解析提供行政事業(yè)單位檔案管理水平

張艷娥

【摘要】隨著我國(guó)各項(xiàng)制度的深化改革，我國(guó)對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案工作有了全新的認(rèn)識(shí)，行政單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度在不斷增加。但是從目前情況看，我國(guó)行政事業(yè)單位關(guān)于檔案管理方面還存在一定的問(wèn)題，這就需要相關(guān)單位對(duì)其給予正確認(rèn)識(shí)，通過(guò)科學(xué)的方法和方式進(jìn)行改進(jìn)，確保檔案管理能夠?yàn)閱挝灰约奥毠ぬ峁└玫姆?wù)。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 檔案管理 服務(wù)

行政事業(yè)單位工作制度改革是我國(guó)相關(guān)制度改革的重要組成部分，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)整體制度改革具有非常重要的作用。檔案管理工作作為行政事業(yè)單位工作的重要組成部分對(duì)于提升單位工作效率具有不可忽視的作用。提升檔案管理水平不但能夠深刻了解單位歷史和現(xiàn)實(shí)的情況，還可以為后續(xù)的工作打下良好的基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升工作效率和質(zhì)量，從而為促進(jìn)行政事業(yè)單位更加高效、健康的發(fā)展提供保障。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題

（一）行政事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不足

我國(guó)對(duì)于檔案管理工作制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，主要包括：《檔案管理辦法》、《檔案法》等，相應(yīng)的行政事業(yè)單位要按照這些法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作。但從實(shí)際工作中能夠看出，行政事業(yè)單位對(duì)于這些法律法規(guī)沒(méi)有給予足夠的重視，實(shí)際工作中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，執(zhí)行不到位，這就造成了檔案管理工作沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用，并且造成檔案管理工作混亂，對(duì)于單位的發(fā)展造成影響。

（二）檔案管理設(shè)施相對(duì)滯后

由于對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，所以行政事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)缺少現(xiàn)代化的管理設(shè)施，檔案管理環(huán)境較差，例如某些單位沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，有些檔案管理室的設(shè)施簡(jiǎn)陋、空氣污濁，甚至在檔案室存在易燃易爆物品，某些檔案管理部門(mén)辦公條件過(guò)于簡(jiǎn)陋，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代公開(kāi)辦公等，這些都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)較差

人是任何事物的根本，行政事業(yè)單位檔案管理工作最主要的問(wèn)題還在于人，管理人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)相對(duì)較差，對(duì)于檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，就算經(jīng)過(guò)一定的培訓(xùn)，在出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)就會(huì)影響到整體檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（四）檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)較弱

從現(xiàn)階段來(lái)看，行政事業(yè)單位中檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)較弱，雖然某些單位建立起了檔案管理制度，但是在具體的工作過(guò)程中并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行或落實(shí)這些制度，造成檔案管理過(guò)程缺少規(guī)范性，沒(méi)有嚴(yán)格按照相應(yīng)要求進(jìn)行檔案的整理和規(guī)劃，從而造成檔案混亂。另外，對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，缺少必要的檔案鑒定以及監(jiān)督工作，很多工作并沒(méi)有嚴(yán)格遵照法律法規(guī)的要求進(jìn)行，從而造成檔案管理工作方面的問(wèn)題。

二、提升行政事業(yè)單位檔案管理水平的相關(guān)措施

（一）從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

第一，行政事業(yè)單位要按照國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作，要成立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)從事檔案管理工作，要根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)（例如類型、日期等）進(jìn)行檔案的整理以及歸檔，保證檔案管理工作具有比較完整的臺(tái)賬，增強(qiáng)檔案利用的便捷性。

第二，要按照國(guó)家規(guī)定和單位的實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案管理制度（主要有檔案的收集、鑒定、保管、利用制度等）以及檔案的借閱臺(tái)賬，保證借出檔案能夠按時(shí)、完整的歸還。

