淺談工程項目的資料管理

于凱嘉

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【摘 要】本文闡述了現(xiàn)代工程質(zhì)量管理的重要性，分析實際工程中易出現(xiàn)的問題，完善資料整理的方法。

【關(guān)鍵字】 資料管理； 規(guī)范 ；標準；

1.工程資料管理的重要性

隨著工程建設(shè)的現(xiàn)代化程度的不斷提高，國家在項目投資、管理建設(shè)方面都發(fā)生了根本的變化。在現(xiàn)代化大規(guī)模工程建設(shè)項目中，投資的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程資料歸檔規(guī)范已成為必然趨勢。衡量建設(shè)項目的管理是否滿足科學(xué)化、程序化、規(guī)范化和可追溯性的一個重要標志就是有一套完整的工程項目管理資料。因此工程項目管理資料是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作。

工程項目的資料管理是一項系統(tǒng)工程，它涉及各個專業(yè)技術(shù)部門是一項復(fù)合性工作。如何在工程項目的各個階段做好工程資料管理工作，使工程項目資料完整準確、有效、及時的歸檔已成為能否保證工程順利通過驗收、后續(xù)生產(chǎn)是否有保障的必要條件。

2.現(xiàn)階段工程項目資料管理常見問題

工程資料的原件不齊全。有許多非常重要的工程原始資料，由于主客觀的原因到最后歸檔時是復(fù)印件，而不是原件。這樣就難以滿足工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全的基本要求。交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里等關(guān)鍵性原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了這些關(guān)鍵性原始資料的可信度，從而也降低了工程資料的使用價值。

工程資料的驗收簽證不齊全，存在補簽和代簽現(xiàn)象。工程資料的整理沒有隨著工程施工進度同步進行。而是為了急于滿足工程的驗收和交工要求，結(jié)果等工程結(jié)束后，當(dāng)時的施工人員離開工地。找不到當(dāng)事人簽字。只好補簽和代簽

工程資料的格式和形式不規(guī)范。施工過程中形成的資料格式和形式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，也有用16開和32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，有民用的、也有用工業(yè)的。工程資料的書寫也是五花八門，形形色色，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。最后形成的案卷的給人感到不是一個完整的一套工程資料，而這些資料也不利于資料的長期保存。

竣工圖編制不夠規(guī)范，有些工程項目不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計算機圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

3.工程項目資料管理問題產(chǎn)生原因

首先是，各級工程管理部門對工程資料的管理意識薄弱，長期存在著重工程建設(shè)、輕資料管理的現(xiàn)象。各個工程管理單位對資料管理重視程度遠遠不夠，認為資料管理是可有可無的，只是在工程交工時應(yīng)付一下即可，工程完了才忙著整資料。

其次，工程項目管理作業(yè)層業(yè)務(wù)素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過程中產(chǎn)生的工程（原始）資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。

4.加強工程項目資料管理策略

要保證工程項目的資料管理的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，除了不斷加強業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三者之間的的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和提高管理水平外，就應(yīng)從如下方面入手：

在工程初期，也就是工程項目的準備階段就要制定好完整的工程資料管理制度，明確工程資料管理在工程實施中各級相關(guān)人員的管理分工和職責(zé)。確定可行的文件編制、校核、分發(fā)、傳閱、收集、更改、作廢、整理、立卷的流程和登記分類及存放要求等。為了使工程資料規(guī)范、清晰、美觀，所有文件、表格的字體、字號、格式要一致。工程名稱要統(tǒng)一。提交的數(shù)量要明確。還要制定切實可行的工程文件編號規(guī)則，并將這一切匯總整理歸檔。總之，要使涉及到工程資料管理工作的各方面都有證可查，有章可循。

工程開始后，項目實施單位要實行技術(shù)負責(zé)人負責(zé)制。逐級建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制。配備責(zé)任心強、工作細致的專職資料員，建立好各種資料、文件、圖紙等管理臺帳，做好工程資料的管理工作。工程資料的編制要嚴肅認真、細致。必要時組織所有參與資料編制技術(shù)人員、管理人員進行培訓(xùn)。使每個參與資料管理的人都知道國家、行業(yè)對工程文件、圖紙的要求有那些。在簽名、日期等細節(jié)問題上有怎樣的要求，具體的規(guī)定。并做到誰負責(zé)具體施工、誰負責(zé)編制施工資料。只有將這些工作做好了，才能保證所做出來的工程資料符合工程驗收的要求，才能滿足工程資料完整、準確、系統(tǒng)、齊全和歸檔的要求。

在工程實施階段，首先加強與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報驗的各種工程資料要及時報驗。確實做到工程資料真實完整、同步進行、分類有序。尤其在某一專業(yè)工程開始階段。首先要堅持貫徹執(zhí)行國家，行業(yè)的基本規(guī)范標準。并將此意識落實到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗報告的項目均應(yīng)填寫見××記錄或其實驗報告編號。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫“試驗檢測數(shù)據(jù)”。必要時要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗項目要求為符號設(shè)計、規(guī)范標準的，檢驗結(jié)果應(yīng)填寫符合“施工圖編號制造廠圖號或規(guī)范、標準的編號”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項目負責(zé)人要對項目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進行監(jiān)督、檢查并及時將檢查結(jié)果進行綜合、分類，整理，對在工程資料中出現(xiàn)的問題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對工程資料的編寫于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場合都一致，切實最新版本。施工圖發(fā)生變更時，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，才能成為工程總體質(zhì)量的見證和優(yōu)質(zhì)工程評審的重要依據(jù)。從而為建設(shè)一流工程項目提供保證。