信息化背景下高校檔案服務策略分析

郭曉文

（赤峰學院 機關黨總支，內蒙古 赤峰 024000）

信息化背景下高校檔案服務策略分析

郭曉文

（赤峰學院 機關黨總支，內蒙古 赤峰 024000）

隨著我國科學技術的不斷進步和發展，我國的許多領域開始想著信息化智能化的方向發展，高校檔案也逐漸從紙質版的形式向著電子信息的形式發展，檔案服務也是如此.隨著社會形式的改變，人們開始對高校檔案的服務要求越來越高、越來越多.以前的檔案服務難以滿足人們的這種需求了，所以在這種社會形勢下就需要對高校檔案的服務進行改變.如何仔細的研究當前的信息化北京下的高校檔案服務存在的一些問題，并針對存在的問題提出一些有見解性的措施，最終使得高校檔案的服務更加完善.

信息化；高校檔案；服務；研究；措施

我國高校檔案一直受到各方的重視，隨著信息化時代的到來，在這種背景下，高校檔案服務的模式也受到相關方面的重視.高校檔案的工作在高校的管理工作中起著非常關鍵的作用.但是在信息化時代，高校檔案和檔案服務正在面對著許多以前沒有遇到過的問題，所以本文從對高校檔案存在的一些問題，并提出一些有效的措施以完善信息化背景下高校檔案的服務.

1 檔案信息服務概念的界定

檔案信息服務可以分為兩個層次，一個是從廣義方面來定義的，還有一個就是從狹義方面進行定義的.在廣義方面來說，它就是為了使用戶對檔案信息的一些需求所進行的檔案信息溝通、傳送，最終滿足客戶的需求，服務客戶的一系列活動.而從檔案的狹義方面來說就是檔案的相關工作人員在客戶有對檔案需求為了滿足客戶要求而對檔案進行獲取和利用的整個工作過程.而本文的高校檔案信息服務是從后者進行分析的，檔案的最終目的就是為了通過優質的服務理念、程序使用戶的需求得到滿足.這樣的服務理念會使整個社會的檔案信息化服務水平得到很大程度的提高，最終使高校檔案工作受到教育的相關部門的重視.

當前我國的高校檔案服務已經無法滿足了不斷變化的社會形勢的需求，所以適當有效的對高校檔案的服務模式進行改革創新是迫切需要的，也是必然的，尤其是隨著信息化時代的到來.通過對高校檔案服務進行完善，這樣也在一定程度使我國的教育事業得到向前的發展.通過對信息化時代對高校檔案服務的需求，最終建立健全完善的服務體系，是其在教育工作中發揮著更重要的作用.

2 信息化背景下高校檔案服務工作中存在著一些問題

2.1 檔案服務途徑以及形式比較單一

我國的檔案起源很早，檔案有著悠久的歷史.然而在服務途徑上卻比較單一，大部分都是通過面對面的方式完成服務的，很少有電話服務、傳真服務等這類現代的服務形式，更沒有通過郵件、網絡在線服務的渠道進行檔案服務的.當前信息化已經蔓延到我國的各行各業，在這種背景下，高校檔案服務卻還是缺少借助當前發達的信息網絡進行檔案服務的形式，這無疑就就使高校檔案的服務方式的弊端暴露出來.高校檔案的服務一般都是以學校自己為服務中心，所有的工作僅僅限制在高校的校園中，這就無形的與現代社會的發展脫軌.還有就是，有調查數據顯示，我國的高校檔案服務的工作范圍一般都是以復印檔案、開具檔案證明以及檔案的查詢工作為主.高校檔案很少有檔案陳展、檔案目錄信息以及檔案咨詢服務等的服務形式.所以說高校檔案服務的形式和途徑比較單一，缺乏多樣性，也沒有跟上時代的要求，最終影響到了高校檔案資源的利用以及開發等工作，使高校檔案沒有完全發揮到它的功能.

2.2 高校檔案館的館藏數量比較少，檔案管理不規范

高校檔案的館藏數量較少，在很大程度上直接影響到高校的檔案信息全面性.當一些用戶對檔案有一些需求時，由于高校檔案信息不全面，檔案的價值沒有充分的表現出來，最終使用戶的要求無法滿足，影響到高校的檔案服務質量和形象.導致高校檔案館藏數量不足的原因有兩個，一個就是歷史原因造成的，許多的高校檔案對政治檔案比較重視，而忽視一般的檔案，這樣時間一長，就會使得高校的檔案的政治檔案比重越來越大，導致高校檔案的資源比較匱乏，形式也向著單一化的趨勢發展.除此之外就是通過用許多時間和精力收藏的政治檔案如果沒有使客戶的需求得到滿足，就會使得高校檔案的價值沒有完全的發揮，最終使檔案館藏數量和質量都會降低，影響到高校檔案工作的進一步發展.還有一個原因就是在高校或者高校的檔案館進行合并的時候，相關的工作人員沒有對合并的檔案資料進行及時的整理和匯總，也沒有完成好檔案合并的交接和保存等工作.在這種情況下很有可能造成一些比較重要的高校檔案資料出現缺失.高校檔案的管理工作不到位也會造成檔案館藏種類和數量減少，最終使高校檔案的資源沒有被充分的利用和價值的完全體現.

