醫院辦公自動化系統的功能分析研究

黃彩虹

[摘 要]隨著科學技術的不斷發展與進步，科學技術已經成為人們生產生活中不可缺少的重要部分。作為對時代發展要求的響應，現代化醫院建設已經逐漸認識到自動化辦公系統的重要性。面對我國醫院辦公系統中存在的不足，我們應該加強對辦公系統自動化的研究，并且及時認識到自動化系統的優勢所在。因此文章對于醫院辦公自動化系統建設的功能優勢進行了進一步的分析探究，得出了醫院辦公自動化系統具有“營造醫院電子化協同辦公氛圍，提高醫院綜合競爭實力”“綜合調配醫院信息資源管理，保障信息安全實現資源共享”“規范管理的工作流程，提高工作效率”“支持移動式辦公環境，降低辦公成本”“完善的工作追蹤功能”五大功能作用。

[關鍵詞]醫院辦公；自動化；功能分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201707185

隨著社會的不斷發展，人們對于社會醫療服務水平的要求也不斷提高。因此，為了加強醫院自身的綜合實力，也為了滿足人們對于高效先進的醫療水平的要求，我們應該積極推動醫院系統的現代化升級。在此基礎之上，醫院辦公系統的自動化升級就顯得尤為重要。雖然目前大部分醫院已經開始加強了醫院現代化、自動化升級的研究，但仍然需要得到更多理論探究幫助。

1 醫院辦公現狀

11 醫院普遍現實情況

對于傳統醫院辦公系統而言，復雜的醫院部門架構以及冗雜的醫院科室成為了阻礙醫院辦公效率提升的重要因素。由于醫院本身就屬于一個綜合性較強的辦公區域，具有多種不同工種、不同工作形式的科室部門，難以形成完全有效的統一管理。對于主要就職人員的醫院醫生護士而言，工作性質的特殊性使得他們的工作時間以及部門安排都存在較強的流動性，在信息對接以及報表溝通等方面都存在不同程度的障礙。因此在醫院辦公系統優化的探索過程中，人們更多的關注點就在于如何使醫院現有資源得到充分利用，實現工作信息的自動化以及科學化，使得醫院辦公系統得到統一規范的發展。[1]

12 醫院辦公自動化系統現狀

而在時代發展過程中，我國大部分醫院實際上已經開始逐步實現醫院辦公系統的自動化。這在一定程度上為醫院的進一步管理及發展進行了積極的引導，節約了醫院辦公資源并且有效地促進了醫院員工之間的信息交流與傳達。以 2007 年引進的綜合信息管理平臺為例，當年大部分醫院為跟上時代發展腳步，積極地在臨床部做出了應用研究，并且根據醫院的實際要求形成了系統化、科學化、自動化的服務手段，極大地發揮了醫院辦公系統對個人事務、公共事務以及信息資料維護等多方面的積極作用，對醫院的辦公權限管理、數據查詢、科室會診、病室信息交流都具有重要的意義。然而由于我國醫院辦公自動化系統的應用尚且處于探索階段，應用時間晚且缺乏完全的主動性，所以該系統的積極應用效果并沒有完全發揮出來。與此同時，即便目前我國大部分醫院引進了現代自動化辦公系統，但大多數醫院辦公人員并沒有從思想意識層面認識到自動化辦公系統的重要性以及功能性，僅僅將該系統作為傳統基礎性公文儲存技術，沒有認識到該系統更為深層次的應用意義。因此使得先進的辦公自動化系統失去了其先進性、積極性，無法使其更深層次的功效發揮出來。

2 實現醫院辦公系統自動化的功能分析

21 營造醫院電子化協同辦公氛圍，提高醫院綜合競爭實力 醫院辦公自動化系統是以信息通信、協同辦為技術的新型管理系統，因此對辦公系統的升級能夠有效營造出電子化協同的辦公氛圍，從而提高醫院辦公文化軟實力。在網絡技術的協助之下，醫院管理層能夠形成積極有效的行政管理程序，將會議管理、日程通知、信息查詢、文件傳達、數據統計等細小復雜的辦公日常事項納入龐大的管理系統中，形成統一、自動的規劃管理，這也正是 OA 系統的意義所在。在統一的辦公文化環境之下，各辦公部門及醫院科室都能夠形成良好的信息溝通共享氛圍，避免辦公信息出現傳遞誤差導致不必要的損失。而這種自動化的辦公氛圍能夠更好地將每一個醫院辦公人員統一為一個整體，不僅能夠使同等級辦公人員之間的交流得以疏通，更能夠有效連接辦公員工與上級的溝通，形成良好的團隊合作面貌。而這種合作面貌的形成在某種程度上而言就是醫院的精神面貌，良好的精神面貌有利于提升醫院的社會形象以及品牌價值，形成強大的綜合競爭實力。[2]

