事業單位檔案管理應用中存在問題及對策

黨萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西西安710068）

事業單位檔案管理應用中存在問題及對策

黨萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西西安710068）

檔案管理的目的之一就是提高檔案的應用價值，近年來隨著高新科技在檔案管理中的廣泛應用，事業單位業務范圍的不斷擴展和管理活動的多樣化，要求必須加強和重視檔案的應用程度，使檔案更好為業務發展和管理活動提供可借鑒的經驗。通過分析事業單位目前在檔案應用中存在的問題，提出轉變傳統檔案管理觀念、擴大檔案工作人員在業務知識面、加強檔案的歸納整理等措施，以提高檔案價值。

事業單位；檔案管理；存在問題；對策

檔案是歷史的真實記錄，事業單位的檔案是一個事業單位發展的真實記錄，這一點大家沒有異議。檔案工作經過幾千年的發展，特別是中華人民共和國成立后，檔案管理的有關法律、法規和國家有關方針政策（1）非常健全，各單位檔案管理工作非常規范，有機構、有場所、有制度、有人員、有經費，形成了一整套良性的運行機制，發揮了檔案應有的作用。但是，隨著經濟社會的快速發展、隨著信息化的實現，電子技術應用的領域越來越廣泛，傳統的檔案管理方法已經遠遠不能適應新的形勢的發展要求。對于事業單位來說，2008年2月黨的十七屆二中全會通過的《關于深化行政管理體制改革的意見》，明確提出了推進事業單位分類改革。2011年3月黨中央國務院印發了《關于分類推進事業單位改革的指導意見》，進一步提出了事業單位分類改革的指導思想、基本原則、總體目標和階段目標、劃分類別與標準，事業單位的改革進入了攻堅階段，檔案工作為推進事業單位分類改革作用越來越重要,如何提高檔案的應用價值成為事業單位檔案管理的新問題。

1 新形勢事業單位檔案管理存在問題

事業單位行政檔案是該單位業務發展和管理活動的真實記錄，采取多種形式開發檔案資源，為單位和個人利用檔案資源提供服務[1]，大部分單位在檔案的管理中存在管好檔案重于用好檔案的現象，從而帶來管理檔案的真正作用沒有發揮出來，檔案的價值沒有體現出來。

1.1 檔案管理的觀念不能適應新的形勢要求

目前事業單位的檔案管理工作大部分還是收集、整理、入庫、管護、查閱，檔案工作人員在年終總結工作時總會說到，一年歸檔了多少資料，接待了多少人次查閱，認為檔案管理的重點在于管，檔案沒有管好是檔案工作人員的責任，重點做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理（2），檔案沒有利用好與自己無關的觀念上，檔案管理的觀念跟不上單位發展對檔案應用的要求。

1.2 檔案工作人員業務知識單一不能適應新形勢的要求

檔案工作人員在日常工作中主要專注于檔案法規和檔案管理業務的學習，對本單位的主要業務知識和行政管理知識鉆研學習的不夠，了解的不深，這樣就對檔案的閱覽、復制和摘錄[1]以及發揮檔案的作用帶來了困難，只能提供機械式的閱覽和復制。

1.3 檔案管理工作中提供系統性應用不夠

一個單位在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管[2]。目前事業單位的檔案應用主要是根據應用對象的需求提供零散的、瑣碎的、就事論事的服務，為單位業務發展和行政管理提供系統的、全面的服務還做的不到位。

2 對策與措施

2.1 轉變傳統檔案管理觀念，變“被動”為“主動”

