高校教學秘書的管理藝術

(重慶財經職業學院 重慶 400000)

高校教學秘書的管理藝術

李憶

(重慶財經職業學院重慶400000)

高校教學秘書是高校的一個重要崗位，是高校日常管理中的重要一環，是維護教學秩序，穩定教學質量的重要基礎。但是有時高校教學秘書地位尷尬，由于其工作性質的特殊性，雖不是領導崗位但經常參與了日常教學活動的組織管理監督，收集反饋教學信息、處理日常事務等工作內容，以保證教學活動可以正常開展。這就不可避免的與高校教師間存在一些矛盾和問題，容易處于領導和教師間感覺兩頭受氣，阻礙了教學管理工作的開展。本文就主要從高校教學秘書的角色定位，教學秘書與教師之間的問題與應對策略進行研究，體現出高校教學秘書的管理藝術。

教學秘書；管理藝術；高校

現代高等學校教學秘書是高校教學管理的重要組成部分，可以說教學秘書工作質量的好壞直接影響高校的教學質量。與此同時現代高校的教學秘書日常工作十分繁雜，其中既包括溝通協調、教學管理、收集信息并反饋信息的職能，還要具備窗口工作的性質，具有服務性強、業務繁雜、責任重大的工作特點。由此可見當代教學秘書工作崗位確實非常重要。但是高校教學秘書并不是管理崗位，并不具有下達行政命令的權利，只能算是高校普通職員。有時高校秘書行使其本來的工作職責是常被高校教師誤會為狐假虎威，拿著雞毛當令劍，正常的工作不好開展，如果管理監督松懈可能教師滿意了但是領導又會覺得工作不到位，沒起到應有的效果。面對這種情況高校教學秘書怎么在有限的空間內做好自己的工作，推進學校的教育教學水平呢？這就要求我們高校教學秘書找準自己的定位，有一定的管理藝術。

一、 高校教學秘書要明確自己的角色定位

首先高校教學秘書不是領導的“高級保姆”，不是領導全天候的傳聲筒，不應該只是知道對領導應唯命是從，毫無個性地為領導代辦、代筆、甚至代杯。高校教學秘書應該是一個專業素質要求很高的技術崗位，是高校中的多面手。

高校教學秘書應該是師生之間溝通的紐帶，為教師和學生提供服務和幫助。也是本學院和各學院的聯絡員。

高校教學秘書應該是個大管家，由于教學文件較多，必須分門別類，按照文件不同屬性、實際情況等進行保存管理，保證在需要的時候第一時間準確地到。

高校教學秘書應該是個監督員，在日常工作中，教學秘書需要協助學院領導管理教學常規工作，對教學過程、教學質量進行監控，要經常檢查學院上課授課質量和課堂效果等。

高校教學秘書應該是策劃學院的參謀員，籌劃教育講座，專家講堂等知識傳播活動。

高校教學秘書還應該是師生的心理咨詢師，在日常的教育教學中，大家難免遇到這樣那樣的問題，有時心理難免產生怨氣，這時候就要求我們高校教學秘書能進行師生的心理疏導，保證大家在一個良好和諧的氣氛中工作和生活。

二、 高校教學秘書要明確自己的工作職責

首先高校教學秘書一定要明確自身工作職責，對于那些常規工作要有計劃。作為高校教學秘書的工作量是很大的，如果沒有提前制定良好的工作計劃很容易出現忙亂，這樣就會影響到整個工作進度，導致工作效率低下，疲于應付。因此高校教學秘書應該在開展工作之前就提前做好相關工作計劃，或者根據以前的工作經歷總結經驗，心中有數，遇到問題就可以及時解決，這樣不僅可以提高我們的工作效率，還可以保證學校的教學進度的穩定進行。

其次高校教學秘書有時會有一些臨時工作要處理。對于這些臨時工作要有條理、及時處理，比如說臨時調課、發布各種通知等，都需要教學秘書在日常工作中積累相關知識，了解學校的基本情況以及學生的基本信息和輔導員的通訊方式等等，才能做到遇事不慌不忙，有條不紊。

最后高校教學秘書按照管理制度進行工作，要學會說不。作為高校教學秘書，必須按照學校規章制度來來執行工作，這樣才能更有說服力，省去了解釋的時間，也可以減少意見糾紛，對待公事有正確的態度一碗水端平才能提高威信，增加工作的效率。同時高校教學秘書并不是大家的服務員要學會利用制度保護自己，避免深陷繁雜事務中。屬于自己工作服務的范圍，要認真地去完成，范圍之外的就要學會說不。舉個例子，你正在處理一些重要的工作，突然有老師要請你代替監考，或者幫忙搬運卷子書籍等，這些看似助人為樂的小事，合起來卻會占據不少時間，無謂的消耗人的精力，降低自己的工作效率，有時甚至會耽誤學校的急事、大事、要事。所以我們說高校教學秘書要學會利用學校的管理制度，藝術地處理好這些事。

三、 高校教學秘書要處理好與教師間的關系

首先高校教學秘書要建立制度化的溝通途徑來緩解教學秘書與教師之間可能存在的問題。我們說的建立制度化的溝通途徑就是要改善教學秘書與教師之間溝通不暢問題的關鍵內容。舉個例如，我們可以建議學校定期或者不定期開展教學秘書與教師溝通座談會，讓教學秘書與教師可以開展充分而深入的交流，通過有效的溝通渠道來充分發揮教學秘書的連接作用。

其次高校教學秘書要注意提升自己的工作聲望和威信。長時間以來教學秘書一直都處于教學活動中的下游位置，使得其在高校職業發展的各各方面都處于不利地位，仿佛邊緣人一般讓人感覺不受重視。這就導致了我們的高校教學秘書在與教師交流溝通與工作中都往往都處于弱勢位置。因此，要改善教學秘書與教師之間存在的問題就需要從根源上提升教學秘書的工作聲望，讓教學秘書與教師之間可以處于平等的工作地位。

最后我們高校教學秘書要學會語言的藝術，有時候要換位思考。其實讓高校教學秘書與教師之間存在眾多問題的主要原因之一就是兩者對相互的工作職責與內容都不甚了解。因此高校教學秘書首先自己要學會換位思考，同時盡量建立一種崗位體驗制度，讓我們的教師與教學秘書可以更加深刻的了解相互的工作內容。進而讓高校教師也能夠在了解教學工作的同時，認識到我們教學秘書工作的困難，進而站在對方角度來考慮問題，這有利于緩解教師與教學秘書之間存在的誤解，再加上我們高校教學秘書在工作和日常溝通時，多注意語言的藝術自然就能將潛在的矛盾消滅在萌芽之中。

[1]林珊.教學秘書與教師之間的問題與應對策略探析[J]，教育現代化，2016

[2]黃若茜.教學秘書角色意識論[J].溫州大學學報.2000

[3]譚哲麗.高校教務員工作的實踐與思考[J].廣東工業大學學報(社會科學版)，2005(S1)

李憶(1987.9-)，女，漢族，山東人，重慶財經職業學院會計系教學秘書，本科學士，重慶財經職業學院。

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