企業集中采購的特征及在實際工作中的弊端初探

王薇

[摘 要]集中采購有利于提高采購效率、降低采購成本、規范采購行為等顯著優點，但企業在實際操作中也存在增加審批環節、難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，協調對接工作量大、容易造成推諉責任等管理難題，如何根據采購需求，區別進行，分類實施，充分發揮集中采購的優勢，盡量減小弊端帶來的不利影響，確保采購和項目的順利實施，是企業集中采購管理需要破解的難題。

[關鍵詞]企業管理；集中采購；采購管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.09.179

1 集中采購的特征

為整合企業采購資源，降低采購成本、提高采購效率、規范采購行為，大型企業多采用成立集中采購中心，統一管理和實施企業采購工作。企業集中采購具有有利于發揮規模采購優惠、有利于規范采購行為、有利于優化供應鏈管理、有利于推進采購標準化和信息化、有利于提高貨物和服務質量等顯著優點，集中采購的特征如下。

1.1 集中采購的組織特征

集中采購是將不同采購主體的工程、貨物或服務集中歸并于統一時間、地點、流程、規則進行招標采購。因此，加強采購需求使用主體與采購組織實施主體的協同配合，建立集中統一、專業高效、層級分明的集中招標采購組織體系是保證集中招標采購成功的組織基礎。

1.2 集中采購的需求特征

適應集中采購范圍的是技術標準統一的通用貨物或服務。凡是有特殊個性需求、未形成統一技術標準的貨物，或規模較小的零星項目，難以分類歸并集中實施招標采購，因此，掌握集中采購需求特征，加強需求計劃管理至關重要。

1.3 集中采購的程序特征

集中采購涉及采購項目單位多、流程長、環節多，采購規范程度高。招標文件審定、分標分包規則、評標辦法和評標組織等程序事項與單一項目招標相比，既有每次招標采購之間的簡單重復性，又有一次招標采購內的多種需求和管控的復雜性。

1.4 集中招標采購的價值目標特征

集中招標采購既具有社會影響大、法律與廉政風險大，采購的公共性、透明度、規范性要求高，又可以發揮規模優勢、提高采購效益、降低采購成本，有利于實現企業集約化發展的價值目標。與單個項目分散招標采購相比，集中招標采購需要平衡各個價值目標的綜合難度比較大。

2 集中采購中的主要問題

鑒于集中采購的以上特征，在企業實際操作中存在一些難以規避的問題，影響實際采購效率，主要表現如下：

（1）增加采購審批環節，降低采購效率。企業為實施集中采購，需要成立獨立的集中采購中心對采購工作進行統一管理，這樣在采購需求人和招標代理公司之間就增加一個管理單位，即企業集中采購中心。該集中采購中心的主要職責一般如下：負責依據國家招投標法律法規和企業有關規定，制定采購管理的制度、標準和相關規范性文件；負責組織編制和審核企業采購計劃；負責組織審核采購方案和招標文件。

鑒于企業集中采購中心的職能，在進行采購立項審批流程時，需要增加集中采購中心審批環節。如：某企業在實施集中采購前的采購立項審批流程為：采購需求人—招標代理公司，在實施集中采購后的采購立項審批流程為：采購需求人—集中采購中心—招標代理公司。以某企業為例：根據集中采購實施一年來的數據統計，由于審批環節的增加，造成平均每個采購項目的采購時間增加10個工作日。審批環節的增加拉長了采購時間，一定程度上降低采購效率。

（2）集中采購按批次組織實施，時間相對固化，難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求。為提高效率，降低采購成本，企業集中采購一般按批次進行，如：每月原則上組織兩批次集中采購，每月的第一、三周集中審查招標文件；第二、四周集中開評標。如果在一個批次集中采購前無法完成采購立項審批，或采購需求人未完成招標文件的初步編制和內審，將錯過本批次采購，只能推遲至下個批次實施，這樣以來評標、定標、合同簽訂及供貨時間都將全部向后推遲，影響項目實施進度。以某企業為例：根據集中采購實施一年來的數據統計，由于批次集中采購的實施，造成約40%的標段采購時間向后推遲，給后期合同簽訂后的工期帶來壓力。因此，集中采購難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，不適用于有特殊需求的采購項目。