事業單位的檔案應用不像社會檔案管理機構提供的服務，面對的服務群體和需求的多樣化，主動服務無法事先準備。但作為事業單位在服務對象和服務需求比較單一的情況下，轉變等待上門查閱行政檔案的被動工作方式，根據事業單位的工作性質和使用者的需求，挖掘檔案的潛力，按時段、內容等整理出來，提供內容更豐富、資料更翔實、方式多樣化的服務，把主動服務體現在檔案工作中。如：把我局從2009年以來根據水利部水文局“大水文”發展思路和陜西水文發展的實際，制定的“業務立局、科技興局、人才強局、開放式辦水文”，“防汛抗旱測報是水文局的立身之本，參與水資源管理是水文局發展壯大之源”，“加強人才培養，注重能力建設，認真履行職責，提高服務水平”，“以部水文局設計大綱為依據，堅持以人為本、科學謀劃、因地制宜，努力實現中小河流水文監測系統建設項目監測、采集、儲存與傳輸的信息化和自動化”,“創新引領，巡測優先，駐巡結合，測報自動，應急補充，科學規范”，“一鞏固、一擴張、二完善、三提高、四加快”[3]等工作思路歸納整理起來，為水文事業發展提供可借鑒的經驗。

2.2 檔案工作人員在業務知識上，變“單一”為“多面”

檔案工作人員是發揮檔案作用、體現檔案價值的最重要最基礎的力量，其業務水平和知識結構直接關系到檔案的應用程度。作為事業單位檔案工作人員平時主要從事的工作對象、工作內容要求必須認真學習和熟悉檔案業務知識和有關檔案管理的法律法規制度，內化于心，外化于行，應用在日常工作中。但在充分發揮檔案作用時更應該學習了解本單位從事主要業務的業務知識和行政管理知識，學習中省有關大政方針，這樣才能提供更有價值的服務。就筆者所在的水文事業單位來說，檔案工作人員除了熟悉檔案管理的有關規定外，還應該了解熟悉水文業務知識、水文行業發展趨勢以及水文行業管理方面的知識，比如：學習水文業務知識，學習理解“節水優先、空間均衡、系統治理、兩手發力”的新時期水利工作方針和“陜南防水、關中留水、陜北引水”區域方略的內涵，這樣才能按照有利于全面反映水文業務發展和行業管理行為的類別，對檔案進行分類整理，為提高檔案應用價值打好基礎。為此，檔案工作人員要經常參加單位組織的業務培訓，努力學習單位的主要業務，學習熟悉記錄單位業務活動和管理活動的檔案，由單一的檔案管理知識擁有者轉變為知識多元化的檔案管理人才。

2.3 加強檔案的歸納整理，變“死管”為“活用”

事業單位檔案管理的目的是應用，檔案只管理不應用，檔案就成了死的東西，也體現了不出管理檔案的意義。所以就要把管理的檔案用活用好，發揮出檔案的價值。就水文事業單位而言，就是要按照時間、內容等要素，挖掘具有代表意義的典型事例，在水文信息網站舉辦專欄，反映水文在防汛減災中不可替代的作用，反映水文在實施最嚴格水資源管理制度中的作用，等等。如：在防抗“90·7”嘉陵江漢江上游暴雨洪水、“94·8”北洛河暴雨洪水、“03·8”渭河暴雨洪水、“05·10”渭河漢江暴雨洪水、“11·9”渭河漢江暴雨洪水等[4]發生在陜西省多條江河上的暴雨洪水中，由于水情測報預報及時準確，為各級政府和防汛部門正確決策提供了科學依據，有效避免了人員傷亡和財產損失，把洪災損失降到了最低程度。增強水文人的自豪感和自信心，同時也向社會宣傳了水文在經濟社會發展中的作用，提高水文的知名度和社會地位。

3 結語

當前，為充分發揮出行政檔案管理工作在單位日常管理中的重要作用，需要單位以及檔案管理工作人員在今后的工作中轉變思路，以提高檔案價值為目的，加強學習，特別是本單位主要業務的學習，改進檔案服務方式，使檔案更好地為行業發展服好務。

[1]國務院.中華人民共和國檔案法實施辦法[Z].國家檔案局1999年第五號令.

[2]中共中央辦公廳、國務院辦公廳.機關檔案工作條例[Z].1983.

[3]陜西省水文水資源勘測局.2010—2017年全省水文工作會議報告[R].西安.

[4]陜西省防汛抗旱指揮部辦公室、陜西省水文水資源勘測局.陜西省典型暴雨洪水災害實例選編[A].2014.

G271

C

1673-9000（2017）04-0047-02

2017-05-10

黨萍(1971-)，女，陜西富平人，館員，主要從事水文檔案管理工作。