第三，加強(qiáng)檔案信息的利用率。行政事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案編研、咨詢服務(wù)方面的工作力度。檔案管理人員一定要具有積極的工作態(tài)度，要加強(qiáng)和單位其他部門(mén)的溝通，以促進(jìn)檔案應(yīng)用的高效性和靈活性，從而發(fā)揮出檔案的最大價(jià)值。

（二）提升檔案管理的現(xiàn)代化手段

計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)于現(xiàn)代化辦公提供了充足的技術(shù)保證。所以行政事業(yè)單位也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化改革。行政事業(yè)單位要設(shè)置專門(mén)的款項(xiàng)來(lái)推動(dòng)檔案管理工作向著現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、多載體的方式轉(zhuǎn)變。要將傳統(tǒng)人工收集、整理、錄入檔案的方式轉(zhuǎn)變成為利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入的方式，同時(shí)要充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，使檔案信息更加數(shù)字化，最終形成信息化的檔案管理系統(tǒng)。

要通過(guò)計(jì)算機(jī)所具有的超級(jí)計(jì)算能力來(lái)進(jìn)行檔案的收集、整理以及檢索等方面的功能，加強(qiáng)檔案管理方面的現(xiàn)代化水平。另外，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案管理和區(qū)域信息中心實(shí)現(xiàn)連接，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的共享服務(wù)，相應(yīng)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)和人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)輕松實(shí)現(xiàn)檔案的查閱，從而能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案的價(jià)值，滿足各方面對(duì)于檔案的不同需求。

（三）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

首先，嚴(yán)格控制檔案管理人員的入職資質(zhì)。在選擇檔案管理人員時(shí)要參考其專業(yè)背景以及從事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，要從人員選聘的源頭把好關(guān)。

其次，要制定出較為完善的崗位培訓(xùn)制度，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)的方式主要包括：講座、交流會(huì)等等，從而滿足越來(lái)越高的檔案管理工作需要。

最后，檔案的管理人員要逐漸樹(shù)立并深化服務(wù)意識(shí)，要將市場(chǎng)需求作為工作的方向，樹(shù)立起與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的觀念，積極主動(dòng)的與相關(guān)部門(mén)尋求合作，以便充分的開(kāi)發(fā)和利用檔案資源。同時(shí)，檔案管理人員在有可能的情況下，要對(duì)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)和研究，以便能夠發(fā)現(xiàn)某些可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力或者能夠深入開(kāi)發(fā)利用的信息，推動(dòng)檔案的深層次發(fā)展。另外，相關(guān)管理人員要解放思想，充分適應(yīng)市場(chǎng)需求，將檔案的管理工作由傳統(tǒng)的只是面對(duì)特殊機(jī)構(gòu)或者機(jī)關(guān)開(kāi)放的方式，轉(zhuǎn)變成為面向全社會(huì)開(kāi)放的方式，服務(wù)于社會(huì)需求，充分利用所具有的豐富資源向社會(huì)各方提供全方位、深層次的服務(wù)。

（四）明確檔案管理工作的機(jī)構(gòu)以及職能

上級(jí)部門(mén)要將檔案管理工作情況作為行政事業(yè)單位工作考核的重要組成部分來(lái)看待，要對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理給予相應(yīng)的指導(dǎo)和監(jiān)督。行政事業(yè)單位也要加強(qiáng)自身檔案管理工作的能力，要形成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案管理工作人員所具有的職責(zé)，以此作為人員考核的依據(jù)之一。同時(shí)，行政事業(yè)單位要將檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要組成部分來(lái)看待，確保檔案管理工作和單位整體工作進(jìn)展的一致性。

總的來(lái)說(shuō)，隨著國(guó)家整體改革進(jìn)入到全新的發(fā)展時(shí)期，行政事業(yè)單位的檔案管理工作水平也要進(jìn)行全面的提升。現(xiàn)階段我國(guó)的行政事業(yè)單位檔案管理工作在很多方面還存在著不足，不但影響到檔案管理工作的發(fā)展，也不利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。所以在全新時(shí)代，行政事業(yè)單位的檔案管理工作一定要符合時(shí)代發(fā)展要求，使其成為推動(dòng)行政事業(yè)單位工作順利開(kāi)展的保障。

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