大學檔案館自身文化建設探析

文/王曉玲

大學是以人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承與創新為主要功能的獨特社會組織。大學文化是大學在長期辦學實踐基礎上，經過歷史的積淀、自身的努力和外部的影響，逐步形成的一種獨特社會文化形態。大學檔案作為學校發展歷史的積淀和原始記錄，有著與生俱來的文化內涵與品格，而置身文化氛圍濃郁大學中的大學檔案館，無疑在傳播大學文化中擔任了重要角色。大學檔案館是大學內部獨立的檔案事務管理機構，除行政職能外，其文化職能主要是通過傳播、發展和研究大學檔案文化，為廣大的校內外公眾提供豐富的信息資源和服務。我國大部分高校均為建國后成立，和百年老校相比，歷史文化稍顯欠缺，教育發展經歷較為相似，雖然檔案工作整體較從前有了很大發展，但在檔案文化建設方面還稍顯落后，如何綜合提升此類大學檔案館的自身文化內涵建設，本文從以下幾方面進行一個淺顯的探析。

一、積極研究和開發檔案資源，編寫多種形式的研究資料，傳承學校歷史文化。檔案是歷史的真實記錄，新時期的檔案工作，除了存史，還要樹立開放觀念，主動對塵封的檔案資源進行深層次總結研究，挖掘更多有價值的信息，宣傳學校歷史文化。可以通過以下具體做法開展：一是主動做好學校校史的研究和考證工作。通過對館存檔案資料進行詳細查看，深度研究，精準確定學校歷史事件發生的時間、過程和結果，對于原貌無法確認或缺失的環節，可通過關聯信息進行多方核實，收集相關資料，進一步確定學校歷史的真實性和可靠性。二是編寫學校年鑒及大事記，通過全面、系統、準確地記述學校每一年的發展狀況，為學校未來決策、查史、寫史提供參考。三是通過分析檔案利用內容及學校開展的單項工作需要，有計劃地組織編寫系列檔案資料匯編。資料編寫的方向可以多層面開展，學校層面的如：組織機構沿革、基礎數據匯編、干部任免、機構設置、科研成果、職稱評審、學科發展沿革等；個人層面的如：教授名錄、優秀畢業生、學校師生個人參加過的高級別科技創新大賽匯總等；社會層面的：報紙雜志網絡刊發的宣傳報道、優秀校友事跡等。四是積極參與或制作各類圖片展覽。如利用館藏照片，制作檔案館館藏圖片展，從歷史的角度讓更多的師生、校友了解學校的發展歷程，進一步激發全校師生員工拼搏奮進的斗志和校友愛校興校的熱情。

二、提高檔案服務文化意識，用實際行動，展現大學檔案人員高品質的文化素養。大學文化內容豐富多彩，其中行為文化是不可或缺的一個文化方面，主要通過大學里的管理者、教師、學生來集中體現，通過約束、規范的群體行為來塑造一個積極向上的良好大學文化氛圍。圍繞這一目的，大學檔案館應從“服務”文化進行定位，圍繞“服務育人”開展一系列工作。通過各種開發和激勵措施，使檔案工作人員不斷提高知識素質、能力素質、道德素質、勤奮素質、心理素質和身體素質，將個人目標與學校發展目標結合起來，形成合力，營造團結協作、互幫互助的溫馨氛圍。首先是檔案人員要保持良好的精神面貌，好的心情，才能使服務雙方互益。如在日常工作中，通過開展高情商素養培訓活動，使檔案人員意識到予人玫瑰手有余香的道理，無論到檔案館的是老師還是學生，熟人還是陌生人一律一視同仁，均提供熱情服務，必將無形中提升學校的對外形象。其次檔案人員要有主動服務學校各項中心工作的積極意識。要主動關注學校每年的工作計劃、中長期規劃、重要工作的檢查、評估和部署等信息，從檔案工作角度分析其內容，提前準備好有可能需要的檔案資料內容，為學校的各項活動順利開展保駕護航。再次是要重視民生檔案的利用，服務要體現的更加貼心和快捷。隨著社會的發展進步，需要檔案館提供的佐證資料種類越來越多，服務項目和查詢方式應與時俱進。目前大學檔案館的個人查詢服務內容主要是出國、就業、學歷認證、考研、職稱評聘、工資待遇、科研項目專利申請等，且查詢量逐年遞增，檔案人員除了要提供最耐心、細心的服務外，還應多為利用者考慮，針對出現的新情況進行及時調整，以最快的速度解決問題。如全國開展的干部檔案審核，有些畢業生的檔案里缺材料或需要提供證明，可根據該事因設計證明模板。檔案查詢方式在確保安全的情況下，除了提供現場查詢外，還可提供電話查詢、郵件查詢、到付快遞、網上查詢。

