淺談中小企業存貨購進環節的內部會計控制

劉娟

【摘要】存貨作為一項重要的流動資產，直接影響著企業的利潤。存貨內部控制機制不完善，將會導致其存貨管理存在缺陷。從短期來看，這將影響企業的獲利能力，從長遠來看，有危及企業生存發展的風險。因此，本文將從中小企業存貨購進環節及存貨內部會計控制出發，通過分析當前存貨購進環節的現狀及存在的問題，探索適用的內部會計控制方法。

【關鍵詞】存貨 購進環節 會計內部控制

一、當前中小型企業存貨購進環節的概況

（一）存貨內部控制制度存在缺陷

內部控制是指企業為了保證業務活動的有序進行，保護財產的安全和完整，防止、發現、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實可靠而制定和實施的一系列具有相互聯系、相互制約、相互協調的方法、措施和程序。

1.當前許多中小型企業在不相容職位相互分離的內部控制制度上有所欠缺。中小型企業為了節省人力資源，通常將存貨的采購以及驗收任務交由同一個人來完成。而采購人員同時兼具驗收工作容易導致企業存貨的賬實不符。企業很可能在不知不覺中就流失一批存貨。眾所周知，存貨是企業的第二大利潤源泉，企業的初衷是希望節約人工工資來節約生產成本，卻沒有考慮到存貨被盜的損失遠遠不止人工工資的那點金額。中國有句俗話叫“偷雞不成蝕把米”。用這個來形容有些企業實在是再貼切不過了。

2.當今很多小企業基本是一家一戶自主經營，容易出現內部會計控制制度形同虛設的局面。雖然內部控制機構的層次分明化，但是當企業的工作量大、任務重的時候，企業往往又安排一些人身兼數職。毋庸置疑企業在有法可依的環節上做得很到位，但是這樣忽略了當初制定制度的本意——每個人都遵守制度。更何況在一定程度上還拉低了企業的工作效率，一個人的精力畢竟是有限的，專注于同一份工作雖然乏味但是足夠專心，精力也能夠得到很好地投入。而讓一個人身兼數職雖然能解決企業的燃眉之急，卻不能從根本上解決問題，所以此舉并非是長久之計。大多數企業也只是單純地看見了眼前的利益，沒有更深層次地去考慮企業的可持續發展。

3.企業的權責不夠明晰。企業可能由于營銷策略等原因導致企業存貨積壓，然而各部門為了盡可能地規避自己所需要承擔的風險，往往都將責任推卸給其他部門。一方面這種不敢承擔責任的行為是企業員工沒有責任心的表現，另一方面也反映了企業權責制度劃分的不夠明晰。不僅沒有從根本上解決存貨積壓的問題，反而有可能導致存貨呆滯品的增加，并且在一定程度上有危及企業生存發展的可能性。

（二）企業各部門之間缺乏溝通

1.企業的文化建設很大程度上影響著企業的員工們，因為企業的文化不僅有著導向、凝聚功能還有約束甚至激勵作用。在當今經濟全球化的趨勢下，企業之間的競爭已然不單純是經濟實力的競爭，反而更側重于綜合實力的競爭。本來中小型企業的人員規模就不大，員工們再因為種種私人原因導致部門之間的溝通不順，就更影響著企業的經營。俗話說單絲不成線，獨木不成林，員工們在思想上沒有團結的意識，在行為上又缺乏溝通，那么企業在今后的競爭中也很難立足。

2.當前有許多中小型企業都實行粗放式的管理理念與管理體制，企業經常出現賬實不符的現象，即有賬無物、有物無賬、賬物不符等現象。企業各部門之間沒有很好地溝通與交流，這就是企業內部文化建設的缺陷所在。企業需要的是雙向信息的傳遞，而不是單一的。一方面倉庫保管人員沒有及時反饋信息，沒有對采購過程中存貨的損毀情況進行匯報，究竟是非正常損耗還是合理損耗。另一方面由于相關會計人員沒有之前正確的存貨信息的反饋導致存貨采購成本會出現偏差。

二、中小企業存貨購進環節存在的風險

中小企業存貨購進環節存在的問題除了第一部分闡述的以外還有以下幾點風險。

（一）存貨采購階段的主要風險

1.編制采購計劃的主要風險。一是采購人員沒有對市場的變化趨勢作出正確的判斷，從而導致編制的采購計劃不合理，造成企業庫存的短缺，最終導致企業生產停滯。二是采購人員編制的采購計劃嚴重背離企業的生產經營需要，引起企業庫存的積壓，從而導致企業的資源浪費。

2.供應商選擇的主要風險。一是供應商與企業之間存在的舞弊現象容易導致存貨授權審批不規范。二是中小企業對于招投標方式安排的不合理可能會導致采購的物資出現采購價格很高但是質量并不能達到預期要求的現象。

3.確定采購價格的主要風險。無論是哪個企業都希望自己的采購部門能以最高的性價比采購企業所需物資，那么該階段的主要風險在于：第一，中小企業由于人員規模不大，在詢單程序上不完善，導致采購價格不合理。第二，企業采購定價機制的不科學，容易導致企業的資金受損。第三，中小企業對于存貨定價方式的選擇不當，可能造成企業資金損失的問題。

4.訂立采購合同的主要風險。第一，中小型企業與供應在簽訂協議的過程中，一方可能存在霸王條款即沒有明確雙方的權利和義務，甚至還可能出現規避違約責任的現象，這將嚴重影響企業的合法權益。第二，中小企業由于經營規模不大，權利相對采購合同簽訂的過程中可能會出現未經授權而直接簽訂的情況，一方面影響企業的采購行程，一方面會出現違約風險。