2.3 高校檔案管理人員的素質普遍不是很高

現代信息化已經幾乎充斥著我國的各行各業，在信息化背景下就使得我國的檔案迫切需要改革和創新.這種形勢下，我國的高校檔案不單單局限在對檔案的復印以及查詢的工作層面上，需要通過利用現代信息化技術，建立健全對檔案信息收集、篩選以及整理等工作的系統.所以在這種形式下就必須提高檔案相關工作人員的綜合素質，使得工作人員的職業技能和職業素養都得到提高，這樣才會適合信息化背景下的高校檔案服務以及管理工作.但是在現階段，我國許多高校的高校檔案管理工作人員的專業知識比較匱乏和計算機操作能力比較低.不能長期很好的服務檔案工作，最終制約著我國高校檔案服務工作的進一步發展.

3 信息化背景下改善高校檔案服務的一些策略

3.1 強化高校檔案信息服務理念，堅持“以人為本”的服務原則

隨著我國社會形式的不斷變化，信息化也在迅速的發展，這種背景下也促使我國的教育工作方式、途徑等都向著多元化的趨勢發展.所以要想使我國高校檔案服務的途徑以及形式單一的局面得到轉變，高校檔案的相關工作人員就需要對檔案的服務以及管理工作重新定位.通過對問題的認真分析，找到在信息化背景下的高校檔案管理工作和其他教育工作發展的差距所在.然后對高校檔案的管理工作以及服務工作理念進行改革和創新，強化檔案信息化的服務理念.通過利用先進的信息技術，擴展高校檔案信息服務的渠道，使高校檔案的價值得到充分的發揮.除此之外，高校檔案的服務工作還是要從“以人為本”的服務原則開展服務工作，以用戶需求為中心進行相關的檔案服務工作，提供更加貼心的服務，使用戶的需求得到很好的滿足.

3.2 強化高校檔案信息的網絡建設，建立更加完善的檔案數據庫

在信息化的大背景下，高校檔案要想長遠的發展，就必須在對檔案的管理工作時以服務為重心.通過對高校檔案的信息化網絡的建設，利用先進的信息資源對高校檔案進行整合，最終為用戶提高方便、快捷的服務，使得高校的檔案的服務形式和途徑單一的局面得到很大的改善.除此之外就是建立更加完善的檔案數據庫，這是高校檔案工作的基礎，只有有著更加全面的檔案資源才會滿足用戶、師生對檔案資源的要求.所以要想實現這個目標就必須對高校的檔案投入更多的人力和財力，再通過對現代信息的配合，最終為檔案的相關工作人員更加便捷的檔案查詢工作以及減少了對檔案的日常管理的工作量，節省了大量的時間，也在一定程度上節省了人力.但是全面并且高質量的檔案數據庫有著以下的特點：（1）檔案館的數據庫有自身的特色，通過在檔案的服務過程中突出檔案館數據庫自身的服務特色，使服務質量得到提高，讓用戶得到很好的體驗.（2）重視檔案的實效性，在不斷變化的社會形勢下，信息更是不斷發生變化的，在這種情況下就需要及時的開發用戶新需求的檔案服務，只有這樣不斷的改善，才不會與社會脫鉤.所以就需要對高校檔案的信息資源進行不定時的更新個補充，使得檔案資源更加豐富，能滿足各種用戶的需求.（3）以用戶的需求為中心，只有滿足不同的用戶對檔案的不同需求，檔案服務工作才能長久的發展下去.所以在這種情況下，可以根據不同的用戶的不同檔案需求建立完善不同的檔案數據庫，使檔案得到充分的利用，也使檔案資源得到了豐富.

3.3 強化高校檔案管理隊伍，提高檔案相關工作人員的綜合素質

通過對高校檔案管理隊伍的強化，使得高校檔案相關的工作人員的職業技能和職業素養得到提升.通過對高校檔案管理工作人員的專業知識培訓，豐富管理工作人員的專業知識，使其更好的適應和服務檔案工作.除此之外還會使得檔案管理人員的計算機水平得到提高，面對信息化的檔案工作時更加得心應手.這樣建立健全了高校檔案的管理和服務體系，更好的為用戶提供優質的檔案服務.最后就是，高校檔案的工作人員需要優化提升，需要引進一些對高校檔案工作有著熱情，能夠吃苦耐勞，有著活躍的思維的工作人員.無論如何，只有高校檔案管理的工作人員的綜合素質比較高，就能給用戶提供優質的檔案服務.

4 結束語

計算機已經成了21世紀發展的主流，信息化也在社會的方方面面得到迅速的發展.我們的生活已經離不開了這些先進技術的支持，它是我們社會發展的動力.信息化時代下，人們不再靠體力進行社會活動，而是向著智能化的方向發展.所以，在信息化背景下，高校檔案的服務工作也不會僅僅限制在對檔案的復印、查詢的工作層面上，而是向著更加智能化、多元化的趨勢發展，這也是社會前進的必然.當前我國高校的檔案服務工作雖然進行了一些改革和創新，但是在信息化的背景下仍然存在許多的問題，所以需要檔案的相關工作人員對其進行不斷的改革和創新，最終實現高校檔案的全面化，為用戶提供更加全面、優質的服務，使我國的檔案事業得到不斷的發展.

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1673-260X（2017）02-0094-02

2016-10-13