（3）集中采購過程較長，成本較高，不適用價值低、數量小的采購項目。集中采購實施過程中，集中采購中心在組織招標文件評審階段和評標階段均需要將采購需求人集中到同一地點進行招標文件評審和參與評標工作，如雙方無法就招標文件關鍵條件達成一致，還需要進一步溝通和協調，往往這一過程占據整個采購時間的1/3。另外，集中采購中心一般位于企業的總部，在采購招標文件評審和評標階段需要將招標需求人集中到企業總部，增加企業管理成本。以某企業為例：根據集中采購實施一年來的數據統計，由于集中采購的實施，因招標文件評審導致平均每個采購項目的采購時間增加12個工作日，因集中評審招標文件和評標，導致每個采購項目增加差旅等管理費用2.4萬元。對于需求時間緊迫、價值低、數量小的采購項目，不經濟，且效率較低。

（4）由于集中采購實施單位與采購需求人各自關注角度不同，雙方協調對接工作量較大。在企業集中采購模式下，采購需求人根據項目實際需求編制招標文件初稿，上報集中采購中心，集中采購中心組織招標代理公司和采購需求人進行討論審查。采購需求人根據采購項目的重點、難點及實際需求，會提出一些個性化需求；而集中采購中心為實現批量處理、提高效率、滿足合規性要求，規避風險，會對招標文件的投標人資格、技術要求及評標辦法等提出修改意見。如：為避免限制投標人，降低投標人資格；再如：為防止評標專家與投標人串通評標，避免評標的主觀性，盡量不采用綜合評標法，或提高綜合評標法中投標報價的評分比重。因各自所處角度不同，雙方很難在短時間內達成一致，往往需要多次溝通，有時還需要更高一級別的管理層協調，而在這一過程中由于采購需求人希望能夠盡快完成快采購工作，保證項目順利實施，往往最終會妥協，無奈接受集中采購中心的意見，這將為以后的合同執行困難埋下伏筆。這一過程中，雙方對接工作量很大，耗時較長，嚴重影響采購效率。以某企業為例：根據集中采購實施一年來的數據統計，進行一次以上的招標文件評審采購項目占總采購項目的35%。

（5）集中采購實施單位與采購需求人的管理責任關系較難界定，容易造成責任推諉。鑒于集中采購存在本文第四條所述情形，進入評標階段后，資質較低（雖能滿足采購項目最低資質要求）的投標人往往以報價較低而中標，在合同執行過程中，中標人可能因為管理能力和成本控制等因素，造成施工、供貨質量、進度等無法達到合同約定，影響項目的順利實施，甚至造成合同糾紛。一旦發生上述情況，采購需求人認為是集中采購中心要求降低企業資質、調整評標辦法等因素所致，責任在集中采購中心。而集中采購中心則認為招標和定標過程是按規定進行的，中標人合法，問題是因采購需求人管理不到位、中標人違約等因素造成，責任在采購需求人或應追究中標人違約責任，與集中采購中心無關。雙方推諉責任，管理責任難以準確界定，最終造成項目實施困難，損害股東利益。

3 結 論

綜上所述，集中采購存在較為明顯的優勢，但同時也存在一定的弊端，集中招標適用于企業集團或跨國公司中能夠形成一定規模優勢的大宗、批量且標準化程度較高的同類貨物和服務。但難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，不適合需求時間緊迫、價值低、數量小的采購項目。且存在協調工作量大、推諉責任等管理難題，因此，企業應根據采購需求，區別進行，分類實施，充分發揮集中采購的優勢，盡量減小弊端帶來的不利影響，確保采購和項目的順利實施。

參考文獻：

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