疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用研究

(東營市疾病預防控制中心 山東 東營 257091)

疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用研究

邵文紅

(東營市疾病預防控制中心 山東 東營 257091)

疾病預防控制中心在人們的健康與安全方面起著十分重要的作用。檔案管理和檔案利用作為疾控中心日常工作中的核心環節，屬于一項主要的基礎性工作。現如今，在開展檔案管理和檔案利用的實際工作過程中仍然存在著較多的問題?；诖?，文中重點研究了疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用。

疾病預防控制中心；檔案管理；檔案利用

我國的各種疾控中心是國家體系中的職能部門，不僅負責群體預防的工作，而且也肩負著監測、分析和防治各種疾病的職責。在開展各項業務活動的過程中，建立了較多的業務技術檔案，然而一旦未采取合理有效的方法對檔案進行管理，不僅可能使大量的統計數據產生流失，而且也無法將這些檔案加以充分利用。由此可見，疾控中心的檔案管理工作屬于衛生防疫工作中的主要環節。

一、疾病預防控制中心業務檔案兩級管理原則

疾病預防控制中心檔案主要分為兩種類型，一種是由日常往來的各類行政文件組成的檔案，另外一種是各個業務科室通過工作積累而構成的業務檔案。然而，上述檔案的兩極管理主要指基于疾病預防控制中心檔案工作管委會的共同領導下，對防疫業務構成的技術檔案進行站級管理與科級管理，其主要內容體現如下：

首先是把疾病預防控制中心業務檔案列為中心檔案工作管理機制，與其它類別的檔案相同，業務檔案的管理也應該由中心檔案工作管委會進行統一領導，具體的組織落實工作要由中心檔案室來負責。其次，把業務檔案劃分成兩級，即中心檔案和科級檔案。然而，在開展業務活動的過程中所建立的一些疾病防治和衛生監測檔案可以被劃分成中心與科級業務檔案。再次，中心級業務檔案管理。只要是列入到中心級管理的業務檔案，均應該由各個科室的檔案員對檔案進行收集、整理和立卷，并做好定期的歸檔工作，提交給中心檔案室進行統一保存并供日后使用。最后，科級業務檔案管理。只要是列入到科級管理的業務檔案，就應該由各科對其進行統一保管。檔案的收集、整理和立卷交由各個科室的兼職檔案員來負責，同時還負責業務檔案的保管與利用[1]。

二、明確中心級和科級檔案的范圍

中心級、科級檔案都各自具有不同的范圍與界限，對中心級檔案進行劃分時應該遵循整體性、綜合性、分析性和研究性的原則，也就是需要把能夠體現出重點業務工作整體水平的材料和基于基礎監測而建立的綜合性、分析性并且學術價值較高以及保管時間較長的材料歸為中心級檔案，從而有利于保證中心級業務檔案可以全方位地體現和概括機構本身的業務工作與工作水平。

(一)中心級檔案的劃分范圍。首先是業務工作方面的相關法律規定、標準和技術方法的研究檔案，分別為相關證書、研究報告、編寫和制定說明以及驗證報告單。其次是年度或者是跨年度的法律規定的傳染病、地方病以及中小學常見病等防治方案和總結、分析疫情流行病學和估測疫情流行動向等。再次，總結和分析年度或者是跨年度的衛生監測。最后，同重大事故、疫情蔓延以及中毒調查處理相關的資料，主要指全面分析和總結調查報告、現場調查記錄以及行政處罰材料。另外，還包括專題調查、各種業務工作的月報與年報統計以及在省市級期刊上發表的業務論文[2]。

(二)科級檔案的劃分范圍。首先，在常規的業務活動過程中，中心級直接建立了針對于服務主體的檔案，通常情況下，不容易明確材料的保管時間，應該隨著所提供服務的企業生死存亡來進行確定，并且一些材料還由于工作需求每年都會增加補充，因此，以便于科級保存。其次，日常衛生監測材料。主要包括所管轄的區域與監測點或者是直管單位公共衛生監測材料、監測記錄、小結、報告以及控制結果等。再次，普通的違法案例、疫情和污染事故，食物中毒的調查處理材料，主要指個案調查表、現場調查筆錄、人員錄制和訪問記錄、檢驗結果以及處理報告等。

