淺析積極開展檔案管理工作的新課題

阿麗

（內蒙古阿拉善盟額濟納旗機關事務中心，內蒙古 阿拉善 735400）

【摘 要】檔案管理工作作為記錄事務的記事簿并不斷還原著歷史真相。一個企業或單位的檔案管理真實記錄成為日后觀察事件和研究事務發展提供了最重要的依據。本文從檔案管理的工作意義以及重要作用出發，淺析積極開展檔案管理工作的新課題，旨在讓檔案管理工作最終實現現代化、技術化、遠程化、智能化的服務水平，并實現資源共享，提高檔案管理工作效率。

【關鍵詞】檔案管理；工作；思考；新課題

一、檔案管理工作的意義以及重要作用

檔案管理工作的有效開展不僅是對企業或單位榮譽（業績）的一種衡量，更是對企業或單位管理水平的一種肯定。由于檔案管理中記錄的相關內容包含著企業或單位在發展過程中的優秀成果。所以說檔案資料為企業或單位在發展過程中提供了最全面、最完善、最詳盡的數據，并能讓人們做出最合理的分析，制定出相關的發展方向和研究策略，提供出最全面的研究資料。

隨著科學技術水平的不斷攀升，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在新技術下管理模式也需要做出積極的改善。這就要求檔案管理的工作人員利用好新的理念、新的技術、新的方式積極的改善檔案管理的工作進度，從全方面的角度看出事務發展現狀和反映的最新成果。為企業或單位的資源取向、戰略發展、未來前景做出更好地信息導向的作用，也讓企業或者單位在未來的市場競爭中獲得更加有力的地位。

檔案管理工作中最重要的兩項意義。一：作為考察數據最精準的依據。檔案文件具有相關的法律效應。檔案資料具有歷史的沿襲和自身自然形成特點，讓檔案資料的記錄內容具有客觀性，在資料和數據的面前更具有令人信服的證據資源，因此檔案屬于最可靠的參考材料；二：檔案資料作為參考的作用。涉及到照片、圖片、手稿、錄音都能夠反應出社會的發展最為客觀的材料信息，成為更加有力的說服數據。一旦涉及到工作難題或者是參考數據的時候，只要到檔案管理室就可以找到答案。作為檔案管理的工作人員來說，就需要定期接受檢查并及時更新相關的檔案管理的數據信息，做好檔案管理工作的認真負責，做好有據可查，有檢可索，有點可擴。

二、淺析積極開展檔案管理工作的新課題

（一）把握好檔案管理收集關卡

在檔案管理的工作中，檔案的種類名目相對繁多，形式也多種多樣。要正確處理好“有文不歸”和“有文必檔”的關系，在檔案管理的規章制度中明確指定出文件的規定范圍和收集的重點。目的在于把有價值的文件收集齊全。并積極結合自身單位檔案管理的體制，根據組織機構的結構設置，檔案管理形成的模式規律建立起一個縱橫交錯的檔案管理網絡體系，并協調好各部門的關系，做到檔案管理的工作，層層有人負責，這是做好檔案管理工作的基礎。

檔案管理工作還需要把分散的檔案工作進行加工、分別鑒別、集中歸檔，按照數據的分布信息找出其中的規律，檔案管理的工作人員積極的把死的材料變成鮮活的信息，為開展檔案管理的各項工作所服務，也為檔案管理工作提供全面、整齊、精準、可靠的管理數據。檔案管理員應加強平時對檔案管理工作的檢查和督導工作，做到定期檢查和隨時收集，包容并蓄，這樣不僅可以豐富檔案管理工作的內涵，還拓寬檔案管理的收集范圍，豐富館藏，有效的防止資料文件的流失。

檔案管理工作積極宣傳展開工作，運用多渠道、多形式、多樣式、多場面宣傳方式，宣傳檔案管理相關的知識和法律法規，適時增強全員的檔案管理法律意識，自覺的配合好檔案管理的工作，以便工作能夠更好地開展。

（二）實現檔案管理工作的現代化

檔案管理工作是一個專業性很強的工種，這就要求相關的工作人員要有良好的職業道德，積極的工作態度、勇敢的奉獻精神、滿腔的工作熱情，還需要有專業知識、計算機知識、思想政治知識、先進的管理知識等。這就要求檔案管理工作人員在工作崗位之中結合自己所學的專業知識，邊學習邊操作，在提高自己業務素質的同時，也提高計算機網絡的綜合技能，能夠實現檔案管理的現代化管理水平，最終達到事半功倍的效果。最好可以利用計算機強大的數據庫模擬人工立庫，能夠按照分別條目把檔案中的相關內容打印出來，作為檔案管理檢索后的替代物，降低人工因素在文件歸檔中的不利影響，完全發揮出計算機檔案管理的優勢作用，不斷減少手工操作的時間因素，提高檔案管理的工作效率，更好地成就服務型社會。

（三）創新檔案管理工作的思維方式

通過對檔案管理工作的分析研究，按照主體分類對檔案中存在的大量信息進行歸納、總結、綜合、摘編等相關步驟編制成各種檔案管理的參考資料，能夠讓檔案管理的資源庫更加系統、更加精準、更加簡練，提高信息查找的利用率，改變以往檔案管理的被動局面，提高工作效率和相關的服務質量。

檔案管理的工作人員需要從思想上樹立起高質量的服務觀念，在工作中充分利用檢索查找等助手作用，實現檔案管理工作的現代化、技術化、遠程化、智能化的服務功能，積極實現資源共享。科學有效的建立起檔案管理工作的規章制度和管理模式，配置好最和適宜的保存管理設施，利用先進的科學技術和現代化的管理模式，積極按照國家的相關規定保存好檔案文件，防止檔案文件的破損、褪色、散失、霉變等。確保文件檔案的完整和安全，對那些具有珍貴資源價值的檔案文件需要進行特殊形式的保管，做好積極的保管對策。

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