三、努力提高檔案館環境文化建設，使檔案文化建設成為學校文化宣傳教育的主陣地。檔案館環境文化建設可分為內部環境文化建設和外部環境文化建設。所謂內部環境即檔案館內部的環境文化布局和展示，檔案館既是一個行政管理服務部門，同時也是一個文化宣傳場所，通過展示形式多樣的檔案文化內容，營造出豐富多彩的文化氛圍。如可以精心設計檔案館館徽、凝練館訓；制作檔案文化墻，把檔案館概況、學校檔案發展史、大學歷史沿革、取得的重要成果、歷史照片、辦學理念、校訓等展示出來；安裝電子顯示屏滾動播放學校各類宣傳片；根據館藏檔案優勢，建立小型特色檔案陳列展覽；館舍布局合理，查詢臺、等候區等辦公環境溫馨、舒適。檔案館外部環境文化建設分有形文化建設和無形文化建設。有形文化建設可以是有固定場所的校史館；可以是利用校慶、檔案日、開學、畢業等學校重要活動日，在校園里或校園外實地開辦不同內容的檔案文化宣傳活動；無形文化建設主要是利用現代科技手段，通過檔案館網頁、廣播、新媒體等平臺開展的檔案文化宣傳，該類宣傳面廣、受眾多，且文字內容融合時代氣息，語言措辭接地氣，形式喜聞樂見。

四、擴大檔案收集范圍和種類，豐富檔案信息資源，為學校發展積淀文化。一份材料變成檔案就代表成為歷史，每一天都是未來的歷史，如何將重要有價值的信息資源保存下來，需要我們檔案人員用發展的眼光去尋找。檔案人員要走出辦公室，多看多了解，多走訪多調研，把反映學校發展進步的各方面的檔案材料收集齊全，規范整理，更好地發揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用。首先應長期堅持開展檔案調研工作，不定期修訂《歸檔范圍》。時代在進步，制度在變革，機構在調整，檔案人員應緊跟學校實際變化，深入學校各部門走訪調研，加強業務指導，了解其工作內容及歸檔情況，及時解決存在的問題。這樣既可提高檔案收集力度，又可獲得第一手檔案資料信息，同時為修訂學校歸檔范圍提供重要依據。其次，檔案館除收集傳統紙質檔案外，還應收集其他載體類檔案資源。如電子檔案、實物檔案、聲像檔案等等。最后，檔案館應加大對數字檔案室建設的投入。文化是具有時代特征的，檔案文化資源同樣如此，隨著科技的快速發展，未來產生的檔案更多的是電子產品，雖然目前大家都認知到了檔案信息化建設的重要性，但大部分檔案館在這項工作上還處于摸索階段，因此加大人力、智力、財力、物力的投入非常有必要，應該將該項工作列為檔案館建設的重要發展目標。

五、加強檔案制度建設，為檔案文化保駕護航。我們常說無規矩不成方圓，制度建設對任何一個單位來說都至關重要。針對檔案館的工作性質，制度內容涵蓋了法規性、管理性和業務性，三者缺一不可。首先，從國家出臺的《檔案法》等一系列檔案法律法規可以知道，檔案館作為大學的檔案事務管理機構是依法開展工作的，具有法規性的檔案規章制度是全校所有部門和教職員工必需遵守執行的，因此在制訂上要力爭全面、準確、科學。其次，要努力提高檔案館內部管理制度建設的質量和水平。制度建設關鍵是要管用、可行，并非一成不變，要適應新形勢新任務的要求，針對一些容易出現問題的環節和工作中存在的漏洞，建立健全科學合理、具體實在、切實可行的檔案管理制度，使檔案人員各司其職、各執其責，形成一個團結協作、目標明確、具有開拓創新精神的優秀團隊。最后，要特別強調檔案業務類制度的貫徹執行，作為檔案管理人員必須將業務知識吃透，在工作中熟練地運用。提升業務能力除了理論與實踐相結合外，還可參加形式多樣的專門業務培訓。

[1]胡云安.大學文化的傳承與創新[N].中國青年報，2014年11月03日02版.