三、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用的現狀

(一)工作流程不具有科學合理性。當前，對于疾病預防與控制檔案管理來說，我國還尚未出臺專門的法律法規，大多數疾控中心也未建立健全檔案管理與利用體制，開展常規工作時并未制定出標準規范的操作流程，隨意對檔案進行分類和保管，從而不利于后續的檔案更新與檔案利用工作的開展[3]。

(二)檔案利用屬于檔案工作的薄弱環節。就一些已經設置檔案室和建立健全檔案管理機制的疾控中心而言，仍然存在著檔案利用率較低的問題。檔案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人員并未認識到檔案工作的重要性及其具有的現實意義，沒有做到經常翻閱檔案，從而造成了資源的閑置與浪費。

四、解決疾控中心檔案管理與檔案利用存在問題的有效對策

(一)提高有關工作人員的業務水平。要想使檔案工作人員的業務水平得到提高，就應該引進具有檔案管理經驗與醫學院校畢業的畢業生，或者是具有一定工作經驗的人員。把崗前培訓與上崗后的繼續教育作為主要工作來抓。

(二)健全檔案部門的軟件和硬件設施。要想做好檔案管理和檔案利用工作，就必然需要投入大量的資金。疾病預防控制中心一定要設置專門的檔案室。按照疾病預防控制中心的現狀，為了保證檔案管理部門實現安全運行，應當為其配備完善的軟件和硬件設施。

(三)構建科學合理的檔案管理工作流程。疾控中心有必要建立健全檔案管理與檔案利用體系，就常規工作而言，比方說，檔案的分類、保管和記錄等，一定要構建標準規范的操作流程。隨著科學技術的發展，信息化已經融進生活中的各個方面，因此，檔案管理與檔案利用工作也應該構建信息化管理系統。手工檔案管理普遍具有花費時間長、工作效率低和檔案利用不方便等問題，然而，信息化管理可以打破傳統手工檔案管理的各種束縛，從而使檔案管理與利用的效率得到了大大地提高[4]。

(四)加強對檔案的合理利用。檔案管理工作所體現出來的最后價值就是被相關人員加以合理利用。然而，當前疾控中心的檔案利用率并不是很高，大多數檔案室只是一個擺設。要想有效的解決此問題，就應該要求檔案管理人員對檔案進行分類管理時做到精準化和專業化，這樣可以符合人員方面的使用需求。其次，單位必須大力宣傳檔案具有的隱藏價值，鼓勵中心工作人員對檔案資源加以充分利用，促使其意識到檔案工作的重要性。在開展日常工作的過程中，主動查閱檔案。最后，檔案管理人員不僅應該對其他工作人員定期組織開展培訓工作，而且在查閱檔案方面還需要起到指導性的作用[5]。

五、結束語

綜上所述，疾控中心檔案管理和檔案利用工作是否能夠取得成功，同單位領導、檔案管理工作人員和檔案使用人員是息息相關的。疾控中心的檔案既對單位自身起著較大的推動作用，同時也在全社會的疾病防控方面起著關鍵的作用。因此，一定要構建完善的疾控中心檔案管理和利用機制，從而有利于全社會疾病防治工作的正常開展。

[1]尹福順.淺議基層疾病預防控制中心檔案管理與建設[J].華章, 2013(22):327-327.

[2]曾瑞蓉.疾病預防控制中心檔案的信息化管理研究[J].辦公室業務, 2014(1S):160-161.

[3]曹思靜.新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作[J].城建檔案, 2015(6):53-54.

[4]段建國, 奚東, 童俏.疾病預防控制檔案管理與利用工作的研究與探討[J].中國管理信息化, 2017, 20(6):157-158.

[5]莊勇.疾病預防控制中心檔案管理研究[J].現代交際:學術版, 2016(11):254-254.

邵文紅(1968.10-)，女，漢，山東東營，檔案館員(中級)，本科，研究方向疾病預防控制中心、檔案管理。