PPT制作中存在的問題及對策研究

鄭楚

【摘要】現代辦公常用的辦公軟件就要屬PPT了，但是在PPT的實際運用過程中卻存在諸多問題和誤區，如簡單的將PPT等同于演講稿、認為PPT中形式越多、動畫越多則效果越好。PPT之所以能夠吸引注意力，并不在乎其當中運用了多少類型的Flash，而是在于其是否遵循邏輯清晰、簡潔明了、風格統一等原則，在PPT的制作過程中會受到諸多因素的影響，包括主題思想、形式內容、制作者及受眾的審美情趣、構思理念等等。本文以PPT制作中存在的問題為切入點，根據實際情況提出解決對策，僅供參考。

【關鍵詞】對策 誤區 PPT制作 效果

【中圖分類號】TP317.4 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）33-0035-02

PPT的制作方法實際非常簡單，也這是為什么PPT可以廣泛普及的主要原因，但是這并不意味著做好PPT非常簡單，實際上大多數人很容易走進誤區，若不及時加以糾正，將會影響制作者信息傳遞的有效性。

一、PPT制作中存在的問題

1.錯誤的將PPT等同于演講稿

在演示、講座、培訓等過程中，時常運用PPT來進行活動展示，有的時候制作者為了圖方便，直接在PPT上復制粘貼word中的材料，有的時候為了向受眾呈現更多的解說內容，最后使PPT變成了以文字敘述為主的演講稿，這并沒有充分發揮PPT預期的作用和效果，只不過是將承載文檔的載體由word形式轉換成PPT形式而已。

例如，在教師制作PPT課件時，通常會將教材中大段的文字、實驗過程、例題等搬到PPT上來，導致每一頁幻燈片上都是密密麻麻的文字。在教學過程中，教師向學生一屏一屏的進行展示，較大的教學信息量實際上增加了學習者處理信息的難度，在無形之中就會加重學習者的負擔。將這些內容呈現在PPT上，實際上就是比較失敗的做法，不僅沒有達到PPT的預期效果，而且學習者會因此而感到煩躁，從而對教學內容產生抵觸情緒。

2.錯誤的認為PPT中內容類型越多越好

PPT之所以會吸引人，主要是因為其可以充分利用多種媒體形式，如圖片、視頻、動畫、聲音、文字等等，有的時候制作者為了變換聽眾的口味頻繁的切換多種形式，希望可以激起并保持受眾的的興趣，但是實際上過于繁雜的形式會起到喧賓奪主的效果，在一定程度上模糊了制作者所要傳遞的信息。

二、針對PPT制作中存在的問題采取以下解決對策

1.邏輯清晰

（1）保證PPT的大邏輯清晰

PPT的清晰性主要體現在其閱讀順序上，PPT不僅要包括結束頁、封面頁和內頁，而且為了將整個PPT的內容結構充分展示出來，在封面頁之后要加上目錄頁，這是非常重要的。此外，轉場頁也不容忽視，在不同的章節內劃分不同階段的內容，每個章節要與之前制作的目錄進行呼應，使整體具有一定的連貫性。在即將完成PPT制作時，切勿匆忙制作結束頁，在這之前應該重視總結頁的作用，可以在一定程度上引領受眾回顧之前PPT中所闡述的各個要點，不斷地強化PPT在受眾腦海中的印象。

（2）保證小板塊的小邏輯清晰

在保證每個小板塊的邏輯清晰的基礎上盡量減少其結構層次，在關系上以并列或遞進為宜。可以先將結構在紙上清晰的畫出來，然后對每個框架進行分析，從而填補素材，若沒有清晰的思路，可以將想到的部分先記錄下來，再整理成文檔的形式。

2.風格統一

（1）統一背景圖

PPT風格統一主要體現在色彩、布局，而PPT基本結構中的內容背景圖就是決定色彩的重要內容，亦可以稱之為底板。背景圖之所以會使PPT保持一定的基調主要得益于其使用數量較多，這種大基調對受眾的綜合感受將會起到至關重要的影響，例如，選擇淺色還是深色、選擇活潑型還是請新型、選擇商務型還是傳統型等等。風格實際上是沒有好壞之分的，僅僅是一種藝術表現形式而已。但是無論采用哪種風格，都應該圍繞主體內容和受眾來選擇背景圖。

（2）統一的文字

PPT中涉及到的文字主要有正文及大小標題。統一文字風格指的是相同層次的文字，在其處理效果、色彩、大小方面保持基本一致。

（3）統一的圖片

PPT制作中涉及到的圖片主要包括與內容有深度聯系的照片或圖片，插圖的統一主要體現在自定義動畫、處理效果及類型方面的統一。

（4）統一的布局

布局實際上就是排版，將PPT中所要使用的元素排放在相應的位置上，布局的統一性主要體現在版式中四周留白、標志的位置、圖片和文字距離邊距的空間是否一致等等。

3.簡潔明了

（1）用完整簡單的語句來組織文字

PPT制作時，可以用圖來說明就不用表格，可以用表格來說明就不用文字，圖形的直觀性會加深人們對PPT內容的理解，同時也容易留下深刻的印象。

（2）用簡潔的圖片美化主題

首先，盡量選擇簡單、干凈的圖片來用作背景圖，盡量少選用花紋、圖案較多的背景圖，若背景圖上的圖案較多，會影響受眾識別圖上的文字，也不利于受眾集中注意力。其次，在插圖選擇上要慎重，不要出現與內容無關的插圖。

（3）用合適的形式增加效果

PPT制作中適當加入一些動畫、聲音，自然會有很好的效果，但是這并不是PPT制作的必須環節，制作者可以根據自己的實際情況并圍繞主題內容來判斷是否需要加此環節，切勿為了效果而盲目的增加動畫，過多的動畫或聲音反而適得其反。

（4）用留白保持簡潔

簡潔明了的PPT，在其排版的過程中就要預留空白，留白的目的就是將不重要的、不必要的元素剔除出去，讓PPT上只顯示必要元素，提高PPT的視覺清晰度。

4.清楚醒目

（1）突出主體

主體突出就意味著其不能過小，但是突出在這里并不意味著要占滿四周的空間，主體過大會給受眾造成視覺上的壓迫感。

（2）圖文清晰

文字的清晰性主要體現在其大小和字體方面，在字體選擇過程中，盡量慎重使用傾斜，因為過多的傾斜字體會降低PPT的可讀性。為了保證盡可能多的受眾可以清楚地看到文字，正文字體選用范圍22—36為宜，標題字體選用范圍36—44為宜。

（3）用好色彩

首先，選用明暗程度上或淺或深的背景圖；其次，對文字的色彩進行恰當的選擇；最后，母版配色所使用的色彩盡量保持在3種以下，過多的色彩會造成受眾視覺上的混亂。

三、結語

綜上所述，本文通過分析在PPT制作過程中存在的問題，并提出了切合實際的解決對策，希望可以給初學者及有需要的人提供一定的參考價值，但是本文所闡述的觀點并非全部，在實際制作PPT的過程中，依然要充分考慮實際情況及主題內容。

參考文獻：

[1]雷金東，李菲.高校PPT教學課件制作與使用中存在的問題及對策研究[J].電腦知識與技術，2013，（14）：3318-3320.