（二）存貨驗收階段的主要風險

第一，企業沒有明確存貨的驗收標準。導致部分已然毀損卻沒有被及時發現的存貨的毀損費用需要企業自己承擔。

第二，企業的驗收程序不規范。對驗收過程中存在的例如是運輸途中的合理損耗還是非合理損耗的異常情況企業沒有及時安排相關會計人員進行處理，從而造成企業存貨的賬實不符。

第三，驗收人員單純的檢查存貨的數量而忽略了存貨的質量，無形之中又增加了企業的采購成本。

（三）付款階段的主要風險

第一，付款方式的選擇不當，預付貨款可能存在企業的貨物到達目的地以后質量不達標而企業又無法追究損壞的貨物款項的情況。

第二，沒有明確付款方式，企業為了避免出現壞賬而選擇先支付一半貨款，后期等貨到達目的地以后再支付剩下的貨款，以至于多種付款方式交錯使用從而導致企業的賬務不清。

三、中小企業存貨購進環節內部會計控制的方法

（一）考核公司采購人員和供應商

1.工欲善其事必先利其器，而企業的采購人員便是企業的一把利劍。企業要想獲得高利潤就必須擦亮眼睛選擇合適的采購人員。中小型企業的人員規模不大，便于考核與管理。所以對于企業采購人員的選定，我個人覺得企業需要從思想品德素質、知識素質等方面對采購人員進行初步考核。其次考核采購人員的能力素質。最后考核采購人員在具備成本分析能力、價值分析能力的情況下，是否了解與采購相關的法律法規等專業知識。終極考核完畢之后企業可以對采購人員進行任務分配，從而提高企業的采購效率。

2.作為公司的高層，需要正確的規劃和分解所有的工作發放到下面，然后由企業各個階層的人去完成這份工作。那么選擇供應商的工作自然也就由企業的采購人員去完成，這也是企業之前需要考核培訓采購人員的目的。為了篩選出合格的供應商，首先采購部需要根據企業的需求擬定采購計劃以及采購標準即采購人員尋找的供應商一方面需要滿足質檢部門提供的質量標準，另一方面還需要達到企業的評估標準（A.一般經營狀況B.制造能力C.技術能力 D.管理能力）。其次，對于初步審核符合要求的供應商，企業可以將供應商的資料進行整理歸檔。然后，對于審查合格并且企業也有選擇意向的供應商，企業需要成立相應的考察小組對供應商進行實地考察，審核供應商的經濟狀況和財務狀況。最后，經過層層考核突出重圍的供應商，企業可以將其建立一個資料庫，方便企業日后合作。除此之外企業還需要安排專業團隊對所合作供應商的產品進行不定時的抽查，防止供應商們在今后的供貨過程中偷天換日。

3.中小型企業經營規模不大。為了避免企業采購人員與供應商之間有不法勾當，企業一方面需要不定時的對采購人員進行調動，在不影響企業正常運作的同時安排他們完善調動交接手續。另一方面公司需要針對采購人員制定一些規章制度，以此來約束采購人員，做到用法來推動內部控制建設。

（二）明確存貨的采購成本

1.中小型企業與大型企業相比不占據經濟優勢。那么中小型企業在存貨采購的定價機制以及采購方式需要更加明確，從而確保萬無一失。

2.關于存貨采購的價格方面。企業需要通過安排技術人員對采購市場進行調研，充分了解存貨市場價格變動的趨勢，分析采購存貨的執行價格，最后確定存貨的采購價格。當然在這個過程中企業可以根據所調研的結果建立存貨采購價格數據庫，方便為日后的采購作參考。

3.關于存貨的采購數量方面。中小企業的生產特點一般都是小批量，所以為了避免企業生產經營計劃不協調，造成庫存的積壓或短缺，公司需要安排相關人員進行采購計劃的制定。先對市場需求做個調研，根據分析市場需求以及趨勢走向制定合理采購計劃。

（三）完善存貨驗收制度

存貨采購不僅僅是完成采購就萬事大吉了，還必須驗收入庫，因為運輸途中的合理損耗和入庫前的挑選整理費用也計入存貨采購成本。所以必須控制好存貨的驗收，包括物理驗收和財務驗收。

1.實物驗收即倉儲人員負責檢查存貨到庫的質量、數量以及其規格等是否與計劃采購成本相吻合。同時中小型企業需要安排相應的生產技術人員通過抽樣調查的方式對入庫的存貨進行測試。對于不合格的產品生產技術人員需要填寫一張檢測單并上交主管部門，主管部門審核后需要將存貨按照可修理和不可修理分類，可修理的存貨可以聯系供應商，讓供應商安排技術人員進行修理并要求供應商給予企業相應的折扣；對于那些無法修理的存貨，企業可以要求供應商進行退貨處理。同時為了及時準確地處理退貨產品，盡可能地減少產品的貶值損失，建議企業選擇幾個口碑較好的物流公司，并與他們進行合作。

2.財務驗收即存貨入庫后，采購部門以及其他相關部門應及時將采購憑證等其他原始憑證上交給財務部門。相關會計人員根據所得到的原始憑證進行賬務處理，為了避免出現存貨虛增的情況對于發生的存貨退回，會計人員需要及時作出相應的會計處理。

3.中小企業的特點是員工數量較少，組織結構簡單，所以企業需要將不相容職務相互分離的原則貫穿始終。確保無論在什么情況下都不能安排采購人員擔任存貨的驗收工作，從而有效地防止徇私舞弊、以權謀的行為發生。