22 綜合調配醫院信息資源管理，保障信息安全實現資源共享 辦公系統化的另一大優勢表現在文檔信息的統一管理，最大限度降低資源浪費，有效提升醫院整體辦公效率。首先傳統的醫院辦公系統中對于人工歸檔以及信息傳達的要求更高，導致了信息傳遞的不暢通以及文檔查詢的不便利，無法形成高效的辦公速度，一定程度上對醫院的辦公資源也是一種浪費。而醫院辦公自動化系統能夠有效將辦公文檔納入電子系統之中，便于辦公人員對信息資料的隨時調取查詢，提高了信息傳遞速度以及文檔的科學分類。電子化的自動歸檔能夠極大程度地避免信息在傳遞過程中的泄露，保障了醫院辦公信息的絕對安全，真正實現了信息的資源共享以及信息安全。

23 規范管理的工作流程，提高工作效率

實現醫院辦公系統的自動化，能夠有效地規范辦公人員的辦公行為，形成科學合理的辦公制度以提高辦公效率。由于醫院辦公系統具有一定的復雜性，所以難以形成系統有效的辦公體系，極大地損耗了醫院內部辦公資源，阻礙了辦公效率的提升。因此，推動辦公系統的自動化形成，能夠有效改善醫院管理不到位的現象，將辦公過程中個人應當承當的職責落實到每一位工作人員身上，保證辦公人員能夠按照規范的辦公流程高效完成任務，同時加強責任落實機制，使各個工作人員都能夠全身心地投入辦公工作中來。而面對機動性較強的醫院辦公系統而言，實現自動化也有利于對醫院辦公人員的變動進行合理且靈活的設置安排，保障每一位辦公人員的時間安排合理到位，實現整體醫院辦公要求以及個人需求的有效統一。

24 支持移動式辦公環境，降低辦公成本

自動化辦公系統的另一大特點就在于靈活的移動式辦公環境，不僅能夠使辦公人員合理安排辦公時間，實現科學辦公，還能夠降低辦公過程中可能產生的不必要成本浪費。實現自動化系統的統一后，辦公人員可以將醫院辦公系統導入個人設備之中，實現隨時隨地辦公，輕輕松松辦公，在輕松的工作氛圍中完成任務。單一化的工作處理入口更是實現了辦公的單純化與簡便化。尤其是對于適應傳統手工辦公系統的工作人員而言，醫院可以減少對辦公人員的進一步辦公培訓，減少了培訓步驟，加快了辦公系統全面升級速度。同時，辦公自動化系統在辦公過程中減少了人工辦公量，加大了文檔信息的流動周期，極大程度地降低了日常辦公中可能出現的資源浪費。如紙張浪費的現象就能夠通過該系統得到有效的遏制，實現無紙張辦公環境。這不僅符合醫院辦公發展要求，更能夠響應國家可持續發展戰略的倡導。

25 完善的工作追蹤功能

醫院與其他辦公場所相比具有更多的特殊性，其中最為顯著的就是對辦公追蹤的要求更高。醫院的信息文檔記錄大部分屬于病人資料，具有一定的特殊性。因此需要做出更深層次的辦公信息追蹤。而自動化辦公系統不僅能夠做到實時地監控工作，還能夠滿足醫院辦公人員后期對工作信息的追蹤需求，詳細記載每一步辦公信息以供后期查詢了解。[3]

3 結 語

綜上所述，推動醫院辦公系統實現自動化，不僅有利于提升醫院自身的辦公效率，合理利用醫院辦公資源，更重要的是能夠進一步推動我國醫療事業實現進一步的發展。因此文章從實際情況出發，對醫院辦公系統實現自動化的好處做出了深入的研究探討，希望為我國醫療服務水平的提高做出積極的貢獻。

參考文獻：

[1]程志偉淺談OA 辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J].電子測試，2014（22）：58-60

[2]高楊，保鵬飛醫院辦公自動化系統改進實踐[J].中國病案，2015（5）：35-37

[3]戴燕紅醫院管理辦公自動化系統的應用實踐[J].中國病案，2013（7）：40-41