情況。

三、檔案管理的標準化、信息化

在醫院，有一個部分是綜合檔案部，作為一個獨立的部門，其保存醫院的各方面檔案，所以，有必要構建一個完善的、能夠歸檔的工作體系。對于文件的處理，需要構建對應的立卷制度，處理之后，應當把每一種形式、載體的文件與材料進行歸檔，接著，這些資料被文件材料的承辦部門及時接收與整理。在這之后，把其傳遞給醫院綜合檔案管理部門或檔案工作人員手中，完成歸檔、保留的任務。[2]檔案管理部門或檔案工作人員要對檔案的質量進行檢測與接收。

實現檔案管理的信息化，需要把現代的計算機技術、信息技術、通信技術等運用在檔案信息資源的每一個環節中，包括處置、保存、管理、利用等。基于此，管理工作的效率越來越高，經濟效益、社會效益越來越多。近幾年，隨著時代發展，醫院辦公實現了自動化、信息化，打破了以往“手工操作”“立卷歸檔”的工作模式，改變了以往“重保管，輕利用”的思維，順應了醫院檔案管理工作的需要。檔案資源的開發與利用往往與醫院檔案管理的信息化程度有關，所以，醫院將其當做檔案管理工作中的一個重要課題來抓，即如何發揮計算機技術的作用，實現存儲、檢索檔案信息的功能，以達到網絡化管理。基于此，醫院需要構建一個檔案數據庫，尤其是醫院的人事檔案，通過數據庫的建立，人事檔案管理具有數字化的特點。另外，在檔案的應用管理中引入縮微、光盤技術，并積極發揮局域網及辦公自動化網絡系統的作用，促進檔案管理系統實現網絡化。

總而言之，檔案管理工作要基于醫院領導的關心和支持，提高檔案專業管理人員的綜合素質，使得檔案管理更加規范，實現信息化管理，并依據《衛生檔案管理暫行規定》等法律與法規，確保醫院檔案管理工作順利完成，推動醫療事業快速發展。

[1]張晉川.醫院檔案編研工作的思考[J].重慶醫學，2015（05）.

[2]譚波.醫院檔案室工作現狀及對策[J].現代醫藥衛生，2014（07）.

[3]周建芝.淺議企業檔案管理信息化[J].山西科技，2006（05）.

（責任編輯 劉冬楊）

梁源，男，本科，四平市口腔醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）